Journée mondiale sans papier – 25 octobre 2017

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Cette journée mondiale encourage les entreprises à diminuer leur consommation de papier, non seulement pour des raisons écologiques mais aussi financières. (source : Journée-mondiale.com)

À l’ère de la transformation digitale, la consommation annuelle de papier au niveau mondial s’élève encore, selon le Planetoscope, à 398 000 000 000 kg, dont seulement 35% seraient recyclés.

Quelques chiffres : 

  • Un employé de bureau consomme en moyenne 10.000 feuilles de papier/an,
  • Un document est copié en moyenne 9 à 11 fois,
  • Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, 70% de ses connaissances partent avec lui,
  • Les grandes sociétés égarent un document toutes les 12 secondes,
  • ¾ des entreprises fermeraient leurs portes dans un délai de 3 semaines si elles devaient perdre leurs archives papier suite à incendie ou inondation

Or, avec les réglementations eIDAS (electronic identification and trust services for electronic transactions) et GDPR  (General Data Protection Regulation), l’Union Européenne a créé un cadre favorable à la digitalisation des entreprises, tout en garantissant la protection des données personnelles de ses citoyens. Luxembourg, poursuivant son objectif de devenir une « digital nation », a légiféré de façon innovante sur l’archivage électronique et institué une certification des Prestataires de Services de Dématérialisation ou de Conservation (PSDC). 

Les avantages du bureau “zéro papier” :

  • Gestion de l’espace plus efficace
  • Productivité accrue
    • Gain de temps en recherche d’informations
    • Accès plus rapide aux informations et meilleure collaboration
    • Automatisation des flux de travail
    • Travail à distance
  • Protection des informations
    • Sauvegarde des données facilitée
    • Contrôle d’accès automatisé
    • Traçabilité des mouvements documentaires
    • Horodatage des données
    • ETC.

Alors, en ce jour, actons que le futur est sans papier, et prenons la bonne résolution de s’engager sur la bonne voie, en commençant… par avoir moins de papier… et une bonne gouvernance de l’information !

En tant qu’expert de la gestion des documents et données depuis 40 ans, Labgroup vous propose de vous accompagner sur cette voie avec différents services de conseil, des formations & de la consultance, afin de :

1. Etablir votre politique de gouvernance de l’information avec nos experts en archivistique.
 
2. Digitaliser vos documents papier, c’est-à-dire convertir les informations analogiques qu’ils contiennent en données électroniques, pour produire :
  • non seulement une image, mais aussi
  • une version électronique du contenu textuel, via reconnaissance optique de caractères  ou OCR, pour la recherche plein texte, et
  • un fichier des données extraites du document grâce à la technologie de lecture automatique (LAD/RAD), pour traitement automatisé (import dans votre logiciel comptable par exemple).
  • Implémenter un système de gestion électronique des documents (GED) pour faciliter la collaboration et la partage d’information ; ainsi qu’un système d’archivage électronique pour préserver la valeur légale des documents.
3. Dématérialiser nativement, et progressivement, vos échanges et vos traitements d’information, pour ne plus avoir à passer par l’étape papier et atteindre le graal du “zéro papier”, grâce par exemple à la facturation électronique et la signature électronique.
 

Zéro papier… et gain de productivité ?
Un employé de bureau consacre 15% de son temps à chercher de l’information. Réduire ce temps perdu d’un tiers (5%) libère :

  • 24 minutes par jour de travail
  • 2 heures par semaine
  • Plus d’une journée de travail par employé et par mois !
Convaincu ? Pour plus d’information, nous vous invitons à contacter presales@labgroup.com ou par téléphone au +352 350 222 999.