Allianz Life Luxembourg plus proche de ses clients via le digital

ALLIANZ LIFE LUXEMBOURG INTRODUIT LA CRÉATION DE FORMULAIRES EN LIGNE ET LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE AU DÉPART DE LA NUMÉRISATION DE SES DOSSIERS DE POLICES D’ASSURANCE.

Numérisation et stockage en ligne des dossiers, formulaires en ligne, signature électronique… Allianz Life Luxembourg vient de franchir une étape majeure dans sa transformation digitale. Au départ, deux effets déclencheurs. Le premier, le constat par l’ACA Insurance Day 2015 du retard du Luxembourg en matière de digitalisation, rappelle Patrick Bouckaert, Director of IT & Organization Department, Allianz Life luxembourg. Le deuxième, le lancement par le groupe plus que centenaire du «Renewal Agenda», soutenu au sein d’Allianz Benelux par le programme Xcelerate incluant entre autres deux axes de travail : «Customer centricity» et «Digital by default».

«Les clients attendent la même qualité et la même flexibilité de nos produits et services que ce qu’ils reçoivent auprès d’autres grandes compagnies comme Amazon ou Google, constate Patrick Bouckaert. A nous de tirer des leçons de ces expériences, de dépasser les attentes et de faire en sorte que chacun de nos clients devienne un supporter loyal et confiant de notre marque, de nos produits et de nos employés. C’est ce que nous appelons le Customer centricity. Deuxième axe, le Digital by default : Internet, smartphone, digitalisation et autres évolutions technologiques changent radicalement les attentes de nos clients et représentent un défi pour les compagnies ‘classiques’ comme la nôtre. Nous devons devenir une compagnie entièrement digitale pour pouvoir offrir à nos clients ce qu’ils souhaitent : des produits faciles à comprendre et des processus rapides et efficaces, quel que soit l’appareil ou le canal utilisé…»

Fort de ces constats, Allianz Life Luxembourg a lancé sa transformation digitale en commençant par la stabilisation des fondations. La première étape fut la dématérialisation avec pour objectifs la suppression du papier au profit d’une gestion électronique des documents.

Le moment était propice. Allianz Life Luxembourg pouvait se reposer sur la législation (loi luxembourgeoise du 25 juillet 2015) sur l’archivage qui permet de conserver électroniquement des copies de documents papier et numériques avec la même valeur probante que le document original à condition que celles-ci soient gérées et conservées par un prestataire ayant obtenu le statut de PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation). Egalement sur l’adoption (le 1er juillet 2016) du Règlement européen EU 910/2014 eIDAS sur l’identification électronique et les services de confiance permettant également de conférer une valeur légale européenne aux services de confiance numérique, tels que la signature électronique et l’horodatage.

Volet 1 : numérisation et stockage électronique des dossiers de polices d’assurance Vie

L’objectif de cette première phase clé visait à augmenter la productivité des gestionnaires en facilitant la recherche des informations, tout en garantissant leur archivage pérenne sur une plateforme sécurisée et hautement disponible. Pour ce faire, Allianz Life Luxembourg a choisi de collaborer avec Labgroup, expert dans le domaine de la gestion du cycle de vie de l’information, pour concrétiser cette première étape du projet : la numérisation et la centralisation des dossiers de polices d’assurance Vie dans un outil unique d’archivage -un SAE (Système d’Archivage Electronique).

Après une analyse des besoins, les consultants de Labgroup et l’équipe projet d’Allianz Life Luxembourg ont créé un plan de classement spécifique s’articulant autour des activités principales d’Allianz Life Luxembourg; la gestion des polices d’assurance, la gestion des preneurs d’assurances, la gestion des partenaires et les aspects règlementaires.

La numérisation au quotidien des documents a été réalisée par les gestionnaires en utilisant des feuilles d’indexation spécifiques. Ces documents digitalisés et indexés sont envoyés automatiquement vers la plateforme SAE, hébergée et opérée chez Labgroup, au sein de ses propres infrastructures au Luxembourg. Grâce à ses diverses certifications, Labgroup garantit la plus haute confidentialité et sécurité de l’information à ses clients.

Pour optimiser davantage les flux de travail, tout en minimisant les risques liés à la classification, un système avec des QR codes a été implémenté. Ces codes sont insérés dès la création des documents et permettent aux utilisateurs de ranger directement leurs documents.

L’authentification des utilisateurs finaux à la plateforme SAE se fait, en toute sécurité et en toute simplicité, par leur compte principal, en accédant aux informations spécifiques à leur fonction (accès granulaire). Offrant des services adaptés aux besoins des utilisateurs d’Allianz Life Luxembourg, Labgroup a développé des remontées d’alertes sur les documents manquants ou expirés, permettant ainsi d’avertir les gestionnaires des actions à entreprendre.

Volet 2 : création d’un formulaire électronique en ligne

Après l’implémentation de cette première étape de dématérialisation, Allianz Life Luxembourg a fait confiance à la société Jway, éditeur des progiciels FormPublisher et FormSolution qui transforment tous les processus administratifs ou commerciaux des sociétés en services web intelligents pour le projet de création de formulaires en ligne.

L’intervention de Jway s’est étendue sur deux phases : la mise en ligne du Guichet partenaire et la création des formulaires puis l’intégration de la signature électronique dans le traitement des formulaires, en collaboration étroite avec la société Nowina.

Avec FormSolution de Jway, Allianz Life Luxembourg a pu mettre en œuvre une plateforme de services en ligne comprenant un générateur de e-démarches «  SmartForms » , pour enregistrer les actes de gestion des partenaires, directement en ligne, tout en garantissant la plus haute sécurité et confidentialité des données.

Ce projet, qui a été réalisé en quelques mois, permet, grâce à la solution Jway, un gain de temps et d’efficacité pour les utilisateurs de la plateforme. Cette approche a également comme avantage d’être moins coûteuse qu’un développement spécifique. Dans un premier temps, et en étroite collaboration avec les équipes d’Allianz Life Luxembourg, Jway a développé des formulaires en ligne «responsive», personnalisés et adaptés aux besoins des partenaires. Cette phase de développement a été menée dans le cadre d’une méthodologie AGILE pour répondre parfaitement aux besoins.

Pour insérer harmonieusement la plate- forme de services en ligne à la solution globale de gestion des partenaires d’Allianz, une intégration sécurisée dans l’extranet d’Allianz Life Luxembourg a été réalisée par Jway. Cette intégration avait pour objectif de faciliter la mise en ligne de toute nouvelle démarche selon le principe du Lego préconisé par Jway.

Volet 3 : intégration de la signature électronique aux formulaires électroniques

Enfin, Allianz Life Luxembourg a fait appel à la société Nowina Solutions pour la mise en place de la signature électronique. Objectif : transformer les processus métier pour atteindre une plus grande efficacité.

S’inscrivant dans le processus de digitalisation d’Allianz Life Luxembourg, Nowina a aidé à définir la solution de signature électronique la plus adaptée, c’est-à-dire celle qui propose une expérience utilisateur efficace tout en restant évolutive en terme de moyens et de technologies de signatures conformes à eIDAS permettant l’utilisation d’une signature électronique engageante au niveau légal.

Le choix d’Allianz Life Luxembourg s’est porté sur la plateforme de signature EVA de Nowina. Cette plateforme propose un portail de signature «responsive», en «white label», qui permet le partage de documents entre les différents signataires. Points forts : la solution peut être déployée dans l’infrastructure d’Allianz Life Luxembourg et elle est facilement intégrable dans les processus existants en mettant à disposition une API web couvrant toutes les fonctionnalités de signature.

Tenir compte des besoins du client, fil rouge de la démarche

En accélérant sa transformation digitale, Allianz Life Luxembourg a souhaité se rapprocher des services proposés sur le marché français. L’assureur a ainsi déjà rencontré une partie de ses objectifs : offrir une plateforme à ses partenaires et clients accessible à partir de différents périphériques (PC, portable, tablette, smartphone); augmenter la qualité du service, l’efficacité et la productivité; ouvrir l’accès aux données de manière sécurisé et soutenir la croissance des activités.

«Le digital doit nous permettre d’optimiser plus encore nos activités et apporter de la valeur ajoutée à nos partenaires et clients. Tenir compte du client est le fil conducteur de nos projets !», insiste Olivier Robin, Deputy CEO, Allianz Life Luxembourg.

Il reste du chemin à parcourir. Allianz Life Luxembourg a en chantier d’autres développements en cours. Notamment alimenter, à fréquence quotidienne, les plateformes d’agrégation avec le détail des mouvements, offrir la possibilité de suivre l’évolution des demandes introduites par contrat, enrichir la plateforme extranet avec l’ensemble des documents associés à la gestion des contrats…

«Bien entendu, nous restons attentifs aux évolutions technologiques telles que Robot Process Automation, Artificial intelligence, blockchain et chatbot pour lesquelles nous pouvons nous appuyer sur le groupe et, en particulier, sur Allianz Benelux avec qui nous partageons ces sujets», conclut Patrick Bouckaert. Bref, si une étape majeure a été franchie, d’autres suivront.

 

LES 3 PARTENAIRES DU PROJET

° Labgroupsolutions de gestion et d’archivage de l’information

Depuis 1977, Labgroup aide les organisations à maintenir leur conformité aux obligations légales tout en améliorant l’efficacité de leur gestion de l’information.

La gamme des services de Labgroup inclut la numérisation des documents papier, l’entreposage et la destruction des archives physiques, la capture et la conservation des archives électroniques, la sauvegarde et la restauration de données et la préservation de médias informatiques.

La CSSF (Commission de Surveillance du Secteur Financier) et l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services) supervisent Labgroup en tant que Professionnel du Secteur Financier (PSF) et PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation). Labgroup est également certifiée ISO 9001:2015 et ISO 27001:2013.

° Jway digitalise sous forme de services web intelligents tout formulaire et processus administratif

Jway fournit et met en œuvre une plateforme complète de services en ligne incluant un générateur de e-démarches. La solution Jway permet de modéliser formulaires et processus administratifs ou business pour créer avec agilité tout service en ligne de la demande à sa validation finale et propose  un guichet virtuel qui gère les dossiers et interactions avec les utilisateurs. Avec FormSolution, Jway permet d’exploiter et gérer facilement les démarches et dossiers sur un guichet en ligne, quelle que soit la complexité fonctionnelle du formulaire ou du processus; avec FormPublisher, Jway offre la possibilité de créer facilement et rapidement  sans technicité informatique tout  formulaire ou e-service dans le cadre d’une démarche agile.

° Nowinasolutions complètes de dématérialisation des processus intégrant la signature électronique

Créée en avril 2014, Nowina Solutions fournit des solutions de signature et d’authentification forte, des solutions métier «paperless» et accompagne les entreprises dans leur réflexion sur la meilleure façon de saisir les opportunités de dématérialisation liées à eIDAS.

Nowina s’appuie à la fois sur son expertise unique en matière de signatures électroniques interopérables et de solutions digitalisée, et sur une solide connaissance des métiers dans les services financiers, le secteur public et le privé.

L’offre permet une transition sans heurt vers la digitalisation totale et apporte en plus de l’expérience numérique simple des opportunités supplémentaires en introduisant l’interopérabilité comme le prochain moteur de croissance et d’avantage concurrentiel.

 Télécharger le magazine Soluxions ici. 

Labgroup assume ses responsabilités sociales !

Labgroup a renouvelé son parc d’ordinateurs individuels et a décidé d’offrir l’ancien matériel informatique au « Centre socio-éducatif de l’Etat (CSEE) ».

Le « Centre socio-éducatif de l’Etat (CSEE) » est une institution publique de la protection de la jeunesse et permet aux jeunes qu’elle accueille de développer des perspectives d’intégration sociale par la mise en œuvre d’un projet de développement personnel, scolaire, professionnel et familial.

Ainsi, l’initiative de Labgroup va notamment permettre de contribuer à cette mission de soutien !

Les aventures de Mister Archive

Découvrez les aventures de Mister Archive, archiviste-consultant chez Labgroup.

Téléchargez la brochure maintenant et découvrez les aventures de Mister Archive.

Comme Mister Archive, Labgroup assure la bonne gestion des informations des organisations tout au long de son cycle de vie. Un système ILM (Information Lifecycle Management) efficace permet de garantir qu’une archive soit :
• intègre – assure l’authenticité de l’information (pas modification du contenu)
• tracée-détermine l’historique du cycle de vie de l’information
• pérenne- assure la lisibilité de l’information ans le temps

Téléchargez ici. 

Raiffeisen has entrusted Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) and Numen Europe with the implementation of a digitisation and electronic archiving solution for its daily business requirements.

Raiffeisen Bank, the first cooperative bank where interests and decisions centres are based in Luxembourg, places the customer at the centre of its concerns. Raiffeisen strengthens its position within the market place by anticipating trends and modernising its range of products and services to meet the requirements of their customers.

According to Raiffeisen, digitisation offers numerous benefits. The bank decided to call upon Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) and Numen Europe to provide modern and flexible services to its clients. Thanks to the convergence of its physical and digital channels, Raiffeisen has developed its digitisation to increase its operational efficiency.

Following a tender (issued in 2015), Raiffeisen Bank entrusted the deployment of a digitisation service and an electronic archiving solution to Labgroup, a document management specialist with more than 40 years’ experience, and to Numen Europe, an expert in confidential data extraction and document processing. Labgroup and Numen were both certified PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services) before being certified by ILNAS (Luxembourg Institute for Standardisation, Accreditation, Security and Quality of Products and Services).

The project aimed at optimising the management, the protection and the preservation of documents in the perspective of a “Paperless Office”, and this includes three steps:

  1. The digitisation of client files that represents, the collection of 8 million pages;
  2. The daily digitisation of paper documents concerning daily banking activities;
  3. The archiving of documents, existing electronic or digitised (contracts or operations in electronic form).

The electronic copies created by a PSDC according to the regulation have the same probative value as the original documents (which henceforth can be destroyed). Therefore, all holders of information such as Raiffeisen Bank can entrust Labgroup with their digitisation and conservation operations, in complete safety, with the guarantee of the Luxembourg State.

The combination of the skills of both companies has been a successful collaboration within and beyond Luxembourg. Thanks to this partnership, Numen Europe and Labgroup can take charge of physical and electronic documents life cycle from their collection to their certified destruction. Both also guarantee business continuity thanks to the redundancy of their tools and certifications.

The CSSF (Luxembourg Financial Services Supervisory Authority) and the ILNAS (Luxembourg Institute for Standardisation, Accreditation, Security and Quality for Products and Services) monitor Labgroup and Numen Europe as being a PSF (Professional of the Financial Sector) and PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services).

Labgroup and Numen are both certified ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013, thus ensuring the highest level of confidentiality and information security to their customers.

About Labgroup

Labgroup is a Luxembourg-based company that provides information management & archiving services to a large range of organisations and institutions.

Since 1977, Labgroup has endeavoured to assist its clients in their digitisation efforts by offering adapted services and solutions for electronic data management.

 Labgroup offers the complete range of Information Lifecycle Management (ILM) solutions and services including digitising of paper documents, storing and destroying physical archives, capturing and conserving electronic archives, protecting and restoring data, preserving IT media and giving consulting services and training. Our professional services team provides advice regarding archiving policy, records management and compliance. Labgroup is an international company with business activities on five continents. Labgroup’s mission is to enable organisations to maintain compliance with legal obligations whilst enhancing the efficiency of their information management. For more information: www.labgroup.com

About Numen

As a service provider of IT solutions, hosting and dematerialisation, Numen is committed to working with their customers in their digital transformation projects, optimising customer relations and back offices, managing their documents and enhancing their cultural and sensitive contents.

With 980 experienced employees, Numen is a reliable technological partner for more than 500 clients, varying form banking, insurance, real estate, medical, publishing, distribution, culture, industry, human resources, as well as European institutions and public organisations. 

With 50 years of expertise and 16 locations in France and Europe, the company has an annual turnover in excess of 65 million euros. For further information: http://www.numen.fr/en/

Contact:

Labgroup

Cindy Reff

Marketing & Communication

Tél : +352 350 222 243 – Email : marketing@labgroup.com

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Links:

Communiqué de presse – Labgroup

Press Release – Labgroup

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Links Press:

Paperjam 

Digital Energy Soluxions

Chronicle.lu

InFinance

Merkur 

Innovation

@Copyright photo: Raiffeisen Bank

Témoignage d’un PSDC-Labgroup lors de la visite ARTCI au Ministère de l’Économie.

Ce 19 mars, le Ministère de l’Économie – Luxembourg a eu le plaisir d’accueillir dans ses locaux deux représentants de l’Autorité de Régulation des Télécommunications de Côte d’Ivoire (ARTCI).

Suite au vote d’une loi sur l’archivage électronique, les visiteurs venaient s’informer de la façon dont le Luxembourg a implémenté sa règlementation, ainsi que le statut de Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation (PSDC).

Introduit par le conseiller au Ministère de l’Économie, François Thill, le sujet a été développé par Alain Wahl, Head of Digital Trust Department de l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services). Puis Jean Racine, Chief Business Development Officer de Labgroup, a apporté le témoignage de la première société ayant obtenu le statut de PSDC au Luxembourg.

En effet, le 1er février 2017, Lab Luxembourg S.A (Labgroup) devenait le premier PSDC certifié, aussi bien pour la dématérialisation que pour la conservation. C’est donc en toute sécurité, avec la garantie de l’État luxembourgeois, que les détenteurs d’informations de tous les pays peuvent confier à Labgroup tant leurs opérations de dématérialisation que de conservation. (Plus d’informations sur le statut PSDC en suivant le lien : https://www.labgroup.com/labgroup-dans-solutions-magazine-juillet-2017/).

La visite s’est déroulée en comité restreint ce qui a permis un vrai échange d’informations en soulignant l’importance de l’économie digitale, la sécurité de l’information, du statut PSDC et surtout les opportunités d’un partenariat entre les deux parties, autant au niveau technique que stratégique. Les discussions se sont avérées fructueuses et laissent à presager une collaboration à long terme entre ARTCI et les acteurs luxembourgeois. 

(de gauche à droite) François Thill (Conseiller au Ministère de l’Économie) – Alain Wahl (Head of Digital Trust Department, ILNAS) – Annick Hartung (Conseiller au Ministère de l’Économie) – Jean Racine (Chief Business Development Officer, Labgroup) – Akénou Gnahoua (Chef de service Contrôle et agrément des PSCo, ARTCI) – Georges Aka (Chef de département Confiance numérique, ARTCI)

Proud Sponsor of the ASCA Golf Event

Labgroup was one of the proud sponsors of this year’s ASCA Golf event, organised by Cargolux.

The ASCA Event (Cargolux Interline Golf Tournament) is an annual event which has now taken place each August for thirty-eight years to date.  The Acsca event was set up to encompass golfers from companies with a business association with Cargolux Airlines, as well as teams from other airlines.

DATE

26th July-29th July 2017.

Congratulations to all the winning teams!

 

Patrick Culhane, Account Manager, Labgroup (middle) presented the cup to the winning ladies team during the gala dinner organised by the Cargolux Golf Club.

 

 

 

L’Université du Luxembourg – Développement d’une politique d’archivage

Discover the client reference story in English – Client Reference Story – University of Luxembourg. 

L’université publique du Grand-Duché de Luxembourg (UL) a préparé de longue date le déménagement de ses Campus vers le nouveau Campus de Belval. Le rectorat, l’administration centrale et la Faculté des Lettres, des Sciences Humaines, des Arts et des Sciences de l’Éducation (FLSHASE) devaient donc faire face à ambitieux travail logistique.

« Le nouveau siège de l’Université à Belval ne pouvait pas héberger, au niveau logistique, les milliers de documents archivés  sur son Campus de Walferdange. Il fallait donc classifier, trier et gérer ces archives. Nous avons ainsi pris la décision de collaborer avec un expert dans le domaine. », Nathalie Kirwan, Head of faculty administration, Université du Luxembourg.

« L’Université du Luxembourg héberge des informations importantes et confidentielles. Une bonne logistique ainsi qu’une consultance sur mesure était un prérequis pour garantir l’efficacité et la justesse de ce projet. », Florent Laidet, Consultant-Archiviste chez Labgroup.

Héritière du Centre Universitaire et de l’Institut Supérieur d’Études et de Recherches Pédagogiques (ISERP), l’Université du Luxembourg – Campus de Walferdange, a vu son fonds d’archives considérablement grossir au fil de ses 10 années d’existence. À tel point qu’il s’est avéré inconcevable de le transférer en totalité à Belval.
Afin de se préparer au mieux son déménagement, l’Université a donc décidé de procéder à un tri minutieux pour sélectionner :

  • d’une part les documents à emporter,
  • d’autre part, ceux qui devaient être confiés aux Archives Nationales ou à la Bibliothèque Nationale, en raison de leur valeur historique et mémorielle pour le pays.

Avec la volonté d’optimiser cette opération importante portant sur des milliers de dossiers, l’Université a choisi de faire appel à Labgroup, pour lui apporter l’expertise archivistique requise, sous forme de consultance et de mise à disposition de personnel spécialisé.

« Nous avons proposé une solution en trois grandes étapes à l’Université. Premièrement, le projet a nécessité l’élaboration d’untableau de tri et d’une Politique d’Archivage. S’en est suivi un programme de formation et sensibilisation du personnel chargé d’appliquer les consignes de tri de leurs archives. En dernier lieu, nous avons mis à disposition un archiviste à temps pleinafin d’inventorier et de garantir le transfert de la mémoire de l’Université vers les Archives Nationales. », Florent Laidet, Consultant-Archiviste chez Labgroup.

La solution ?

  • 1. Consultance & élaboration d’un tableau de tri

  • 2. Formation, sensibilisation et suivi sur site

  • 3. Transfert vers les Archives Nationales

Découvrez les détails de la solution en téléchargeant la brochure. 

 

 

 

Dématérialiser et au-delà

Découvrez l’article paru dans l’édition de Mai de Soluxions Magazine sur la digitalisation.


Dans une optique d’amélioration continue des services offerts aux étudiants, l’Université de Luxembourg a choisi de numériser les dossiers de l’ensemble de ses étudiants. Partenaires technologiques du projet, Numen Europe et Labgroup.

Voici quelques temps, j’avais à récupérer un important document de mon cursus universitaire dans un établissement de l’est de la France : j’ai patienté onze jours ouvrables, se souvient Eric Tschirhart,, vice-recteur académique à l’Université de Luxembourg. Les étudiants de l’UNI.lu n’attendront pas, croyez-moi !»

Engagée dans un processus de digitalisation au long cours, l’Université de Luxembourg numérise ses dossiers étudiants. Et sera, selon ses partenaires technologies, Numen Europe et Labgroup, une des premières organisations labellisées PSDC  Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation), telle que définie par la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique.


Copyright 2016 © Soluxions

Soluxions n˚138 Mai 2016

Cargolux entrusts Labgroup with Document Management Services

In order to benefit from a secure archiving solution for the thousands of documents related to the maintenance of its aircraft, Cargolux has decided to outsource the process to Labgroup.

Key Points

Maintenance files for over 22 planes

Storage of over 1,000 archive boxes

Digitisation of over 50,000 documents

Providing 150 engineers with secure access to electronic files

Process approved by the Civil Aviation Authority

 

Electronic Archiving 2.0: Event Pictures

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