L’Université du Luxembourg – Développement d’une politique d’archivage

L’université publique du Grand-Duché de Luxembourg (UL) a préparé de longue date le déménagement de ses Campus vers le nouveau Campus de Belval. Le rectorat, l’administration centrale et la Faculté des Lettres, des Sciences Humaines, des Arts et des Sciences de l’Éducation (FLSHASE) devaient donc faire face à ambitieux travail logistique.

« Le nouveau siège de l’Université à Belval ne pouvait pas héberger, au niveau logistique, les milliers de documents archivés  sur son Campus de Walferdange. Il fallait donc classifier, trier et gérer ces archives. Nous avons ainsi pris la décision de collaborer avec un expert dans le domaine. », Nathalie Kirwan, Head of faculty administration, Université du Luxembourg.

« L’Université du Luxembourg héberge des informations importantes et confidentielles. Une bonne logistique ainsi qu’une consultance sur mesure était un prérequis pour garantir l’efficacité et la justesse de ce projet. », Florent Laidet, Consultant-Archiviste chez Labgroup.

Héritière du Centre Universitaire et de l’Institut Supérieur d’Études et de Recherches Pédagogiques (ISERP), l’Université du Luxembourg – Campus de Walferdange, a vu son fonds d’archives considérablement grossir au fil de ses 10 années d’existence. À tel point qu’il s’est avéré inconcevable de le transférer en totalité à Belval.
Afin de se préparer au mieux son déménagement, l’Université a donc décidé de procéder à un tri minutieux pour sélectionner :

  • d’une part les documents à emporter,
  • d’autre part, ceux qui devaient être confiés aux Archives Nationales ou à la Bibliothèque Nationale, en raison de leur valeur historique et mémorielle pour le pays.

Avec la volonté d’optimiser cette opération importante portant sur des milliers de dossiers, l’Université a choisi de faire appel à Labgroup, pour lui apporter l’expertise archivistique requise, sous forme de consultance et de mise à disposition de personnel spécialisé.

« Nous avons proposé une solution en trois grandes étapes à l’Université. Premièrement, le projet a nécessité l’élaboration d’untableau de tri et d’une Politique d’Archivage. S’en est suivi un programme de formation et sensibilisation du personnel chargé d’appliquer les consignes de tri de leurs archives. En dernier lieu, nous avons mis à disposition un archiviste à temps pleinafin d’inventorier et de garantir le transfert de la mémoire de l’Université vers les Archives Nationales. », Florent Laidet, Consultant-Archiviste chez Labgroup.

La solution ?

  • 1. Consultance & élaboration d’un tableau de tri

  • 2. Formation, sensibilisation et suivi sur site

  • 3. Transfert vers les Archives Nationales

Découvrez les détails de la solution en téléchargeant la brochure. 

 

 

 

Protecting your data against cyberattacks

 Labgroup guarantees its clients protection from any ransomware attack due to highest security standards.

The current events of ransomware attacks hit over 300 000 computers around the world infiltrating banks, hospitals and government institutions.
Labgroup is pleased to inform its clients that no incident of a cyberattack or ransomware attack has been registered/reported. No client of Labgroup, using cloud computing (only for managed services), content & records management or data protection services, has been affected by these recent incidents.

Labgroup constantly improves its security measures while investing in high malware prevention solutions. As a trusted service provider PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services), as well as being ISO 27001:2013 certified, Labgroup complies with highest regulations and international standards in order to offer its clients the most secure service. The result, a complete protection against malicious software! The information lifecycle management company is proud to confirm that to this day, Labgroup has not been infiltrated or affected by a cyberattack.

What is ransomware?

The ransomware is distributed by emails, infecting the computer of the recipient. The software encrypts all files and a ransom is asked to be paid. The ransomware further attempts to infect other machines on the same network. In the specific case of ransomware Wannacry, the infection spreads without any user interaction, using a Windows vulnerability on a commonly used network protocol. 
Ransomware can:

  • Prevent you from accessing your data.
  • Encrypt files so you can’t use them.
  • Stop certain apps from running (like your web browser).

Why is malware so effective?

Most of us have already experienced a typical spam mail in our email account, containing an attached file (with a non-common extension) or URL link, suspicious at first sight.
New cyberattacks are more sophisticated, working with .pdf extensions and even files containing just a part of the malicious software code to deviate antispam/virus software.
Rather than sending the code within one file, which is (often) automatically detected by a standard antivirus/spam system, the malicious software code is sent in parts, integrated into non-suspicious, for instance, .jpeg or .pdf files and non-detectable by standard antivirus software.

If opened, the part of the code is silently installed on your computer, waiting for the other pieces of the malware puzzle to be integrated. Once all pieces of the puzzle are installed, they merge into one single code, infecting the computer of the victim.

How does Labgroup ensure a complete protection to its clients?

In order to guarantee a complete protection against cyberattacks, Labgroup implemented different solutions and follows strict security processes on several levels.
Firstly, the incoming emails and files run through a quick but effective Antispam/Antivirus filter allowing the system to remove the standard spam emails/malicious files. 
Secondly, Labgroup is collaborating with the company ODI Security systems by using ODIX CDR (Content Disarm & Reconstruction) that prevents the insertion of malware, ransomware and malicious activities. Contrary to other security systems, ODIX CDR considers all incoming files and emails as malicious, processing all incoming files, removing the elements that do not match the files type’s standards or set policies, then rebuilds the files into clean versions. Even the malware puzzle system can’t trick the ODIX algorithms, guaranteeing all our clients the highest protection available on the market.
Labgroup constantly invests in its security systems, so it seemed only natural to work with this pioneer in the field of malware prevention by integrating ODI Share and ODI Mail into its protection system. ODI offers a next generation threat neutralisation and removal process based on advanced heuristics and mathematical algorithms, originally developed for the military and specially created to protect companies, like Labgroup, against malware. Besides this, Labgroup implemented the fourth generation of firewalls, follows the recommended standard security measures for cybersecurity and conforms to the market security rules.

 Circl.lu and Security made in Luxembourg highly recommend functional backups to restore your files easily.

Protect all your business information with Labgroup. We guarantee protection, data recovery and business continuity with our backuponline services.

Backup is done incrementally and automatically to ensure minimal network resources while also safeguarding user productivity. In the case of a cyberattack, your data can be restored safely using our IT Recovery service. 
For further information,  download the brochure here.

What should I do when managing devices by myself? Click here. 

We invite our VPS clients to follow the recommendations of Computer Incident Response Centre Luxembourg (CIRCL) or to contact our Service Desk by sending an email to servicedesk@labgroup.com.

Labgroup – first Provider of Digitisation and Conservation Services to the Financial Sector

We are proud to inform you that Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) officially received on the 27th April 2017 the ministerial authorisation to exercise the activities as a Provider of Digitisation and Conservation Services to the Financial Sector. (view PDF)

Reminders

Labgroup is a Support PFS – a subcontractor of operational functions on behalf of other financial professionals – since 2004 under the amended law of the 5th April 1993 on the financial sector:

  • Article 29-1. Client communication agents
  • Article 29-3. Primary IT systems operators of the financial sector
  • Article 29-4. Secondary IT systems and communication networks operators of the financial sector

After obtaining the PSDC-DC status (Provider of Digitisation and Conservation Services), first February 2017, Labgroup is again the first company in Luxembourg acquiring the authorisation:

  • Article 29-5. Dematerialisation service providers
  • Article 29-6. Conservation service providers

Thanks to Labgroup, companies of the sector can now benefit from a presumption of conformity of their electronic copies of paper documents.


Labgroup – premier Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation du Secteur Financier

Nous sommes fiers de vous informer que la société Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) a officiellement reçu en date du 27 avril 2017 l’autorisation ministérielle d’exercer les activités de Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation du Secteur Financier (voir PDF).

Rappels

Labgroup est un PSF de support – c’est-à-dire un sous-traitant de fonctions opérationnelles pour compte de professionnels financiers proprement dits depuis 2004, au titre de la loi modifiée du 05 avril 1993 relative au secteur financier :

  • Article 29-1. Les agents de communication à la clientèle – ACC
  • Article 29-3. Les opérateurs de systèmes informatiques primaires du secteur financier – OSIP
  • Article 29-4. Les opérateurs de systèmes informatiques secondaires et de réseaux de communication du secteur financier – OSIS

Suite à l’obtention du statut de PSDC-DC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation) le 1er février 2017, Labgroup est de nouveau la première société au Luxembourg à obtenir l’autorisation :

  • Article 29-5 . Les prestataires de services de dématérialisation du secteur financier
  • Article 29-6. Les prestataires de services de conservation du secteur financier.

Grâce à Labgroup, les entreprises du secteur peuvent désormais bénéficier de la présomption de conformité des copies électroniques de documents.

Proud Sponsor – Voiles de Vauban – 2017

Labgroup is the proud sponsor of the “Voiles de Vauban” team 2017.

We were proud to sponsor the “Voiles de Vauban” team and their project, the Sailings School. The Sailings School is a racing between schools from Luxembourg, organised by the “Fédération Luxembourgeoise de Voile” in collaboration with the “Groupement Luxembourgeois de Croisière et de Régate” (GLCR).

DATE
17th April – 21st April  2017

Discover the results of the competition as well as videos and photos about the special experience on the “Voiles de Vauban” Facebook page! 

Looking for a a document management solution? Discover LuxDoc, the simplest document management solution!

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Electronic document management has never been easier! The LuxDoc solution allows you to scan documents on your multifunctional device and securely host the electronic version with Labgroup. The LuxDoc software ensures easy and efficient electronic document management.

Lëtzebuerger Journal – Un processus bien rodé – Labgroup est la première entreprise certifiée PSDC au Luxembourg

Article dans le Lëtzebuerger Journal sur Labgroup, première entreprise certifiée PSDC au Luxembourg avec Jean Racine, CBDO et Alain Bréant COO chez Labgroup. 

Location, Archives, Bureau: voilà l’acronyme déchiffré de Labgroup qui, dès ses débuts en 1977, a traité des archives. 40 ans plus tard, la société basée à Contern arbore fièrement son label Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation. “Le PSDC a une valeur ajoutée que les non-PSDC n’ont pas”, assure le “Chief business development officer”, Jean Racine. Et pour cause: la copie étant conforme à l’original, ce dernier n’a plus de raison d’être détruit, ce qui n’est pas le cas chez les prestataires dépourvus du label.

Pour consulter l’article complet, veuillez cliquer ici.

Copyright@Lëtzebuerger Journal 2017

Auteur : Catherine Kurzawa

 

Vidéo sur la conférence – La facturation électronique: un large éventail de possibilités !

Cette conférence sur la facture électronique a eu lieu le mercredi 5 avril 2017 à la Chambre des Métiers. Il en ressort que le changement vers un format digital est, non seulement légalement et techniquement possible, mais offre beaucoup d’avantages en termes de temps et d’économie.

Les conclusions de cette conférence et les supports utilisés par les intervenants sont disponibles en ligne.

© Copyright Chambre des Métiers 2017

Conférence sur la facturation électronique : les conclusions

Découvrez l’article – Conférence sur la facturation électronique : les conclusions – publié par la Chambre des Métiers le 10 avril 2017.

Il ressort de cette conférence que le changement vers un format digital est, non seulement légalement et techniquement possible, mais offre beaucoup d’avantages en termes de temps et d’économie. Cette séance a été introduite par le témoignage de Michel Sanna (Salons de coiffure BEIM FIGARO), véritable pionnier en matière de digitalisation.

Michel Sanna a expliqué sa démarche : il a été aidé par sa fiduciaire afin de passer moins de temps à gérer des tonnes de papiers pour se concentrer sur son activité artisanale.

Suivant les termes de Monsieur Sanna : « passer à l’e-facturation est un simple changement d’habitude, comme de changer sa montre du poignet droit au poignet gauche, mais c’est surtout un gain en termes de temps tout à fait fantastique.»

Maître Gary Cywie du Cabinet d’avocats Allen & Overy a expliqué le cadre légal de la facturation électronique mais également les nouveautés en matière de signature et d’archivage électronique qui peuvent s’avérer très utiles pour la mise en d’un système de facture électronique.

Les grandes règles à connaitre concernant la facture électronique sont les suivantes :

  • Une facture est considérée comme électronique à partir du moment où elle est émise et reçue sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Un simple document en format PDF envoyé par courriel est donc une facture électronique au sens de la loi régissant la TVA.
  • L’utilisation d’une facture électronique suppose l’acceptation du destinataire. En pratique, cette acceptation est normalement tacite. Cependant, un client peut s’opposer à recevoir des factures par voie électronique et – partant – aucun surcoût ne peut être exigé pour un envoi sous un format papier.
  • Il appartient à chacun de déterminer les exigences formelles afin d’assurer notamment :
    – l’authenticité de l’origine de la facture, c’est-à-dire de l’identité de l’émetteur de la facture ;
    – l’intégrité de son contenu, c’est-à-dire que le contenu de la facture n’a pas été modifié.

Me Cywie a souligné que, si une facture ne doit pas être signée, une signature électronique permet néanmoins de garantir le respect des exigences légales, et qu’aujourd’hui, au Luxembourg, seul Luxtrust est autorisée à délivrer des certificats qualifiés de signature électronique.

A la suite de cet exposé, Monsieur Jean Racine de la société Labgroup a présenté le métier de tiers archiveur agréé par l’Etat pour dématérialiser et conserver vos documents (sous un format électronique).

La société Labgroup, archiveur au Grand-Duché depuis près de 40 ans, est devenue depuis 2 mois le 1er Prestataire de Service de Dématérialisation et de Conservation des documents agrée au Luxembourg (ou PSDC).

Cette société propose notamment une plateforme très sécurisée permettant :

  • Pour l’émetteur :
    – d’émettre directement ses factures sous un format électronique sans qu’il n’existe un original papier ;
    – de les envoyer par voie électronique et de les archiver sous format électronique ;
    Pour les factures sortantes, l’économie de cette solution est de 40% à 60%, soit en moyenne de 7 euros par facture.
  • Pour le destinataire, de traiter les factures de manière automatisée, et de les conserver sans avoir à imprimer de copies papier. L’économie pour les factures entrantes est de 60% à 90%, soit en moyenne de 11 euros par facture.

Pour plus d’informations, veuillez consulter l’article complet en ligne 

La conférence est disponible en ligne.

© Copyright Chambre des Métiers 2017

 

 

 

February 16 – Global Information Governance Day 2017

SUBJECT 2017:  INFORMATION GOVERNANCE TO INFORMATION OPPORTUNITY:

CONSULT THE ARTICLE IN FRENCH

Today is the Global Information Governance Day! #GIGD occurs on the third Thursday in February and was established to raise the awareness of information governance.

WHAT IS INFORMATION GOVERNANCE (IG)?

IG is the activities and technologies that organisations employ to maximise the value of their information while minimising associated risks and costs.

IG is a holistic approach to managing corporate information by implementing processes, roles, controls and metrics that treat information as a valuable business asset:

  • to make information assets available to those who need it
  • to provide employees with data they can trust and easily access while making business decisions
  • to reduce the legal risks associated with unmanaged or inconsistently managed information

The information governance, after a preliminary analysis, results in a classification of different value levels of your information. The outcome of this classification is the identification of your information with engaging/probative/legal value. (for instance business contracts, policies…)

Breaking news on information governance in Europe – Trusted service provider for legal documents Labgroup first PSDC to be certified – #Archiving2.0

Since three millennia, the archiving of the writings is inseparable from its paper support. However, technological advances make it possible to perform native electronic records and to dematerialise paper documents.

The European regulation eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) 910/2014, which has been fully implemented since the 1st of July 2016, has clearly demonstrated the willingness of member states to consider these technological advances and democratise digitisation by:

  • enhancing the security of electronic exchanges;
  • recognizing the universal value of the electronic signature;
  • granting the legal value to a digital document.

In Luxembourg the legal framework anticipates and supports this democratisation of the digitisation. The law of 25th of July 2015 on electronic archiving recognises the probative value of electronic copies of paper documents produced by a PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services) certified company to respect all the conditions of strict fidelity to the original and, moreover, presumption of conformity with the original.

As being the first company which is certified PSDC-DC in Luxembourg, Labgroup is certified as:

  • Provider of Digitisation Services, in other words Labgroup is empowered to create legal electronic copies of paper documents;
  • Provider of Conservation Services, which guarantees the integrity, confidentiality and persistence of electronic archives throughout their retention period.

What is the value of the PSDC status abroad? While Luxembourg has been a precursor with this new law, other countries have also embarked on the path of digital transformation by introducing an attractive legal regime for electronic archiving. However, no other country engages the state through the certification of service providers, such as the PSDC status in Luxembourg.

By archiving in Luxembourg, companies in Belgium or France could therefore both exploit their national legislation and benefit from the guarantees offered by the PSDC status.

Do you want to learn more about information governance or electronic archiving?

Do you need further information on legal electronic archiving, project or risk management to efficiently implement your digital transformation project? We offer dedicated and tailored intra-company trainings to help you implementing your electronic archiving project!

Contact us now for further information by sending a mail to servicedesk@labgroup.com

Subject 2016 – Issues retrieving your documents

Subject 2015 – Benefits of information governance

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