Loi sur l’archivage électronique : Et si le Luxembourg montrait la voie ?

 

Pour la 13 édition de la Lettre de la Dématique, publié par FEDISA France, Bernard Moreau (PDG Labgroup) et Jean Racine (Fedisa Luxembourg) ont abordé la nouvelle loi luxembourgeoise sur l’archivage électronique. Une loi qui vient d’un petit pays mais qui fait grand bruit en Europe.

En cours d’adoption au Grand Duché, la future loi luxembourgeoise sur la dématérialisation des documents papier et la conservation des documents électroniques, tranche avec d’autres approches européennes – et françaises – sur au moins deux points : le renversement de la charge de la preuve, en faveur de la copie électronique d’une part ; et la liberté des choix technologiques accordée aux prestataires agréés, les PSDC.

A l’occasion de la discussion d’abord, du vote prochain ensuite, de la nouvelle loi luxembourgeoise sur l’archivage électronique, la Lettre de Fedisa a souhaité en savoir plus sur la logique suivie par le législateur, les décisions prises, et les conséquences pour les utilisateurs, les entreprises, et les prestataires spécialisées. Des points abordés avec Jean Racine et Bernard Moreau, respectivement Directeur du Développement et PDG de LabGroup (*), par ailleurs membres de Fedisa Luxembourg.

Ce qui existait auparavant, pourquoi changer, sous quel délai ?

Une loi existe depuis le 22 décembre 1986 concernant la dématérialisation des documents et leur conservation. Elle a été assez peu appliquée en raison de décrets d’application insatisfaisants, qui imposaient par exemple l’accès et la conservation du code source des applications utilisées pour la dématérialisation aussi longtemps que durerait l’archive électronique. Ou l’utilisation de supports non-réinscriptibles, en conformité avec les moyens techniques de l’époque.

Les juges avaient par ailleurs toute liberté de continuer de donner la priorité probante au papier. Cette situation ressentie comme bloquante a débouché, à partir de 2006, sur la mise en chantier d’une nouvelle loi – 6543 -, arrivée en discussion le 13 février dernier. Un vote est attendu avant cet été, et son application espérée pour la fin 2013.

La logique de la nouvelle loi

Le nouveau texte crée un contexte juridique favorable à l’essor de la dématérialisation et de la conservation, tout en laissant une assez grande latitude aux acteurs sur le plan technologique. Des acteurs (PSDC) certifiés pourront mettre en oeuvre les moyens jugés appropriés pour conserver les documents – évolution des supports notamment. Ils pourront aussi, une fois l’opération de dématérialisation des documents papier effectuée, détruire le document d’origine. Les copies qu’ils créeront seront présumées être conformes aux originaux, bénéficiant ainsi d’un renversement de la charge de la preuve par rapport à la situation existante. Désormais, le juge devra appliquer cette présomption de conformité et il reviendra à la partie adverse de démontrer, pour autant que possible si l’unique original a disparu, que la copie n’est pas conforme.

Le rôle des PSDC et la labellisation

Les prestataires spécialisés de dématérialisation et de conservation (PSDC) se répartiront en trois groupes : les PSDC-D (pour dématérialisation), les PSDC-C (conservation) et les PSDC-DC (les deux). Pour obtenir la certification, ils devront subir des audits réguliers – à l’origine, puis sur un rythme annuel -, de la part de professionnels eux-mêmes accrédités par l’ILNAS (http://www.portail-qualite.public.lu/). L’ILNAS disposera d’un référentiel (RGD), décrivant les choix techniques possibles. Les PSDC auront la liberté de leurs choix techniques, mais aussi une obligation de transparence sur ces choix vis-à-vis de leurs clients. Et celle d’assurer, en cas de cessation d’activité, le transfert des documents électroniques en leur possession vers un autre PSDC.

Les conséquences attendues pour les entreprises et le marché de la dématérialisation et de la conservation électronique

Les acteurs spécialisés comme LabGroup sont très impatients de voir la loi se mettre en place, tout en restant prudents dans leurs choix technologiques dans l’attente de la parution du référentiel de l’ILNAS. Il faut dire qu’au-delà du marché intérieur luxembourgeois, déjà très prometteur dans le secteur financier notamment, les perspectives sont également alléchantes de l’autre côté de la frontière, avec des groupes internationaux qui pourraient bien venir centraliser leurs archives électroniques dans le Grand Duché. C’est d’ailleurs un objectif assumé par le gouvernement que de favoriser le succès de ses champions de la dématérialisation et de la conservation – même si la certification n’est pas réservée aux seules sociétés luxembourgeoises. Il n’en est d’ailleurs pas à son coup d’essai. En créant, il y a quelques années, le label PSF (pour professionnels du secteur financier http://www.luxembourgforfinance.lu/fr/psf), qui concerne notamment « les opérateurs de systèmes informatiques et de réseaux de communication du secteur financier », il est parvenu à valoriser, dans des secteurs connexes au coeur de métier des banques, l’excellente image de ses établissements financiers.

(*) LabGroup (http://www.labgroup.com/) s’est donné pour mission d’offrir les meilleurs services de gestion de leurs données et de leurs documents à ses clients – les deux activités, historiquement séparées, ayant été regroupées. Cet objectif intègre notamment le respect des obligations légales et réglementaires associées à ces activités. La société existe depuis plus de 35 ans, emploie une centaine de collaborateurs, et revendique plus de 500 clients. Elle affirme clairement son souhait de faire partie des toutes premières entreprises labellisées PSDC-DC (http://www.labgroup.com/labgroup-first-psdc/).

Lire l’article sur le site de la FEDISA.

Découvrez les aspects du projet de loi sur l’archivage électronique au Luxembourg: Introduction to the law proposal on electronic archiving.

Proud Sponsor of the LJO 2013

Labgroup is the proud sponsor of the Luxembourg Junior Open 2013.

We are proud to sponsor this prestigious international tournament. Already 76 junior squash players, from 11 different countries, are registered for the event.

DATE
Friday, 19th April – Sunday, 21st April, 2013
The tournament will start on Friday at 14.00 hrs.
The last Final will start at 14.00 hrs on Sunday.

VENUE
Top Squash
25, rue de la Gare
L-5218 Sandweiler
Tel : +352 357181

For more information on the event, visit the LJO website.

Great Games at the LJO 2013

Congratulations to all the participants of the Luxembourg Junior Open 2013. The 76 junior squash players, who where from 11 countries, offered to the public a great competition and a great moment.

Thumbs up to Anvita Ramachandran, representing Luxembourg in the girls’ under 15 group, who was awarded our LAB fair play trophy.

Two thumbs up to Juliette Permentier of the Netherlands who won the group.

Read the full article on Delano.lu

More information on Top Squash

 

Le succès de la conférence Electronic Archiving 2.0 trouve son écho dans la presse en ligne

Suite à la conférence sur l’Archivage Électronique 2.0, Alain De Fooz, journaliste chez Soluxions, a écrit un intéressant article qui a fait la une du magazine en ligne.

A sujet d’actualité, succès assuré! 160 participants et une grande interactivité entre le public et les deux orateurs: Catherine Di Lorenzo, avocate à la Cour, du cabinet Allen & Overy à Luxembourg, et Jean Racine, Business Development Director, Labgroup. Plutôt qu’assister à une présentation, le public avait été, préalablement, invité à poser des questions; la matinée de travail du 16 avril fut organisée autour de cette approche.

Pour Labgroup, qui fête cette année 35 ans d’activité dans l’archivage, cette séance a été l’occasion de démystifier dématérialisation et archivage sur longue durée et, surtout, de faire la part des choses entre technologies, processus et réglementations.

La première question avait trait à l’externalisation. «Maintenant que des tiers-archiveurs seront bientôt certifiés, dois-je nécessairement faire appel à eux?» Non, bien sûr. Libre à l’entreprise de dématérialiser et d’archiver sans passer par un fournisseur externe -certifié ou non d’ailleurs. «Dois-je devenir PSDC?” Pas davantage. «En revanche, vos archives ne bénéficieront pas de la présomption, et il vous reviendra -notamment en cas de litige- de démontrer que les conditions techniques et organisationnelles permettant d’établir la fidélité et la durabilité de vos archives ont été respectées», insiste Catherine Di Lorenzo.

Donc, libre aux entreprises de choisir l’une ou l’autre solution selon leurs besoins et la nature de leurs archives, voire décider de ne confier à un PSDC que les archives sensibles, résume Jean Racine. «Le statut de PSDC peut être intéressant si votre activité d’archivage est importante. Il s’agit donc d’évaluer vos gains potentiels en terme de productivité, mais aussi d’agilité en fonction de votre volume d’activité et de tenir compte de vos contraintes légales. Dans la majorité des cas, les entreprises préféreront sous-traiter -totalement ou partiellement.»

Et Catherine Di Lorenzo de rebondir sur le deuxième adverbe: «partiellement». A l’écouter, il est courant d’estimer entre 3 et 5% le volume des documents «sensibles» à couvrir par cette forme d’assurance qu’est le PSDC. D’un autre côté, enchaîne Jean Racine, il faut voir plus loin que l’aspect purement légal. «Le premier atout de la dématérialisation est financier; le second est productif. Aujourd’hui, le paperless office n’est plus un leurre!»

N’empêche: devenir PSDC est un projet lourd. Il faudra répondre à des exigences techniques et organisationnelles sérieuses quant à la fiabilité et la durabilité des archives. Et Jean Racine de résumer l’action: «Partez du principe que vous serez sans doute amené à démonter la conformité d’un document dans vingt-cinq ans!» Tout est dit!

D’autres questions, encore, sur le processus d’accréditation. Il est long, s’étirera entre 12 et 18 mois. Et passera par six phases: préparation, certification, notification, validation, supervision et publication. Le document de référence est disponible à l’ILNAS. La base? Le référentiel des normes ISO/IEC 27001 et 27002, l’accréditation correspondant à une extension de ces normes. «En faisant reposer les certifications sur ces référentiels, le Gouvernement montre clairement sa volonté d’établir une certification normalisée à valeur internationale», analyse Catherine Di Lorenzo.

Dans la course aux accréditations, les entreprises déjà certifiées ISO 27001 -une dizaine au Luxembourg- seront sensiblement avantagées. Ce qui veut dire aussi que le coût de la certification PSDC sera au moins égal à celui d’une certification ISO 27001. L’investissement total, lui, sera plus lourd: mise en place de nouveaux processus, formations…

Des questions encore sur la pérennité des documents archivés. Difficile, en effet, de se projeter à un horizon de dix, quinze ou vingt ans. D’emblée, on songe à l’obsolescence technologique, aux medias en particulier. Jean Racine: «Restez vigilant, en veille permanente. S’intéresser, par exemple, à la durabilité des algorithmes, aux risques de collision… L’avenir peut inquiéter. Je pense qu’il faut l’appréhender sereinement. De se reposer sur des bases solides, comme l’OAIS (Open Archival Information System). Et de laisser courir les rumeurs -je pense à celle, par exemple, sur les signatures électroniques: les remplacer à leur expiration au terme de trois ans est un leurre!»

Et Bernard Moreau (CEO de Labgroup) de conclure cette matinée en enjoignant les participants à saisir l’opportunité qui se présente. «Que vous choisissiez de devenir PSDC ou non, d’exploiter totalement ou partiellement les services d’un prestataire certifié, considérez les atouts. Non seulement vous tirerez des avantages sur le plan légal, mais surtout vous améliorerez votre productivité, au bénéfice de vos clients… Cela fait vingt ans que l’industrie nous parle de paperless office, aujourd’hui le Gouvernement luxembourgeois balise le chemin pour y arriver. Prenez-le! Nous serons là pour vous accompagner!»

Et de matérialiser le propos en offrant à chacun des participants du séminaire une demi-journée de consultance à leur meilleure convenance.

Lire l’article sur le site de Soluxions Magazine

Que vous choisissiez de devenir PSDC ou non, d’exploiter totalement ou partiellement les services d’un prestataire certifié, considérez les atouts. Non seulement vous tirerez des avantages sur le plan légal, mais surtout vous améliorerez votre productivité, au bénéfice de vos clients…

Bernard Moreau, CEO Labgroup

Electronic Archiving 2.0: Event Pictures

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Great success for our Electronic Archiving Event

The Labgroup’s event on Electronic Archiving 2.0 was a great success.

More than 120 attendees were present the last April 16th at Café Namur for our Breakfast Event, from all industry sectors. This confirms the high interest from Luxembourgish companies for the benefits brought by the electronic archiving law and the PSDC status.

A special “thank you” to our speakers, Jean Racine and Catherine Di Lorenzo, for sharing their expertise and for lifting the veil on the law project on legal archiving.

And thanks to all our clients for their presence and for making this event a success. We hope they found the answers to their questions.

If you have any questions or requests, please send us an email at marketing@labgroup.com, we will be please to answer as soon as possible.

See the pictures of the event

Breakfast Event, April 16

Impact, opportunities and solutions

In the context of the newly proposed law on electronic archiving in Luxembourg “bill ref. 6543”, Labgroup is pleased to invite you to an informational breakfast session.

The objective of the event is to help you understand how to benefit from the new law and make you aware of the advantages of the dematerialization of your documents and processes. Our speakers will also discuss electronic archiving 2.0 within Luxembourg’s “Information Trust Center” program, in terms of mitigation of your risks, improvement of your productivity and reduction of your cost.

 

Join us on April 16th for a free breakfast event and get answers about:

  • Which documents may be dematerialized and legally preserved in digital form?
  • What is “Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation” (PSDC)?
  • What are the legal guarantees provided by the PSDC status?
  • How to create legal copies of the original paper documents?
  • Does the new law allow the destruction of the original paper documents?
  • How to preserve the integrity of copies for the (very) long term?
  • Is it mandatory to digitally sign the copies?
  • What are the costs/the savings?

 


Agenda

Tuesday 16th April, 2013.

Location : Salon et production artisanale “Namur” 2, rue de Bitbourg, Luxembourg-Hamm

This event is on invitation only.
The seminar will be in French, slides in English.

  • 08:30 Welcoming Breakfast
  • 09:00 Opening Session
  • 10:30 Questions & Answers
  • 11:30 Closing Remarks

 


About the Speakers:

 

Jean Racine
Business Development Director at Labgroup, co-founder and Secretary-General of FedISA Luxembourg asbl (Fédération de l’ILM, du Stockage et de l’Archivage)
Catherine Di Lorenzo
Avocat à la Cour, Allen & Overy Luxembourg, specialised in information technology, intellectual property and regulatory issues

 


Registration

Unfortunately our Breakfast Event is full and reservations are closed.

For more information about legal archiving, send us an email at marketing@labgroup.com, we will be pleased to answer as quickly as possible.

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