Article Paperjam – “LES ARCHIVES EN PLEINE MUE”

Découvrez l’article Paperjam sur l’archivage électronique, publié dans le magazine de Janvier 2019

Un an et demi après la délivrance du premier statut de PSDC, l’archivage électronique peine à s’imposer.

Sur le papier (sic), c’est un système qui n’a que des avantages. L’archivage électronique permet non seulement de se débarrasser des archives papier, qui occupent beaucoup d’espace, mais aussi de donner une valeur juridique à un document électronique, et donc de créer des originaux à l’infini.

Le Luxembourg a été l’un des premiers pays européens à définir un cadre juridique permettant d’offrir une valeur probante aux documents numérisés. C’était en 2015. Deux ans plus tard, le 1er février 2017, Labgroup était la première entreprise à bénéficier du statut de prestataire de services de dématérialisation ou de conservation (PSDC) permettant d’archiver selon les principes de la loi. Cinq autres entreprises et institutions ont aussi franchi le pas : Numen Europe, le Syndicat intercommunal de gestion informatique, le Centre des technologies de l’information de l’’État, Victor Buck Services et KPMG Services (pour les besoins d’un client).

« LE SOUFFLÉ EST RETOMBÉ »

Pour Labgroup, l’effort financier a été conséquent : plus d’un million d’euros. « C’est une somme pour une entreprise comme la nôtre, mais il s’agit d’un investissement à long terme », indique Jean Racine, chief business development officer. L’adoption sur le marché n’est toutefois pas aussi rapide qu’escompté. « Durant les premiers mois qui ont suivi l’obtention de notre statut de PSDC, l’enthousiasme était notable, mais le soufflé est complètement retombé depuis fin 2017 », ajoute-t-il. Le passage à l’archivage électronique implique en effet un changement de paradigme. Une stratégie qui prend du temps. Labgroup s’est donc adaptée aux réalités du marché. Elle s’est alliée à Numen Europe pour mutualiser leurs capacités de numérisation. Et elle a choisi d’aborder ses clients « pas à pas ». « Nous proposons notre solution seulement dans les départements où il y a un véritable besoin et nous misons ensuite sur le bouche-à-oreille à l’intérieur de l’entreprise pour la déployer », décrit Jean Racine. Et si la majorité des entreprises luxembourgeoises reste encore à convaincre, Labgroup est persuadée que les perspectives sont bonnes. La société a d’ailleurs renforcé ses ressources marketing pour mieux faire connaître les avantages de l’archivage électronique tout en prospectant à l’étranger, où elle compte déjà quelques gros clients.

Pour consulter l’article, veuillez suivre le lien: http://paperjam.lu/magazine/janvier-2019-norbert-becker-laureat-du-paperjam-top-100-2018 (page 30)

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Allianz Life Luxembourg plus proche de ses clients via le digital

ALLIANZ LIFE LUXEMBOURG INTRODUIT LA CRÉATION DE FORMULAIRES EN LIGNE ET LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE AU DÉPART DE LA NUMÉRISATION DE SES DOSSIERS DE POLICES D’ASSURANCE.

Numérisation et stockage en ligne des dossiers, formulaires en ligne, signature électronique… Allianz Life Luxembourg vient de franchir une étape majeure dans sa transformation digitale. Au départ, deux effets déclencheurs. Le premier, le constat par l’ACA Insurance Day 2015 du retard du Luxembourg en matière de digitalisation, rappelle Patrick Bouckaert, Director of IT & Organization Department, Allianz Life luxembourg. Le deuxième, le lancement par le groupe plus que centenaire du «Renewal Agenda», soutenu au sein d’Allianz Benelux par le programme Xcelerate incluant entre autres deux axes de travail : «Customer centricity» et «Digital by default».

«Les clients attendent la même qualité et la même flexibilité de nos produits et services que ce qu’ils reçoivent auprès d’autres grandes compagnies comme Amazon ou Google, constate Patrick Bouckaert. A nous de tirer des leçons de ces expériences, de dépasser les attentes et de faire en sorte que chacun de nos clients devienne un supporter loyal et confiant de notre marque, de nos produits et de nos employés. C’est ce que nous appelons le Customer centricity. Deuxième axe, le Digital by default : Internet, smartphone, digitalisation et autres évolutions technologiques changent radicalement les attentes de nos clients et représentent un défi pour les compagnies ‘classiques’ comme la nôtre. Nous devons devenir une compagnie entièrement digitale pour pouvoir offrir à nos clients ce qu’ils souhaitent : des produits faciles à comprendre et des processus rapides et efficaces, quel que soit l’appareil ou le canal utilisé…»

Fort de ces constats, Allianz Life Luxembourg a lancé sa transformation digitale en commençant par la stabilisation des fondations. La première étape fut la dématérialisation avec pour objectifs la suppression du papier au profit d’une gestion électronique des documents.

Le moment était propice. Allianz Life Luxembourg pouvait se reposer sur la législation (loi luxembourgeoise du 25 juillet 2015) sur l’archivage qui permet de conserver électroniquement des copies de documents papier et numériques avec la même valeur probante que le document original à condition que celles-ci soient gérées et conservées par un prestataire ayant obtenu le statut de PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation). Egalement sur l’adoption (le 1er juillet 2016) du Règlement européen EU 910/2014 eIDAS sur l’identification électronique et les services de confiance permettant également de conférer une valeur légale européenne aux services de confiance numérique, tels que la signature électronique et l’horodatage.

Volet 1 : numérisation et stockage électronique des dossiers de polices d’assurance Vie

L’objectif de cette première phase clé visait à augmenter la productivité des gestionnaires en facilitant la recherche des informations, tout en garantissant leur archivage pérenne sur une plateforme sécurisée et hautement disponible. Pour ce faire, Allianz Life Luxembourg a choisi de collaborer avec Labgroup, expert dans le domaine de la gestion du cycle de vie de l’information, pour concrétiser cette première étape du projet : la numérisation et la centralisation des dossiers de polices d’assurance Vie dans un outil unique d’archivage -un SAE (Système d’Archivage Electronique).

Après une analyse des besoins, les consultants de Labgroup et l’équipe projet d’Allianz Life Luxembourg ont créé un plan de classement spécifique s’articulant autour des activités principales d’Allianz Life Luxembourg; la gestion des polices d’assurance, la gestion des preneurs d’assurances, la gestion des partenaires et les aspects règlementaires.

La numérisation au quotidien des documents a été réalisée par les gestionnaires en utilisant des feuilles d’indexation spécifiques. Ces documents digitalisés et indexés sont envoyés automatiquement vers la plateforme SAE, hébergée et opérée chez Labgroup, au sein de ses propres infrastructures au Luxembourg. Grâce à ses diverses certifications, Labgroup garantit la plus haute confidentialité et sécurité de l’information à ses clients.

Pour optimiser davantage les flux de travail, tout en minimisant les risques liés à la classification, un système avec des QR codes a été implémenté. Ces codes sont insérés dès la création des documents et permettent aux utilisateurs de ranger directement leurs documents.

L’authentification des utilisateurs finaux à la plateforme SAE se fait, en toute sécurité et en toute simplicité, par leur compte principal, en accédant aux informations spécifiques à leur fonction (accès granulaire). Offrant des services adaptés aux besoins des utilisateurs d’Allianz Life Luxembourg, Labgroup a développé des remontées d’alertes sur les documents manquants ou expirés, permettant ainsi d’avertir les gestionnaires des actions à entreprendre.

Volet 2 : création d’un formulaire électronique en ligne

Après l’implémentation de cette première étape de dématérialisation, Allianz Life Luxembourg a fait confiance à la société Jway, éditeur des progiciels FormPublisher et FormSolution qui transforment tous les processus administratifs ou commerciaux des sociétés en services web intelligents pour le projet de création de formulaires en ligne.

L’intervention de Jway s’est étendue sur deux phases : la mise en ligne du Guichet partenaire et la création des formulaires puis l’intégration de la signature électronique dans le traitement des formulaires, en collaboration étroite avec la société Nowina.

Avec FormSolution de Jway, Allianz Life Luxembourg a pu mettre en œuvre une plateforme de services en ligne comprenant un générateur de e-démarches «  SmartForms » , pour enregistrer les actes de gestion des partenaires, directement en ligne, tout en garantissant la plus haute sécurité et confidentialité des données.

Ce projet, qui a été réalisé en quelques mois, permet, grâce à la solution Jway, un gain de temps et d’efficacité pour les utilisateurs de la plateforme. Cette approche a également comme avantage d’être moins coûteuse qu’un développement spécifique. Dans un premier temps, et en étroite collaboration avec les équipes d’Allianz Life Luxembourg, Jway a développé des formulaires en ligne «responsive», personnalisés et adaptés aux besoins des partenaires. Cette phase de développement a été menée dans le cadre d’une méthodologie AGILE pour répondre parfaitement aux besoins.

Pour insérer harmonieusement la plate- forme de services en ligne à la solution globale de gestion des partenaires d’Allianz, une intégration sécurisée dans l’extranet d’Allianz Life Luxembourg a été réalisée par Jway. Cette intégration avait pour objectif de faciliter la mise en ligne de toute nouvelle démarche selon le principe du Lego préconisé par Jway.

Volet 3 : intégration de la signature électronique aux formulaires électroniques

Enfin, Allianz Life Luxembourg a fait appel à la société Nowina Solutions pour la mise en place de la signature électronique. Objectif : transformer les processus métier pour atteindre une plus grande efficacité.

S’inscrivant dans le processus de digitalisation d’Allianz Life Luxembourg, Nowina a aidé à définir la solution de signature électronique la plus adaptée, c’est-à-dire celle qui propose une expérience utilisateur efficace tout en restant évolutive en terme de moyens et de technologies de signatures conformes à eIDAS permettant l’utilisation d’une signature électronique engageante au niveau légal.

Le choix d’Allianz Life Luxembourg s’est porté sur la plateforme de signature EVA de Nowina. Cette plateforme propose un portail de signature «responsive», en «white label», qui permet le partage de documents entre les différents signataires. Points forts : la solution peut être déployée dans l’infrastructure d’Allianz Life Luxembourg et elle est facilement intégrable dans les processus existants en mettant à disposition une API web couvrant toutes les fonctionnalités de signature.

Tenir compte des besoins du client, fil rouge de la démarche

En accélérant sa transformation digitale, Allianz Life Luxembourg a souhaité se rapprocher des services proposés sur le marché français. L’assureur a ainsi déjà rencontré une partie de ses objectifs : offrir une plateforme à ses partenaires et clients accessible à partir de différents périphériques (PC, portable, tablette, smartphone); augmenter la qualité du service, l’efficacité et la productivité; ouvrir l’accès aux données de manière sécurisé et soutenir la croissance des activités.

«Le digital doit nous permettre d’optimiser plus encore nos activités et apporter de la valeur ajoutée à nos partenaires et clients. Tenir compte du client est le fil conducteur de nos projets !», insiste Olivier Robin, Deputy CEO, Allianz Life Luxembourg.

Il reste du chemin à parcourir. Allianz Life Luxembourg a en chantier d’autres développements en cours. Notamment alimenter, à fréquence quotidienne, les plateformes d’agrégation avec le détail des mouvements, offrir la possibilité de suivre l’évolution des demandes introduites par contrat, enrichir la plateforme extranet avec l’ensemble des documents associés à la gestion des contrats…

«Bien entendu, nous restons attentifs aux évolutions technologiques telles que Robot Process Automation, Artificial intelligence, blockchain et chatbot pour lesquelles nous pouvons nous appuyer sur le groupe et, en particulier, sur Allianz Benelux avec qui nous partageons ces sujets», conclut Patrick Bouckaert. Bref, si une étape majeure a été franchie, d’autres suivront.

 

LES 3 PARTENAIRES DU PROJET

° Labgroupsolutions de gestion et d’archivage de l’information

Depuis 1977, Labgroup aide les organisations à maintenir leur conformité aux obligations légales tout en améliorant l’efficacité de leur gestion de l’information.

La gamme des services de Labgroup inclut la numérisation des documents papier, l’entreposage et la destruction des archives physiques, la capture et la conservation des archives électroniques, la sauvegarde et la restauration de données et la préservation de médias informatiques.

La CSSF (Commission de Surveillance du Secteur Financier) et l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services) supervisent Labgroup en tant que Professionnel du Secteur Financier (PSF) et PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation). Labgroup est également certifiée ISO 9001:2015 et ISO 27001:2013.

° Jway digitalise sous forme de services web intelligents tout formulaire et processus administratif

Jway fournit et met en œuvre une plateforme complète de services en ligne incluant un générateur de e-démarches. La solution Jway permet de modéliser formulaires et processus administratifs ou business pour créer avec agilité tout service en ligne de la demande à sa validation finale et propose  un guichet virtuel qui gère les dossiers et interactions avec les utilisateurs. Avec FormSolution, Jway permet d’exploiter et gérer facilement les démarches et dossiers sur un guichet en ligne, quelle que soit la complexité fonctionnelle du formulaire ou du processus; avec FormPublisher, Jway offre la possibilité de créer facilement et rapidement  sans technicité informatique tout  formulaire ou e-service dans le cadre d’une démarche agile.

° Nowinasolutions complètes de dématérialisation des processus intégrant la signature électronique

Créée en avril 2014, Nowina Solutions fournit des solutions de signature et d’authentification forte, des solutions métier «paperless» et accompagne les entreprises dans leur réflexion sur la meilleure façon de saisir les opportunités de dématérialisation liées à eIDAS.

Nowina s’appuie à la fois sur son expertise unique en matière de signatures électroniques interopérables et de solutions digitalisée, et sur une solide connaissance des métiers dans les services financiers, le secteur public et le privé.

L’offre permet une transition sans heurt vers la digitalisation totale et apporte en plus de l’expérience numérique simple des opportunités supplémentaires en introduisant l’interopérabilité comme le prochain moteur de croissance et d’avantage concurrentiel.

 Télécharger le magazine Soluxions ici. 

Soluxions Magazine : Labgroup, premier PSDC certifié, à l’heure du bilan

Dix-huit mois plus tard, quel bilan dresser du statut de PSDC ? Avant la conférence de Labgroup le 4 octobre prochain sur ce thème, Jean Racine avance quelques pistes de réflexion.

«Notre statut de PSDC attire, c’est évident. Jusqu’ici, analyse Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup, les entreprises étrangères ont été plus promptes à saisir les opportunités du cadre légal luxembourgeois sur l’archivage électronique. C’est un marché encore en devenir, dont l’essor est lié au support de la signature électronique. La numérisation est un tout !»

L’heure est au bilan. Dix-huit mois après la mise en application du statut PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation), Labgroup, première société certifiée PSDC, et Numen, ayant obtenu ce même statut quelques mois plus tard, organisent un petit-déjeuner suivi d’une conférence interactive dédiée au statut PSDC. Ce sera le 4 octobre prochain, à l’Hôtel Olivier à Strassen. La présentation du statut et son cadre réglementaire sera suivie d’une démonstration concrète et pratique d’un processus «zéro papier», de la dématérialisation à valeur probante jusqu’à l’archivage sécurisé des documents et données sensibles.

Aujourd’hui, six organisations ont accédé au statut de PSDC. Outre Labgroup et Numen, relevons Victor Buck Services, le SIGI et, tout récemment, le CTIE et KPMG. Pour certains, le statut leur permettra de développer des activités en cours pour leurs propres clients; pour d’autres, de promouvoir de nouveaux services pour une clientèle internationale. À profils différents, attentes différentes. Le SIGI, par exemple, était intéressé par le seul volet «C» du statut -la conservation.

«D’emblée, chez Labgroup, nous avons enregistré une forte demande d’information, au point d’être débordés, poursuit Jean Racine. En 2017, nous avons passé le plus clair de notre temps à expliquer… Par ailleurs, nous nous sommes rendu compte que si le temps jouait en notre faveur, étant les premiers certifiés, le cycle de décision est très lent. Autant la question de l’archivage intéresse, autant la décision peut être postposée. En termes d’investissements, elle n’est tout simplement pas prioritaire.»

Bref, il faudra encore du temps. Et certains, d’ailleurs, de s’interroger si le cadre légal introduit en 2015 est encore d’actualité en 2020, autrement dit si le Luxembourg pourra encore profiter de son avance… «Personnellement, je pense que l’essor viendra de la conjonction de l’archivage et de la signature électronique, observe Jean Racine. Et donc la complémentarité entre le cadre légal luxembourgeois permettant d’accélérer et d’élargir la transformation digitale et l’eIDAS, qui confère une valeur légale européenne aux services de confiance numérique, tels que la signature électronique et l’horodatage. Les deux se renforcent !»

Bref, le marché balbutie. Si intérêt il y a, les contrats se comptent sur les doigts des deux mains. En cause, aussi, le coût. À entendre Jean Racine, peu d’organisations ont une idée de leurs coûts réels en dématérialisation et conservation. Combien, déjà, coûte le stockage ? Les ordres de grandeur avancés sont souvent approximatifs. Combien, par ailleurs, coûte la recherche d’informations ? Et, in fine, combien coûte un litige ?

«Une meilleure visibilité permettra d’obtenir un ROI solide. Et donc une base nouvelle de discussion. Ce travail, nécessaire, nous le faisons pour nos clients et prospects», complète Jean Racine. Ce qui signifie aussi que le travail d’évangélisation n’est pas terminé. Et si Labgroup peut mettre en avant dix-huit mois d’expérience, il n’est plus question de parler d’avance.

@Copyright: Soluxions Magazine 

Auteur: Alain de Fooz

«Nous avions du retard en termes d’archivage»

M. Bauler, pouvez-vous nous rappeler le principe général de cette nouvelle loi?

«Il s’agit tout simplement du premier cadre légal complet en matière d’archivage. Auparavant, nous nous basions sur un arrêté royal grand-ducal de 1878, un règlement grand-ducal de 2001 et la loi sur le notariat de 1976. Alors que les missions des Archives nationales étaient définies dans la loi sur les instituts culturels de 2004.

Bref, il s’agissait d’un environnement légal très fragmenté et très lacunaire. Maintenant, nous avons un cadre complet. Et il faut dire que nous avons du retard par rapport à nos voisins. La France se base sur une loi qui date de la révolution, les Allemands se sont dotés d’un cadre en 1988 et les Autrichiens en 1999.

«Les communes ont toutefois fait valoir leur autonomie et ne tombent pas sous cette loi.»

André Bauler, rapporteur de la loi

La nouvelle loi change en ce sens qu’elle règle toutes les questions relatives à la collecte, la conservation et la gestion du patrimoine public écrit que sont les Archives nationales. Elle introduit par ailleurs des amendes de 500 à 45.000 euros en cas de destruction consciente d’archives, et de 500 à 15.000 euros en cas de négligence, comme la perte de documents.

Les communes ont toutefois fait valoir leur autonomie et ne tombent pas sous cette loi, bien qu’elles gèrent elles aussi des archives publiques. Mais elles peuvent conclure des contrats de coopération avec les Archives nationales pour bénéficier de conseils ou d’aides logistiques.

Cet encadrement de l’archivage va nécessiter plus de professionnels dans ce domaine. S’agit-il d’une nouvelle filière, selon vous?

«Oui, cette nouvelle loi va entraîner un besoin croissant d’archivistes. Mais nous allons certainement faire face à un petit problème de profils disponibles. Il faut former dès maintenant des archivistes et dire aux jeunes qu’il existe des débouchés dans ce secteur. Car la gestion des archives nécessite des connaissances spécifiques.

«À l’heure actuelle, les Archives nationales sont réparties sur cinq sites différents.»

André Bauler, rapporteur de la loi.

En parallèle, il faut pouvoir offrir un environnement moderne pour répondre à ce nouveau cadre législatif. Nous avons présenté en mai un avant-projet de loi sommaire sur le nouveau bâtiment des Archives nationales sur le site d’Esch-Belval. Ce devra être une priorité de la prochaine mandature. À l’heure actuelle, les Archives nationales sont réparties sur cinq sites différents.

La nouvelle loi prévoit que les archives fiscales pourront être consultées après 100 ans. N’est-ce pas un délai un peu trop long?

«Le premier texte prévoyait que les documents soumis au secret fiscal ne seraient pas inclus, et donc ne seraient pas archivés. C’est un sujet très sensible au Luxembourg. La Chambre a fait appel au gouvernement, qui a fait évoluer sa position. Les documents fiscaux seront donc archivés, mais consultables seulement après ce délai de 100 ans.

Selon moi, c’est un changement important, car cela veut dire que les archives fiscales ne peuvent être détruites. Je pense globalement que cette nouvelle loi est un bon départ. Maintenant, il s’agit de collecter les expériences et nous procéderons très probablement à des ajustements dans les années à venir.»

«La nouvelle loi introduit des amendes de 500 à 45.000 euros en cas de destruction consciente d’archives, et de 500 à 15.000 euros en cas de négligence, comme la perte de documents», rappelle André Bauler.

(Photo: Maison Moderne/archives)

@Copyright: Paperjam

June 9th – International Archives Day

Issues finding your documents? Keep calm – the 9th June is International Archives Day! 

International Archives Day aims to raise awareness amongst organisations regarding the importance of archiving media, classifying different types of documents, and managing retention periods.

This day is also an opportunity to thank all the people who are committed to easing our research and information exchanges like Mister Archive and Miss Digital.

What does “archives” mean?

Archives/records include information of different types, age or support that are produced by organisations as part of their activity. Archives must be maintained by organisations but also by people as evidence and trace in case of control or dispute. They may also contribute to the future decisions of an entity through data analytics. Therefore, proper preservation of records is required.

Labgroup can help organisations with the implementation of an archiving policy that will lead to creating retention rules; to better manage information lifecycle but also to protecting personal data.

You don’t know how to implement an archiving policy?

Don’t worry, Labgroup assists organisations in the development of an adapted archiving policy by providing advisory services. As being members of the Labgroup team, Mister Archive and Miss Digital are willing to help your organisation thanks to their magical expertise and deep experience in the field of document and data management.

With the help of Mister Archive, your organisation will achieve to create and implement an archiving policy, while new content and records management tools will optimise and centralise information management, thanks to Miss Digital.

Labgroup offers, according to the needs of its customers, archival consulting services that result in various missions regarding:

  • Training  -> implement user awareness and change management
  • Organisation and governance -> organise the searching and display of procedures
  • Document workflow management -> manage the access and authenticity -> optimise the information’s circulation
  • Hybrid records management, paper and electronic -> secure archiving, management and destruction processes
  • Indexation and archival description  -> describe archives and funds according to archival   standards
  • Valorisation and preservation -> assure long-term preservation both paper and electronic -> ensure the transparency and confidentiality

Labgroup has the power to simplify and strengthen information governance thanks to the Arcateg™ Records Categorisation Method that accelerates information management rules development and their implementation.

Organisations can take advantage of the Arcateg™ methodology according to several specific objectives such as quality and completeness of the retention rules, mapping of personal data, and/or compliance with GDPR (General Data Protection Regulation (GDPR), in force from May 25th, 2018).  (https://www.labgroup.com/partenariat-entre-labgroup-et-archive-17-pour-la-diffusion-de-la-methode-arcateg-archivage-par-categorie/)

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Communication en français: Journée Internationale des Archives

Article Paperjam – « Transformation digitale et artisanat »

La numérisation engendre l’émergence de nouveaux modèles d’affaires, mais a également des implications profondes au niveau de l’organisation du travail et de la manière de travailler. L’artisanat se positionne pour saisir les opportunités qui découlent de ces évolutions.

La Cour de justice de l’UE a statué dans un arrêt1 récent que la plateforme électronique Uber, qui développe et exploite des applications mobiles de mise en contact d’utilisateurs avec des chauffeurs non professionnels, doit être considérée comme un prestataire de services dans le domaine des transports et non comme un simple intermédiaire ICT. Concrètement, dans l’UE, Uber doit donc être soumis aux mêmes réglementations que celles imposées aux taxis, qui représentent au Luxembourg une activité réglementée selon le droit d’établissement en vigueur.

Cette décision de la CJUE, bien que favorable pour le secteur des taxis, ne pourra cependant pas défaire la soi-disant «ubérisation» graduelle des marchés traditionnels: la transformation via des outils numériques (plateformes, applications, etc.) va gagner en importance et les acteurs économiques non issus de secteurs traditionnels qui gèrent ces outils risquent de devenir de nouveaux intermédiaires entre consommateurs et prestataires artisanaux de service. Chaque secteur devra désormais se positionner face à ces développements, et l’artisanat demande à ce que les mêmes standards s’appliquent tant aux activités réelles qu’aux activités virtuelles (sécurité sociale, droit du travail, droit d’établissement, sécurité & santé, fiscalité, etc.).

Par ailleurs, il est un fait que les besoins des clients ont également évolué avec l’émergence de nouvelles plateformes: ils s’attendent désormais à des services très personnalisés et interactifs, disponibles à tout moment et à coûts réduits. Cette tendance va à l’encontre du désir souvent exprimé des mêmes clients souhaitant acheter localement, notamment en vue d’éviter des chemins de transport excessifs des produits. Face à ces évolutions, les entreprises artisanales sont bien placées pour répondre aux nouvelles demandes, à condition d’adapter leurs modèles d’affaires: elles devront davantage se concentrer sur la prestation d’un service sur mesure, tout en satisfaisant un besoin d’information et de conseil à haute valeur ajoutée auprès des clients.

La numérisation n’engendre cependant pas seulement l’émergence de nouveaux modèles d’affaires. Elle a des implications profondes aussi bien au niveau de l’organisation du travail (p. ex. applications d’enregistrement des données sur chantier, géolocalisation, vente en ligne), des modes de communication (p. ex. réseaux sociaux), que de la manière de travailler (p. ex. connexion aux données professionnelles sans présence physique). Les opportunités en découlant seront considérables, que ce soit au niveau de la communication externe, de la création de nouveaux produits, de la personnalisation des services ou de l’interconnexion des données.

Pour les entreprises artisanales, il sera donc primordial de défendre à l’avenir leur position concurrentielle face à des entrants «technologiques» du marché, ayant intégré le digital dès leur création et provenant d’horizons n’ayant aucun rapport avec les activités traditionnelles. L’artisanat devra évoluer en proposant des produits et services de haute qualité sur la base de processus digitaux de production et d’organisation gagnant en souplesse et en réactivité. Sachant que l’artisanat a dans le passé toujours bien intégré les innovations technologiques, en adoptant une nouvelle «façon de penser», il a tout intérêt à augmenter sa performance et à rester compétitif par l’adoption de nouvelles stratégies, de nouveaux outils, tout en restant orienté vers l’avenir.

Pour accompagner les entreprises artisanales dans leur transformation digitale, la Chambre des métiers a mis en place le service «eHandwierk», qui vise essentiellement à offrir une guidance et une orientation concrète aux entreprises vis-à-vis des évolutions du numérique. Il ambitionne de les sensibiliser aux enjeux de la digitalisation et de les mettre en relation avec les acteurs spécialisés dans ce domaine. Le nouveau brevet de maîtrise de la Chambre des métiers2 intègre systématiquement les opportunités et les notions d’e-business, de digitalisation des processus de production et de sensibilisation générale quant aux outils et applications digitales.

Le 6 juin 2018, la Chambre des métiers organise la nouvelle édition de sa «Journée eHandwierk», l’événement phare de l’artisanat numérique au Luxembourg. À ne pas manquer!

[1] Affaire C-434/15 du 20 décembre 2017

[2] Premier nouveau brevet de maîtrise «Artisan en alimentation» en automne 2017

Pour consulter l’article complet, veuillez suivre le lien: http://paperjam.lu/news/transformation-digitale-et-artisanat?

@Copyright: Paperjam 

 

Towards a paperless office: Nothing to fear, but fear itself!

The first company in Luxembourg to achieve ILNAS certification for digital archiving services talks about helping customers plan for the death of paper.

On 1 February 2017, Labgroup became the first company in Luxembourg to achieve PSDC (Provider of Digitalisation and Conservation Services) certification from ILNAS (the Luxembourg Institute for Normalisation, Accreditation, Security and Quality of products and services).  Just over one year later, Jean Racine, Labgroup’s chief business development officer, talks about the importance of the certification and how it has impacted Labgroup’s service offering to clients. He also calms the fears of those who hesitate to go digital.

Margaret Ferns: Why was it important to get PSDC certification?

Jean Racine: Archiving has been Labgroup’s core business for 40 years and, over this time, we have invested heavily in information technology in order to help our customers plan for the (very) slow death of paper. Qualifying for PSDC certification was the logical next step. It was also essential to boost digital trust at a time when businesses are likely to outsource non-core activities (such as data archiving) in a context of a heavy regulatory burden, especially with regards personal data protection– GDPR  regulation.

MF: In what ways has it altered Labgroup’s service offering to clients?

JR: Although information security is always a major priority for us (for example, we have been an ISO 27001 certified company since 2014), there is always room for improvement. Under the act establishing the PSDC status (the Law of 25 July 2015 relating to electronic archiving), we are required to implement increased security measures. For example, traffic on internal corporate networks must now be encrypted. PSDCs are also obliged to submit complete and detailed information on infrastructure and technical installations, safety systems and procedures, applicable standards and workflow management, etc.

Labgroup has taken its role as advisor seriously by developing a specific archiving project methodology based on best management practices. As a result, interaction between parties and exchanges among persons are structured, scheduled, and accordingly more constructive, building a trusting relationship.

MF: With regards to PSDC, which sectors of activity do your clients come from?

JR: It should be noted that PSDC services (paper documents digitisation and electronic records preservation), are available not just to companies in Luxembourg but worldwide. Indeed, among our first customers, we counted several significant foreign insurance companies, which tend to be the most prolific in terms of producing records.

Locally, the first organisation to trust Labgroup as a PSDC was not a business, but the University of Luxembourg. One year after the formalisation of Labgroup’s PSDC status, however, most demand comes from the financial sector. Surprisingly, we have also seen demand from the construction sector for the digitisation and archiving of supplier invoices.

MF: Have you observed any hesitation in moving forward with digitalisation in any sectors?

JR: The current situation is rather paradoxical. Indeed, despite the fact that we are subject to the same obligations of professional secrecy as a PSF, companies managing highly confidential information have always rejected the idea of digitising their files, since that meant that the documents would leave their premises.

Today, however, we find that it is these same companies that are the first to initiate the most projects of native digitisation (without passing through the paper stage), in order be able to offer their customers all over the world the opportunity to subscribe and operate online. The fact that contracts and transaction notices are processed by a third party such as Labgroup significantly limits the risk of disclosure. Don’t forget that data encryption is very difficult to implement on paper, not so digitally.

MF: Does increasing digitalisation mean less control of data for your clients?

JR: In fact, it is just the opposite. Where a physical item can only be stored in a single place and classified according to a single criterion (e.g. name of author, title…), an electronic record may be searched and retrieved in many ways, each one corresponding to the specific needs of the user. In a similar vein, where access to paper documents requires physical movements and complicated key-based security management, the confidentiality of an electronic record can be managed through indexes/metadata, subject to instant amendment.

In general terms, thanks to digitalisation, information holders have the ability to have total control of their data with regards to its readability, intelligibility, integrity, confidentiality and availability.

@Copyright: Delano

Le GDPR via Cybermanager et, par-delà, une vue de la résilience

LABGROUP PROPOSE CYBERMANAGER, SOLUTION D’UBCOM, POUR ÉVALUER EN CINQ HEURES LA MATURITÉ ET LA RÉSILIENCE D’UNE ORGANISATION. UN PLAN D’ACTION PRAGMATIQUE, À EFFETS IMMÉDIATS.

Le temps des réflexions est passé. Le 25 mai prochain, le GDPR, le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles entrera en application. Peu d’organisations seront prêtes. Concrètement, peu seront passées du ‘quoi’ au ‘comment’ du projet.

«Avec CyberManager, nous proposons un outil d’assessment permettant aux responsables d’entreprise d’évaluer en cinq heures -pas plus- le niveau de maturité et la résilience de leur organisation et du systèmes d’information face aux cyber-risques et aux contraintes légales du GDPR, explique Frans Imbert-Vier, CEO, Ubcom. Pour nous, le GDPR n’est pas la finalité, mais une étape majeure pour renforcer la confiance digitale, laquelle est absolument nécessaire pour générer de la croissance. CyberManager permet de fournir un schéma directeur solide -pas un label de conformité. Nous engageons l’entreprise dans un processus pragmatique de progression permanente et immédiatement opérationnel.»

Si le temps presse, il ne s’agit pas pour autant de dramatiser. Mais plutôt de s’engager sereinement dans un processus de longue haleine. Au ‘quoi’, qui a mobilisé beaucoup d’énergie -notamment à travers une surenchère de séminaires et de formations- Labgroup et Ubcom opposent donc le ‘comment’ du GDPR par la mise en place d’un système d’évaluation sincère, véritable outil d’analyse et de progression.

«Ce règlement est un momentum, une étape positive permettant d’améliorer l’équilibre de la confidentialité et la protection des données entre les particuliers et les entreprises, ainsi que les pratiques de gestion des données et la sécurité globale pour toutes les parties concernées», analyse Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup.

UN OUTIL SOUS FORME DE 360 QUESTIONS

Le GDPR, en tant que règlement, est d’application plus générale que les différents standards connus dans le monde de la sécurité et nécessite une approche multidimensionnelle. Préliminaire, un état des lieux. Une entreprise part rarement, si ce n’est jamais, de zéro, et peut généralement capitaliser sur ses réalisations passées et projets en cours.

A travers les 360 questions de CyberManager, le champ d’investigation dépasse le cadre du règlement. S’il est important -capital même- de s’y conformer, il s’agit de voir par-delà la résilience de l’entreprise. Pour les organisations qui l’ont mis en oeuvre, le schéma directeur qui en découle permet d’accéder à une visibilité jamais atteinte du système d’information.

«Pour tout dire, il est rare qu’on sorte indemne de cet exercice. Le comité de direction, qui est appelé à répondre au questionnaire, prend tout de suite conscience de l’état du système d’information et les conséquences sur la bonne conduite de l’entreprise, poursuit Laurent Grill, CEO, Ubcom Benelux. Les faiblesses mais aussi les forces -qu’ils soient légaux, opérationnels ou de réputation- apparaissent immédiatement. C’est donc aussi un incroyable incentive.»

Et de poursuivre : «Le fait d’impliquer le comité de direction dans ce parcours mobilise toute l’organisation. Chacun est appelé à répondre, à échanger, expliquer, voire comprendre. C’est plus engageant que confier une analyse de risque à un cabinet de conseil qui se contentera de remettre un rapport, lequel trouvera place sur une pile d’autres rapports !»

De même, ce n’est pas un projet «one-shot» avec une fin -mai 2018- mais une opportunité de se doter d’une vision durable tant stratégique qu’opérationnelle de la sécurité. Techniquement parlant, la conformité GDPR passe d’abord par la découverte et la classification de ses données sensibles. C’est le fondement de CyberManager, solution d’analyse d’écart basée sur les plus grands référentiels tels que ISO, COBIT 5, Sarbannes-Oxley et UBcyber… Pour Ubcom, d’ailleurs, le GDPR n’est rien d’autre qu’un marqueur de confiance pour les entreprises conformes, un marqueur de plus.

«Avec notre questionnaire d’évaluation, nous mesurons votre maturité relative au respect du cadre juridique, mais aussi de la gouvernance générale en rapport avec le règlement, du social engineering et, enfin, de la conformité technique et opérationnelle pour opérer une donnée relevant du nouveau règlement.» 

FAIRE PROGRESSER L’ORGANISATION

Labgroup est aujourd’hui le premier prestataire indépendant à proposer un assessment via CyberManager. Si le questionnaire est adapté à la conformité GDPR, la démarche doit être vue de façon plus globale : une évaluation du niveau réel de maturité de l’organisation en termes de gouvernance de l’information et de sa résilience.

«Et si ça peut parfois faire mal, conclut Jean Racine, dites-vous bien que nous ne sommes pas là pour casser l’organisation à travers un jugement, mais pour la faire progresser via un ensemble d’indicateurs appelés à créer de la valeur.»

La conformité GDPR nous entraîne à explorer la résilience de l’entreprise, et donc à considérer sa culture de la sécurité. En ce sens, CyberManager est un levier d’amélioration de la sécurité de l’entreprise; nous cherchons à renforcer sa résistance, ce qui va accroître la confiance des clients, mais aussi des actionnaires et, bien sûr, des collaborateurs. A la clé, aussi, une plus grande agilité et une plus grande flexibilité au profit de l’ADN de l’entreprise.

C’est la direction qui passe en revue la situation, qui répond; pas les consultants, lesquels se contentent de conduire l’entretien et piloter l’outil. L’objectif n’est pas de sanctionner, mais de responsabiliser. L’approche est très fine, les réponses pouvant être pondérées. L’outil, qui a déjà fait ses preuves dans différents environnements, tient compte du facteur humain. A la clé, une photographie au moment ‘t’. Et une liste d’actions -priorisée- à prendre.

La prestation de Labgroup est proposée à un prix forfaitaire -6.000 euros- particulièrement attractif, laquelle comprend la préparation du workshop, la réalisation avec deux consultants seniors, le rapport de synthèse et un dernier rapport de restitution.

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Auteur : Alain De Fooz