Soluxions Magazine : Labgroup, premier PSDC certifié, à l’heure du bilan

Dix-huit mois plus tard, quel bilan dresser du statut de PSDC ? Avant la conférence de Labgroup le 4 octobre prochain sur ce thème, Jean Racine avance quelques pistes de réflexion.

«Notre statut de PSDC attire, c’est évident. Jusqu’ici, analyse Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup, les entreprises étrangères ont été plus promptes à saisir les opportunités du cadre légal luxembourgeois sur l’archivage électronique. C’est un marché encore en devenir, dont l’essor est lié au support de la signature électronique. La numérisation est un tout !»

L’heure est au bilan. Dix-huit mois après la mise en application du statut PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation), Labgroup, première société certifiée PSDC, et Numen, ayant obtenu ce même statut quelques mois plus tard, organisent un petit-déjeuner suivi d’une conférence interactive dédiée au statut PSDC. Ce sera le 4 octobre prochain, à l’Hôtel Olivier à Strassen. La présentation du statut et son cadre réglementaire sera suivie d’une démonstration concrète et pratique d’un processus «zéro papier», de la dématérialisation à valeur probante jusqu’à l’archivage sécurisé des documents et données sensibles.

Aujourd’hui, six organisations ont accédé au statut de PSDC. Outre Labgroup et Numen, relevons Victor Buck Services, le SIGI et, tout récemment, le CTIE et KPMG. Pour certains, le statut leur permettra de développer des activités en cours pour leurs propres clients; pour d’autres, de promouvoir de nouveaux services pour une clientèle internationale. À profils différents, attentes différentes. Le SIGI, par exemple, était intéressé par le seul volet «C» du statut -la conservation.

«D’emblée, chez Labgroup, nous avons enregistré une forte demande d’information, au point d’être débordés, poursuit Jean Racine. En 2017, nous avons passé le plus clair de notre temps à expliquer… Par ailleurs, nous nous sommes rendu compte que si le temps jouait en notre faveur, étant les premiers certifiés, le cycle de décision est très lent. Autant la question de l’archivage intéresse, autant la décision peut être postposée. En termes d’investissements, elle n’est tout simplement pas prioritaire.»

Bref, il faudra encore du temps. Et certains, d’ailleurs, de s’interroger si le cadre légal introduit en 2015 est encore d’actualité en 2020, autrement dit si le Luxembourg pourra encore profiter de son avance… «Personnellement, je pense que l’essor viendra de la conjonction de l’archivage et de la signature électronique, observe Jean Racine. Et donc la complémentarité entre le cadre légal luxembourgeois permettant d’accélérer et d’élargir la transformation digitale et l’eIDAS, qui confère une valeur légale européenne aux services de confiance numérique, tels que la signature électronique et l’horodatage. Les deux se renforcent !»

Bref, le marché balbutie. Si intérêt il y a, les contrats se comptent sur les doigts des deux mains. En cause, aussi, le coût. À entendre Jean Racine, peu d’organisations ont une idée de leurs coûts réels en dématérialisation et conservation. Combien, déjà, coûte le stockage ? Les ordres de grandeur avancés sont souvent approximatifs. Combien, par ailleurs, coûte la recherche d’informations ? Et, in fine, combien coûte un litige ?

«Une meilleure visibilité permettra d’obtenir un ROI solide. Et donc une base nouvelle de discussion. Ce travail, nécessaire, nous le faisons pour nos clients et prospects», complète Jean Racine. Ce qui signifie aussi que le travail d’évangélisation n’est pas terminé. Et si Labgroup peut mettre en avant dix-huit mois d’expérience, il n’est plus question de parler d’avance.

@Copyright: Soluxions Magazine 

Auteur: Alain de Fooz

Loi relative à l’archivage dans l’intérêt public, adoptée & signée

Loi relative à l’archivage dans l’intérêt public, adoptée & signée

Objet ?
Régler l’archivage dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées que pour assurer, par le biais de la sauvegarde d’un patrimoine archivistique national et dans un esprit de transparence démocratique, l’accès à la documentation d’intérêt historique, scientifique, culturel, économique ou sociétal du Grand-Duché de Luxembourg. (legilux)

Changements

Les termes « archives », « archives publiques » & « archives privées » sont clairement définis ainsi que d’autres termes relatifs à l’archivage. La nouvelle loi règle toutes les questions relatives à la collecte, la conservation et la gestion du patrimoine public écrit que sont les Archives nationales. Des amendes sont introduites en cas de négligence.

  • La loi relative à l’archivage donne un cadre légal complet en ce qui concerne :
  • La conservation des archives publiques : les archives publiques doivent être conservées de sorte que la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations soient garantis tout au long de leur cycle de vie.
  • Le choix des archives publiques dignes d’une conservation définitive,
  • Le versement des archives publiques aux Archives nationales: les producteurs ou détenteurs d’archives publiques doivent proposer aux Archives nationales le versement de leurs archives publiques à l’expiration de leur durée d’utilité administrative.
  • La communication des archives aux citoyens,
  • La reproduction et la publication des archives,
  • La destruction d’archives publiques sans valeur historique, scientifique, culturelle, économique ou sociétale. (Archives Nationales, publication du 11/07/2018)     

Bénéfices :

  • meilleure gestion de l’information et des archives au niveau national,
  • maintien de la mémoire collective du Luxembourg & accès au patrimoine archivistique national,
  • bon fonctionnement de l’administration publique et du système démocratique,
  • attribution d’une mission d’encadrement aux Archives nationales en ce qui concerne la gestion et la conservation des archives publiques.

Les communes ne tombent pas sous cette loi, mais peuvent conclure des contrats de cooperation avec les Archives nationales pour bénéficier de conseils ou d’aides logistiques. La loi relative à l’archivage entrera en vigueur le 1er septembre 2018.

Sources :
https://anlux.public.lu/fr/actualites/2018/loi-archivage.html
http://paperjam.lu/questions/nous-avions-du-retard-en-termes-darchivage
http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/2018/08/17/a706/jo

Adieu aux gobelets jetables…, Labgroup introduit les « Greencups » et « Pokitos » !

Les gobelets jetables contribuent à la pollution de l’environnement et au phénomène d’accumulation des déchets de plastiques. Des milliards de gobelets en plastiques difficilement recyclables sont jetés chaque année.  Dans une approche écoresponsable et afin de contribuer à la protection de l’environnement et pallier à ce gaspillage, Labgroup a pris la décision de ne plus utiliser ces gobelets, afin de réduire son empreinte écologique.

Ainsi, Labgroup a décidé de mettre à disposition de chaque employé ainsi qu’aux visiteurs des gobelets réutilisables « Greencup » qui remplaceront les gobelets jetables en matière plastique. De plus, Labgroup a offert à chaque employé un « Pokito » pour la consommation des boissons chaudes.

Vous devez surement vous demander qu’est-ce qu’un Pokito ?

Ces tasses « fun », pratiques et écologiques s’intègrent parfaitement dans la démarche sociétale de Labgroup et aident à limiter davantage notre production de déchets.  De plus, les Pokitos sont pliables, ajustables et réalisés à partir de matériaux recyclés ! Désormais, les employés Labgroup ont la possibilité d’emporter boissons chaudes ou froides partout avec eux, tout en réalisant un geste supplémentaire pour l’écologie.

Les nouveaux « Goodies » Labgroup sont arrivés !

Labgroup est fière de présenter ses nouveaux « Goodies » : des mignonettes en chocolat ! En plus d’être délicieux, les chocolats sont bio et issus du commerce équitable et, ainsi, s’inscrivent dans la démarche sociétale de l’entreprise ! Les mignonettes sont emballées dans des mini-boîtes cadeau, en tous points similaires aux boîtes d’archive Medium de Labgroup !

Étant bio, fairtrade et au chocolat fondant, les petits chocolats sont des petites attentions qui seront distribuées lors de nos événements avec comme objectif d’offrir un petit cadeau qui est à la fois bon et bien.

The new Labgroup “Goodies” have arrived!

Labgroup is proud to present its new “Goodies”: mini-chocolates! In addition to being delicious, the chocolates are organic and fairtrade and, thus, are part of the company’s societal approach! The little chocolate squares are packaged in mini gift boxes, similar to Labgroup’s medium boxes!

As being organic, fairtrade and made of dark chocolate, the small squares are little extras and will be distributed on our events with the objective to offer a gift that is good and does good.

Florent Laidet, interviewé par la « Radio Ara ».

Nous avons le grand plaisir de vous informer que Florent Laidet, notre Information Lifecycle Management Advisor & Coordinator, a été interviewé par la radio locale « Radio Ara ».

« Radio ARA » est la radio libre et alternative du Luxembourg. Elle se caractérise par la participation de nombreux associations et citoyens. Labgroup sponsorise son émission « Transatlantic Tunes » (tous les vendredis à 20h00) depuis plusieurs années.

Florent a pu contribuer à l’émission Graffiti, (organisée par l’association « Graffiti ») en charge du programme des jeunes, diffusée tous les après-midis à la radio. L’association a pour objectif d’encadrer et soutenir les jeunes et invite régulièrement des professionnels afin qu’ils puissent présenter leur métier.

Dans le cadre de son engagement au comité du VLA (Association des Archivistes Luxembourgeois), la Radio Ara s’est rapprochée de Florent pour qu’il explique le métier d’un archiviste.

Lors de cette interview, Florent a présenté son cursus, son métier en tant que consultant-archiviste chez Labgroup et les spécificités de ses missions. Il a également parlé de ses centres d’intérêt, ses passe-temps et cite également le nom de Gaston Lagaffe ! Curieux non ?

Découvrez l’interview dans son intégralité en suivant le lien suivant : http://podcast.ara.lu/wp-content/uploads/2018/07/2018-07-12-Jonk-Bad-Florent-an-Anouk.mp3

Nous sommes convaincus que Florent a réussi à faire passer le bon message aux jeunes que le métier d’un archiviste est loin d’être monotone et ennuyeux.

Digital signature – Myths & Reality

SAVE THE DATE – 18/10/2018

Digitisation is the long-term market trend. Digitisation is more and more a business project. Digital transformation is integrated, with a growing importance, in the company’s strategy. This will have a profound impact on how we create and sign contracts.

The digital signature is the new way to validate a contract.
However, does it have the same value as a handwritten signature? Are the signators identified? How is the security of the parties guaranteed? Is it easy to use? Are there different forms of digital signature? 

To answer all of these questions and yours, Labgroup & Nowina organise a private conference, during which the digital signature is demystified and demonstrated in practice!

The conference is organized in the framework of the Cybersecurity week, from the 15th to the 20th of October 2018.

** The event will be in French**

 

 

Invitation – Conférence privée Le statut PSDC – quel bilan 18 mois après sa mise en application ?

04.10.2018

Labgroup a le plaisir de vous inviter à la conférence privée qui aura lieu jeudi 4 octobre 2018 à partir de 8h00 à l’hôtel Olivier.

Un an et demi après la mise en application du statut PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation), Labgroup, première société certifiée PSDC et Numen, ayant obtenu ce même statut quelques mois plus tard, organisent un petit-déjeuner suivi d’une conférence interactive dédiée au statut PSDC.

Une présentation du statut et son cadre réglementaire sera suivie d’une démonstration concrète et pratique d’un processus « zéro papier » ; de la dématérialisation à valeur probante jusqu’à l’archivage sécurisé des documents et données sensibles.

 

PROGRAMME

8h00 – 8h45 Accueil et Petit – déjeuner
8h45 – 9h30Présentation du statut PSDC et de son cadre réglementaire, bilan et perspectives
9h30 – 10h00Témoignage Client
10h00 – 10h30 Session Q&R

 

 

LIEU


Hôtel Olivier
140 Route d’Arlon
L-8008 Strassen – Luxembourg

 

 

 

June 9th – International Archives Day

Issues finding your documents? Keep calm – the 9th June is International Archives Day! 

International Archives Day aims to raise awareness amongst organisations regarding the importance of archiving media, classifying different types of documents, and managing retention periods.

This day is also an opportunity to thank all the people who are committed to easing our research and information exchanges like Mister Archive and Miss Digital.

What does “archives” mean?

Archives/records include information of different types, age or support that are produced by organisations as part of their activity. Archives must be maintained by organisations but also by people as evidence and trace in case of control or dispute. They may also contribute to the future decisions of an entity through data analytics. Therefore, proper preservation of records is required.

Labgroup can help organisations with the implementation of an archiving policy that will lead to creating retention rules; to better manage information lifecycle but also to protecting personal data.

You don’t know how to implement an archiving policy?

Don’t worry, Labgroup assists organisations in the development of an adapted archiving policy by providing advisory services. As being members of the Labgroup team, Mister Archive and Miss Digital are willing to help your organisation thanks to their magical expertise and deep experience in the field of document and data management.

With the help of Mister Archive, your organisation will achieve to create and implement an archiving policy, while new content and records management tools will optimise and centralise information management, thanks to Miss Digital.

Labgroup offers, according to the needs of its customers, archival consulting services that result in various missions regarding:

  • Training  -> implement user awareness and change management
  • Organisation and governance -> organise the searching and display of procedures
  • Document workflow management -> manage the access and authenticity -> optimise the information’s circulation
  • Hybrid records management, paper and electronic -> secure archiving, management and destruction processes
  • Indexation and archival description  -> describe archives and funds according to archival   standards
  • Valorisation and preservation -> assure long-term preservation both paper and electronic -> ensure the transparency and confidentiality

Labgroup has the power to simplify and strengthen information governance thanks to the Arcateg™ Records Categorisation Method that accelerates information management rules development and their implementation.

Organisations can take advantage of the Arcateg™ methodology according to several specific objectives such as quality and completeness of the retention rules, mapping of personal data, and/or compliance with GDPR (General Data Protection Regulation (GDPR), in force from May 25th, 2018).  (https://www.labgroup.com/partenariat-entre-labgroup-et-archive-17-pour-la-diffusion-de-la-methode-arcateg-archivage-par-categorie/)

Need help with your documents/data management? Contact us now and benefit from a special consultancy offer to celebrate this special day

1 day/consultant to implement an existing assessment report!

Send an e-mail to marketing@labgroup.com to schedule your appointment

 

Links:

Communication en français: Journée Internationale des Archives

GDPR : Plus qu’un mois !

Il est temps de se préparer, dans exactement 1 mois, le GDPR, nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles entrera en application.

 

New Video – Secure Document Destruction Services

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