Nowina Solutions et Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) s’allient pour faciliter l’utilisation simple de la signature électronique intégrée
Labgroup, le leader de la gestion documentaire tout au long de la vie, et l’éditeur spécialisé Nowina Solutions, associent leurs forces pour intégrer un service de signature électronique en ligne dans un logiciel de GED (Gestion électronique des documents). Les deux sociétés luxembourgeoises veulent ainsi permettre aux petites et moyennes entreprises de réduire leurs coûts en accédant facilement à ce mode de validation moderne et reconnu par la loi.
La digitalisation de nos sociétés et la transformation digitale des entreprises sont aujourd’hui des évidences, qui apportent des changements profonds, notamment dans la façon de conclure et signer des contrats.
En effet, la signature électronique, qui a une valeur légale depuis 1999, est, pour les parties, la nouvelle manière de valider un accord, sans être astreints à l’imprimer, le poster, le retourner, le vérifier, l’archiver…
Il suffit de détenir une adresse de messagerie électronique et un smartphone pour être capable de signer un document électronique en ligne de façon sécurisée et ultra rapide !
La signature électronique offre même plus de flexibilité que la signature manuelle, puisque 3 niveaux de fiabilité sont définis dans la loi en vigueur (Règlement (UE) n ° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE), à choisir en fonction de la valeur à sécuriser :
- La signature électronique qualifiée (SEQ), qui a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite au sein de l’Union européenne, est basée sur un certificat d’identité numérique acquis auprès d’une autorité de certification européenne dûment reconnue, comme LuxTrust, enregistré sur un support hautement sécurisé, tel une puce intégrée dans les cartes d’identité (belges et luxembourgeoises).
- La signature électronique avancée (SEA), reconnue dans le monde entier, peut prendre différentes formes (signature manuscrite sur une tablette tactile, signature basée sur un certificat à usage unique…), et doit être précédée d’une identification des signataires, dont la nature et l’acuité dépendront du degré de sécurisation visé.
- La signature électronique simple présente des exigences ainsi qu’une valeur juridique plus faibles, mais suffisantes dans beaucoup de circonstances (en cas de réception de colis par exemple, validée par une signature apposée sur la tablette tactile du livreur).
Les deux premiers niveaux de signature électronique permettent de garantir l’identité des signataires, la date de signature et la non-altération du contenu validé.
Nowina (voir nowina.lu) est l’éditeur de la plateforme de signature électronique EVA, qui est :
- conforme au règlement européen eiDAS ;
- dotée d’une interface de programmation (API) pour l’intégrer facilement dans n’importe quelle application, de gestion documentaire par exemple ;
- compatible avec n’importe quel certificat d’identité numérique acquis auprès de n’importe quelle autorité de certification inscrite sur la liste de confiance de n’importe quel pays membres de l’Union européenne ;
- configurable pour offrir un parcours de signature guidé et ouvert à ses utilisateurs, en leur permettant par exemple de sélectionner les niveaux de signature proposés au choix ;
- 100% web, c’est-à-dire utilisable sans qu’il soit besoin d’installer quelque logiciel que ce soit sur le poste client, sauf bien entendu le pilote du lecteur de (carte à) puce dans le cas d’une signature électronique qualifiée ;
- unique pour ce qu’elle offre un niveau de fiabilité très élevé pour la signature électronique avancée basée sur un certificat à usage unique, en transmettant par SMS un code de signature calculé par une méthode cryptographique, et non aléatoire ;
- intégrée dans l’application LuxDoc de Labgroup.
LuxDoc est la solution de gestion électronique des documents (GED), proposée par Labgroup en mode SaaS (Software as a Service), avec tarification à la consommation (en nombre d’utilisateurs et en volume de stockage de documents).
LuxDoc offre déjà une multitude de fonctionnalités pour aider les petites et moyennes entreprises à optimiser le traitement et le classement des informations reçues et produites au sein de l’organisation (voir luxdoc.lu). La signature électronique sera la prochaine à être proposée à la demande, c’est à dire comme un service supplémentaire. Un simple clic permettra à l’utilisateur autorisé de lancer le processus de signature. Le représentant habilité de l’autre partie recevra automatiquement par courriel une invitation à signer le document en ligne et un lien vers la plateforme EVA hébergée par Labgroup. Si la signature électronique avancée est sélectionnée, un certificat à usage unique, ou code de signature, lui sera envoyé sur son smartphone, dont la saisie vaudra signature.
Les clients de LuxDoc pourront ainsi inscrire la signature électronique à l’agenda de leur transformation digitale, sans avoir à investir dans une infrastructure technique, un environnement de cybersécurité et un logiciel, que Labgroup met à leur disposition.
Au sujet de Labgroup
Labgroup est une compagnie luxembourgeoise qui offre des solutions de gestion et d’archivage de l’information aux entreprises et aux organisations de tous les secteurs.
Depuis 1977, Labgroup s’est efforcée d’assister ses clients dans leurs efforts de dématérialisation, en proposant des services et des solutions adaptées de gestion électronique des données.
La gamme des services de Labgroup inclut la numérisation des documents papier, l’entreposage et la destruction des archives physiques, la capture et la conservation des archives électroniques, la sauvegarde et la restauration de données, la préservation de médias informatiques, la consultance et la formation en archivistique. Notre équipe de professionnels fournit des conseils concernant la politique d’archivage, la gestion des documents d’archives et la conformité (compliance). Labgroup est une société internationale, avec des clients sur les cinq continents. La mission de Labgroup est d’aider les organisations à maintenir leur conformité aux obligations légales tout en améliorant l’efficacité de leur gestion de l’information.
Pour en savoir plus : www.labgroup.com
Au sujet de Nowina
Société de services informatiques offrant des solutions complètes de dématérialisation des processus intégrant la signature électronique. Créée en 2014, cette jeune société est déjà reconnue par beaucoup d’entreprises comme une référence de la signature électronique en Europe. Nowina s’engage aux côtés de ses clients dans leurs projets de transformation digitale. Pour cela, l’entreprise s’appuie à la fois sur son expertise unique en matière de signature électronique, mais également sur une connaissance solide du secteur des services financiers, du secteur public et celui de la santé.
L’équipe de professionnels de Nowina Solutions propose une formation sur les différents aspects de la signature électronique, telle que la nouvelle règlementation eIDAS et aide les entreprises à saisir les opportunités idéales qui n’incluent pas le papier.
Pour en savoir plus : http://nowina.lu/
Contact:
Labgroup
Cindy Reff
Marketing & Communication
Tél : +352 350 222 243 – Email : marketing@labgroup.com
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Liens:
Communiqué de presse – Labgroup
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Liens Presse :
18 months after the implementation of the PSDC status: assessment and prospects by two PSDC-DC companies: Labgroup and Numen
The certification and accreditation of the first PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services), on February 1st, 2017, marked the implementation of the law of July 25th, 2015 on electronic archiving, and the establishment of the chain of digital trust. A year and a half after its implementation two PSDC-DC companies, Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) and Numen, decided to present the progress of the status and to make a first assessment, by organising a private conference about this subject.
Back to the beginning:
At the European level, this is the European regulation eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) n°910/2014, fully implemented since July 1st, 2016, which permitted to demonstrate the willingness of member states to democratise digitisation by: – enhancing the security of electronic exchanges; – recognising the universal value of the electronic signature; – granting a legal value to a digital document (non-discrimination principle of the digital evidence to courts).
Luxembourg was the first country in Europe to establish a legal system that supports electronic archiving while committing the state via the certification of trusted service providers. The law of July 25th, 2015 relating to electronic archiving recognises the probative value of electronic copies of paper documents, produced by a certified PSDC respecting all conditions of strict accuracy to the original, and gives them a presumption of conformity to the original.
The PSDC certification is issued by a certification body accredited by the Luxembourg Office of Accreditation and Surveillance (OLAS) before obtaining approval by the Luxembourg Institute of Standardisation, Accreditation, Safety and Quality of products and services (ILNAS). ILNAS registers the relevant organisation in the list of PSDC companies (specifying certification processes) thus establishing the PSDC status.
The PSDC-DC status is defined as: – Provider of Digitisation Services, in other words, an organisation authorised to create legal electronic copies of paper documents; – Provider of Conservation Services, which guarantees the integrity, confidentiality and durability of electronic archives throughout their retention period.
Labgroup and Numen both obtained PSDC certification before being accredited by ILNAS.
The combination of skills by these two major players in Luxembourg is proving successful for several years now. Indeed, in 2015 Labgroup and Numen Europe decided to combine their expertise to be able to handle the entire lifecycle of physical and electronic documents from their collection to the certified destruction. Together, the companies can guarantee a continuity of the operations thanks to the redundancy of their resources and certifications. The University of Luxembourg, the European Parliament and Raiffeisen Bank are among their renowned customers, highlighting the efficiency of the combined services of both partners.
As part of the law of July 25th, 2015 about electronic archiving, Luxembourg now counts six PSDC including:
- 3 specialised providers, certified PSDC-DC
- 1 certified company PSDC-DC for 1 client
- 1 trade union and 1 public institution, certified PSDC-Conservation
This relatively small number can be explained by the substantial investments a company need to plan if it wishes to obtain the PSDC status.
In order to draw a first assessment, a year and a half after the implementation of the PSDC status, the two companies of legal electronic archiving organised a private conference on October 4th, 2018; an opportunity to explain the evolution of this status as well as the actual efficiency of a digital process.
An interactive conference presenting the status, its regulatory framework and its legal specificities was organised that morning. A first assessment was drawn answering the three following questions:
- What about the position of the PSDC status at the international level?
Luxembourg’s neighbours are democratising in turn digitisation! Luxembourg, being the first country to create a specific framework, neighbouring countries have not failed to follow the digital trend by creating a legal framework that supports the “paperless” process, thus completing the eIDAS regulation (in Belgium the Digital Act and in France the NF-461 standard & NF Z 42-026 standard). The presence of the “trusted service provider” status is considerably strengthened, allowing recognition of the PSDC status at the international level.
- PSDC – Quo vadis?
As much as the issue of electronic archiving represents a current challenge to companies, the decisions to take the leap delay! In terms of investments, this is not a priority. The decision cycle is prolonged, and too often, the projects are still in the initial stage, in the process of reflection (take a step back to see the big picture?). To date, about ten organisations are in the stage of taking advantage of the PSDC, but the process remains slow. The market is still evolving, but is growing fast with the combination of the electronic archiving and the electronic signature; a complementarity between the Luxembourgish legal framework allowing to accelerate and expand digital transformation and the eIDAS, which gives a European legal value to digital trust services, such as electronic signature and timestamp.
- Homo Papyrus vs Homo Digitalis: the hidden costs issue.
Customers who took the plunge notice a decrease in costs and an increase in customer service quality. A better knowledge sharing, a decline of information loss risks, a guarantee of data privacy … the benefits are numerous. However, the real benefits often come in terms of “hidden savings”; ex. How much is the worth of time of a manager who takes 15 minutes per day to sign paper contracts? What is the cost of a paper process vs a dematerialised process?
The PSDC status requires upstream work, a certain digital maturity/stability of a structure, long before its implementation. The digitisation in a whole includes different stages. The First step? Shut off the “paper production” tap by dematerialising the exchanges, then by dematerialising the processes.
About Numen
As a service provider of IT solutions, hosting and dematerialisation, Numen is committed to working with their customers in their digital transformation projects, optimising customer relations and back offices, managing their documents and enhancing their cultural and sensitive contents. With 980 experienced employees, Numen is a reliable technological partner for more than 500 clients, varying form banking, insurance, real estate, medical, publishing, distribution, culture, industry, human resources, as well as European institutions and public organisations. With 50 years of expertise and its local (9 regional implementation) and European presence and its center of development and BPO in Madagascar, the company has an annual turnover in excess of 65 million euros. For further information: www.numen.fr – www.linkedin.com/company/494479 / – www.numeneurope.com/en/ – www.linkedin.com/company/numen-europe/
About Labgroup
Labgroup is a Luxembourg-based company that provides information management & archiving services to a large range of organisations and institutions. Since 1977, Labgroup has endeavoured to assist its clients in their digitisation efforts by offering adapted services and solutions for electronic data management. Labgroup offers the complete range of Information Lifecycle Management (ILM) solutions and services including digitising of paper documents, storing and destroying physical archives, capturing and conserving electronic archives, protecting and restoring data, preserving IT media and giving consulting services and training. Our professional services team provides advice regarding archiving policy, records management and compliance. Labgroup is an international company with business activities on five continents. Labgroup’s mission is to enable organisations to maintain compliance with legal obligations whilst enhancing the efficiency of their information management. For further information: www.labgroup.com
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Communiqué de presse – Labgroup
Allianz Life Luxembourg plus proche de ses clients via le digital
ALLIANZ LIFE LUXEMBOURG INTRODUIT LA CRÉATION DE FORMULAIRES EN LIGNE ET LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE AU DÉPART DE LA NUMÉRISATION DE SES DOSSIERS DE POLICES D’ASSURANCE.
Numérisation et stockage en ligne des dossiers, formulaires en ligne, signature électronique… Allianz Life Luxembourg vient de franchir une étape majeure dans sa transformation digitale. Au départ, deux effets déclencheurs. Le premier, le constat par l’ACA Insurance Day 2015 du retard du Luxembourg en matière de digitalisation, rappelle Patrick Bouckaert, Director of IT & Organization Department, Allianz Life luxembourg. Le deuxième, le lancement par le groupe plus que centenaire du «Renewal Agenda», soutenu au sein d’Allianz Benelux par le programme Xcelerate incluant entre autres deux axes de travail : «Customer centricity» et «Digital by default».
«Les clients attendent la même qualité et la même flexibilité de nos produits et services que ce qu’ils reçoivent auprès d’autres grandes compagnies comme Amazon ou Google, constate Patrick Bouckaert. A nous de tirer des leçons de ces expériences, de dépasser les attentes et de faire en sorte que chacun de nos clients devienne un supporter loyal et confiant de notre marque, de nos produits et de nos employés. C’est ce que nous appelons le Customer centricity. Deuxième axe, le Digital by default : Internet, smartphone, digitalisation et autres évolutions technologiques changent radicalement les attentes de nos clients et représentent un défi pour les compagnies ‘classiques’ comme la nôtre. Nous devons devenir une compagnie entièrement digitale pour pouvoir offrir à nos clients ce qu’ils souhaitent : des produits faciles à comprendre et des processus rapides et efficaces, quel que soit l’appareil ou le canal utilisé…»
Fort de ces constats, Allianz Life Luxembourg a lancé sa transformation digitale en commençant par la stabilisation des fondations. La première étape fut la dématérialisation avec pour objectifs la suppression du papier au profit d’une gestion électronique des documents.
Le moment était propice. Allianz Life Luxembourg pouvait se reposer sur la législation (loi luxembourgeoise du 25 juillet 2015) sur l’archivage qui permet de conserver électroniquement des copies de documents papier et numériques avec la même valeur probante que le document original à condition que celles-ci soient gérées et conservées par un prestataire ayant obtenu le statut de PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation). Egalement sur l’adoption (le 1er juillet 2016) du Règlement européen EU 910/2014 eIDAS sur l’identification électronique et les services de confiance permettant également de conférer une valeur légale européenne aux services de confiance numérique, tels que la signature électronique et l’horodatage.
Volet 1 : numérisation et stockage électronique des dossiers de polices d’assurance Vie
L’objectif de cette première phase clé visait à augmenter la productivité des gestionnaires en facilitant la recherche des informations, tout en garantissant leur archivage pérenne sur une plateforme sécurisée et hautement disponible. Pour ce faire, Allianz Life Luxembourg a choisi de collaborer avec Labgroup, expert dans le domaine de la gestion du cycle de vie de l’information, pour concrétiser cette première étape du projet : la numérisation et la centralisation des dossiers de polices d’assurance Vie dans un outil unique d’archivage -un SAE (Système d’Archivage Electronique).
Après une analyse des besoins, les consultants de Labgroup et l’équipe projet d’Allianz Life Luxembourg ont créé un plan de classement spécifique s’articulant autour des activités principales d’Allianz Life Luxembourg; la gestion des polices d’assurance, la gestion des preneurs d’assurances, la gestion des partenaires et les aspects règlementaires.
La numérisation au quotidien des documents a été réalisée par les gestionnaires en utilisant des feuilles d’indexation spécifiques. Ces documents digitalisés et indexés sont envoyés automatiquement vers la plateforme SAE, hébergée et opérée chez Labgroup, au sein de ses propres infrastructures au Luxembourg. Grâce à ses diverses certifications, Labgroup garantit la plus haute confidentialité et sécurité de l’information à ses clients.
Pour optimiser davantage les flux de travail, tout en minimisant les risques liés à la classification, un système avec des QR codes a été implémenté. Ces codes sont insérés dès la création des documents et permettent aux utilisateurs de ranger directement leurs documents.
L’authentification des utilisateurs finaux à la plateforme SAE se fait, en toute sécurité et en toute simplicité, par leur compte principal, en accédant aux informations spécifiques à leur fonction (accès granulaire). Offrant des services adaptés aux besoins des utilisateurs d’Allianz Life Luxembourg, Labgroup a développé des remontées d’alertes sur les documents manquants ou expirés, permettant ainsi d’avertir les gestionnaires des actions à entreprendre.
Volet 2 : création d’un formulaire électronique en ligne
Après l’implémentation de cette première étape de dématérialisation, Allianz Life Luxembourg a fait confiance à la société Jway, éditeur des progiciels FormPublisher et FormSolution qui transforment tous les processus administratifs ou commerciaux des sociétés en services web intelligents pour le projet de création de formulaires en ligne.
L’intervention de Jway s’est étendue sur deux phases : la mise en ligne du Guichet partenaire et la création des formulaires puis l’intégration de la signature électronique dans le traitement des formulaires, en collaboration étroite avec la société Nowina.
Avec FormSolution de Jway, Allianz Life Luxembourg a pu mettre en œuvre une plateforme de services en ligne comprenant un générateur de e-démarches « SmartForms » , pour enregistrer les actes de gestion des partenaires, directement en ligne, tout en garantissant la plus haute sécurité et confidentialité des données.
Ce projet, qui a été réalisé en quelques mois, permet, grâce à la solution Jway, un gain de temps et d’efficacité pour les utilisateurs de la plateforme. Cette approche a également comme avantage d’être moins coûteuse qu’un développement spécifique. Dans un premier temps, et en étroite collaboration avec les équipes d’Allianz Life Luxembourg, Jway a développé des formulaires en ligne «responsive», personnalisés et adaptés aux besoins des partenaires. Cette phase de développement a été menée dans le cadre d’une méthodologie AGILE pour répondre parfaitement aux besoins.
Pour insérer harmonieusement la plate- forme de services en ligne à la solution globale de gestion des partenaires d’Allianz, une intégration sécurisée dans l’extranet d’Allianz Life Luxembourg a été réalisée par Jway. Cette intégration avait pour objectif de faciliter la mise en ligne de toute nouvelle démarche selon le principe du Lego préconisé par Jway.
Volet 3 : intégration de la signature électronique aux formulaires électroniques
Enfin, Allianz Life Luxembourg a fait appel à la société Nowina Solutions pour la mise en place de la signature électronique. Objectif : transformer les processus métier pour atteindre une plus grande efficacité.
S’inscrivant dans le processus de digitalisation d’Allianz Life Luxembourg, Nowina a aidé à définir la solution de signature électronique la plus adaptée, c’est-à-dire celle qui propose une expérience utilisateur efficace tout en restant évolutive en terme de moyens et de technologies de signatures conformes à eIDAS permettant l’utilisation d’une signature électronique engageante au niveau légal.
Le choix d’Allianz Life Luxembourg s’est porté sur la plateforme de signature EVA de Nowina. Cette plateforme propose un portail de signature «responsive», en «white label», qui permet le partage de documents entre les différents signataires. Points forts : la solution peut être déployée dans l’infrastructure d’Allianz Life Luxembourg et elle est facilement intégrable dans les processus existants en mettant à disposition une API web couvrant toutes les fonctionnalités de signature.
Tenir compte des besoins du client, fil rouge de la démarche
En accélérant sa transformation digitale, Allianz Life Luxembourg a souhaité se rapprocher des services proposés sur le marché français. L’assureur a ainsi déjà rencontré une partie de ses objectifs : offrir une plateforme à ses partenaires et clients accessible à partir de différents périphériques (PC, portable, tablette, smartphone); augmenter la qualité du service, l’efficacité et la productivité; ouvrir l’accès aux données de manière sécurisé et soutenir la croissance des activités.
«Le digital doit nous permettre d’optimiser plus encore nos activités et apporter de la valeur ajoutée à nos partenaires et clients. Tenir compte du client est le fil conducteur de nos projets !», insiste Olivier Robin, Deputy CEO, Allianz Life Luxembourg.
Il reste du chemin à parcourir. Allianz Life Luxembourg a en chantier d’autres développements en cours. Notamment alimenter, à fréquence quotidienne, les plateformes d’agrégation avec le détail des mouvements, offrir la possibilité de suivre l’évolution des demandes introduites par contrat, enrichir la plateforme extranet avec l’ensemble des documents associés à la gestion des contrats…
«Bien entendu, nous restons attentifs aux évolutions technologiques telles que Robot Process Automation, Artificial intelligence, blockchain et chatbot pour lesquelles nous pouvons nous appuyer sur le groupe et, en particulier, sur Allianz Benelux avec qui nous partageons ces sujets», conclut Patrick Bouckaert. Bref, si une étape majeure a été franchie, d’autres suivront.
LES 3 PARTENAIRES DU PROJET
° Labgroup, solutions de gestion et d’archivage de l’information
Depuis 1977, Labgroup aide les organisations à maintenir leur conformité aux obligations légales tout en améliorant l’efficacité de leur gestion de l’information.
La gamme des services de Labgroup inclut la numérisation des documents papier, l’entreposage et la destruction des archives physiques, la capture et la conservation des archives électroniques, la sauvegarde et la restauration de données et la préservation de médias informatiques.
La CSSF (Commission de Surveillance du Secteur Financier) et l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services) supervisent Labgroup en tant que Professionnel du Secteur Financier (PSF) et PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation). Labgroup est également certifiée ISO 9001:2015 et ISO 27001:2013.
° Jway digitalise sous forme de services web intelligents tout formulaire et processus administratif
Jway fournit et met en œuvre une plateforme complète de services en ligne incluant un générateur de e-démarches. La solution Jway permet de modéliser formulaires et processus administratifs ou business pour créer avec agilité tout service en ligne de la demande à sa validation finale et propose un guichet virtuel qui gère les dossiers et interactions avec les utilisateurs. Avec FormSolution, Jway permet d’exploiter et gérer facilement les démarches et dossiers sur un guichet en ligne, quelle que soit la complexité fonctionnelle du formulaire ou du processus; avec FormPublisher, Jway offre la possibilité de créer facilement et rapidement sans technicité informatique tout formulaire ou e-service dans le cadre d’une démarche agile.
° Nowina, solutions complètes de dématérialisation des processus intégrant la signature électronique
Créée en avril 2014, Nowina Solutions fournit des solutions de signature et d’authentification forte, des solutions métier «paperless» et accompagne les entreprises dans leur réflexion sur la meilleure façon de saisir les opportunités de dématérialisation liées à eIDAS.
Nowina s’appuie à la fois sur son expertise unique en matière de signatures électroniques interopérables et de solutions digitalisée, et sur une solide connaissance des métiers dans les services financiers, le secteur public et le privé.
L’offre permet une transition sans heurt vers la digitalisation totale et apporte en plus de l’expérience numérique simple des opportunités supplémentaires en introduisant l’interopérabilité comme le prochain moteur de croissance et d’avantage concurrentiel.
Raiffeisen has entrusted Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) and Numen Europe with the implementation of a digitisation and electronic archiving solution for its daily business requirements.
Raiffeisen Bank, the first cooperative bank where interests and decisions centres are based in Luxembourg, places the customer at the centre of its concerns. Raiffeisen strengthens its position within the market place by anticipating trends and modernising its range of products and services to meet the requirements of their customers.
According to Raiffeisen, digitisation offers numerous benefits. The bank decided to call upon Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) and Numen Europe to provide modern and flexible services to its clients. Thanks to the convergence of its physical and digital channels, Raiffeisen has developed its digitisation to increase its operational efficiency.
Following a tender (issued in 2015), Raiffeisen Bank entrusted the deployment of a digitisation service and an electronic archiving solution to Labgroup, a document management specialist with more than 40 years’ experience, and to Numen Europe, an expert in confidential data extraction and document processing. Labgroup and Numen were both certified PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services) before being certified by ILNAS (Luxembourg Institute for Standardisation, Accreditation, Security and Quality of Products and Services).
The project aimed at optimising the management, the protection and the preservation of documents in the perspective of a “Paperless Office”, and this includes three steps:
- The digitisation of client files that represents, the collection of 8 million pages;
- The daily digitisation of paper documents concerning daily banking activities;
- The archiving of documents, existing electronic or digitised (contracts or operations in electronic form).
The electronic copies created by a PSDC according to the regulation have the same probative value as the original documents (which henceforth can be destroyed). Therefore, all holders of information such as Raiffeisen Bank can entrust Labgroup with their digitisation and conservation operations, in complete safety, with the guarantee of the Luxembourg State.
The combination of the skills of both companies has been a successful collaboration within and beyond Luxembourg. Thanks to this partnership, Numen Europe and Labgroup can take charge of physical and electronic documents life cycle from their collection to their certified destruction. Both also guarantee business continuity thanks to the redundancy of their tools and certifications.
The CSSF (Luxembourg Financial Services Supervisory Authority) and the ILNAS (Luxembourg Institute for Standardisation, Accreditation, Security and Quality for Products and Services) monitor Labgroup and Numen Europe as being a PSF (Professional of the Financial Sector) and PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services).
Labgroup and Numen are both certified ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013, thus ensuring the highest level of confidentiality and information security to their customers.
About Labgroup
Labgroup is a Luxembourg-based company that provides information management & archiving services to a large range of organisations and institutions.
Since 1977, Labgroup has endeavoured to assist its clients in their digitisation efforts by offering adapted services and solutions for electronic data management.
Labgroup offers the complete range of Information Lifecycle Management (ILM) solutions and services including digitising of paper documents, storing and destroying physical archives, capturing and conserving electronic archives, protecting and restoring data, preserving IT media and giving consulting services and training. Our professional services team provides advice regarding archiving policy, records management and compliance. Labgroup is an international company with business activities on five continents. Labgroup’s mission is to enable organisations to maintain compliance with legal obligations whilst enhancing the efficiency of their information management. For more information: www.labgroup.com
About Numen
As a service provider of IT solutions, hosting and dematerialisation, Numen is committed to working with their customers in their digital transformation projects, optimising customer relations and back offices, managing their documents and enhancing their cultural and sensitive contents.
With 980 experienced employees, Numen is a reliable technological partner for more than 500 clients, varying form banking, insurance, real estate, medical, publishing, distribution, culture, industry, human resources, as well as European institutions and public organisations.
With 50 years of expertise and 16 locations in France and Europe, the company has an annual turnover in excess of 65 million euros. For further information: http://www.numen.fr/en/
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Labgroup
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Partenariat entre Labgroup et Archive 17 pour la diffusion de la méthode Arcateg™ (archivage par catégorie).
Labgroup, tiers de confiance et archiveur depuis 40 ans, étant un expert dans la gouvernance de l’information qui accompagne ses clients dans leur gestion du cycle de vie des informations (Information Lifecycle Management), intègre désormais la démarche Arcateg™ dans son offre de services. C’est tout naturellement que Labgroup est devenu partenaire de Madame Marie-Anne Chabin, expert reconnu au niveau international pour l’archivage et la gestion de l’information numérique, et créatrice de la méthode Arcateg™.
Cette méthodologie originale et efficace permet d’accélérer et de consolider les règles de gestion de l’information et leur mise en œuvre. Les 100 catégories universelles du cadre de classement Arcateg™ couvrent toutes les valeurs possibles de l’information sur tous supports et facilitent ainsi l’audit et la qualification des informations à risque dans l’entreprise. Ces catégories de conservation permettent de structurer de façon rigoureuse et pérenne le pilotage du cycle de vie des documents et des données.
Avec Arcateg™, vous pouvez à la fois simplifier et renforcer la gouvernance de l’information dans au sein de l’organisation (cycle de vie des dossiers et des fichiers, sécurité des données, accès aux contenus). Vous pouvez aussi décliner l’utilisation du référentiel Arcateg™ selon divers projets spécifiques : amélioration de l’archivage physique, qualité et complétude des règles de conservation, repérage des données à caractère personnel et conformité au RGPD.
La méthode Arcateg™ complète parfaitement la panoplie des services que Labgroup proposent, et enrichit le service de consultance. Les consultants Labgroup ont été formés à la méthode et sont disponibles pour vous aider à l’utiliser pour optimiser la gestion et l’archivage de votre patrimoine informationnel.
Labgroup dans Solutions Magazine- juillet 2017
Découvrez l’article sur l’archivage électronique dans le magazine Solutions – Digital Energy, édition juillet 2017
Archivage électronique légal : respectez la nouvelle loi belge et tirez parti des avancées de la loi luxembourgeoise, en confiant vos documents légaux à Labgroup, premier opérateur certifié PSDC par le Gouvernement luxembourgeois.
Deux ans après l’adoption du règlement européen eIDAS (Electronic Identification and electronic Trust Services) et quelques jours après son entrée en application, le législateur belge a assumé ses responsabilités en votant la loi du 21 juillet 2016 qui le met en œuvre et le complète.
Le texte européen laissait des marges de manœuvres qui ont été exploitées par la loi belge, qui consacre des dispositions visant à parfaire un cadre juridique cohérent pour la digitalisation des documents papier, la signature électronique ainsi que l’horodatage des documents, leur transmission par voie de recommandé électronique, et, leur conservation intègre à long terme.
Présomption de conformité
Au Luxembourg aussi, le législateur a anticipé la transformation digitale. La loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique se veut avant-gardiste dans le sens où elle reconnaît la présomption de conformité aux copies électroniques de documents papier produites par un « PSDC » certifié (Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation). Sous condition bien entendu, que soient strictement respecté un ensemble d’exigences méthodologiques et techniques garantissant la fidélité de ladite copie à l’original papier ; ainsi que sa non-altération dans le temps.
En présumant que la preuve numérique est aussi valide qu’une preuve écrite en cas d’un litige, la présomption de conformité renverse la charge. C’est à la partie adverse de chercher la faille… et plus à l’entreprise qui a exploité les nouvelles technologies de démontrer leur juste utilisation. Par ailleurs, la loi luxembourgeoise précise les conditions de certification :
– en tant que prestataire de service de dématérialisation (PSDC-D) d’une organisation qui veut scanner des documents avant de les détruire,
– en tant que prestataire de service de conservation (PSDC-C) d’une organisation qui veut assurer l’archivage à valeur probante des images scannées et des documents nativement électroniques.
Un PSDC-C peut être assimilé à une banque qui stocke de l’information -des bits et bytes. Et, comme dans une banque, les dépôts chez le prestataire certifié sont garantis par l’État luxembourgeois. Ce qui signifie, pour les clients, la disponibilité de leurs informations en toute circonstance, et donc, la possibilité de les récupérer même en cas de défaillance de la « banque ». La réversibilité et la lisibilité sont également assurées, via l’utilisation de formats de fichiers « ouverts », autrement dit non-propriétaires. Comme une banque, la stabilité financière du PSDC est contrôlée par l’autorité de surveillance du secteur financier. Et c’est une administration, en l’occurrence l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services) qui veille, entre 2 audits annuels, à la bonne application du référentiel de pratiques PSDC. En résumé, le statut PSDC propose un niveau de sécurité inédit !
Labgroup, premier certifié PSDC
Le 1er février 2017, Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) devenait le premier PSDC certifié, aussi bien pour la dématérialisation que pour la conservation. C’est donc en toute sécurité -avec la garantie de l’État luxembourgeois- que les détenteurs d’informations de tous pays peuvent donc confier à Labgroup tant leurs opérations de dématérialisation que de conservation.
De tous pays… mais en particulier les entreprises et organisations belges, pour lesquelles la combinaison du droit national avec les législations luxembourgeoise et européennes offre un indéniable avantage en termes de sécurité juridique et de sécurité de l’information.
Certes, la présomption de conformité automatique ne vaudra que dans une situation soumise à la loi luxembourgeoise. Toutefois, on peut penser que les magistrats étrangers seront enclins à reconnaître la fiabilité d’un dispositif certifié dans un pays européen sur la base de critères normatifs mondialement reconnus. En effet, les règles et les exigences auxquelles Labgroup doit se conformer en tant que PSDC, sont au moins équivalentes celles instaurées par les textes de la loi belge du 21 juillet 2016, plus connue sous la désignation de Digital Act, et du décret français du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil.
Pour consulter l’article complet : https://www.solutions-magazine.com/archivage-electronique-legal/
Lab Luxembourg SA (Labgroup) is the first PSDC to be certified in Luxembourg
Lab Luxembourg SA (Labgroup) is the first PSDC to be certified in Luxembourg
At a press conference held at the Ministry of the Economy on Wednesday 1st of February, Étienne SCHNEIDER, Deputy Prime Minister & Minister of the Economy, Jean-Marie REIFF, Director of ILNAS (Luxembourg Institute for Standardisation, Accreditation, Security and Quality for Products and Services) and Bernard MOREAU, CEO of Labgroup, marked the start of Archiving 2.0.
Indeed, the certification of the first PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services), concretises the implementation of the law of the 25th of July 2015 on electronic archiving, and the establishment of the digital trust chain, which extends from the European Union to the holder of information, through the Luxembourg State and the third-party archiver.
PSDC certification, a long-standing work
As a third-party archiver for 40 years in Luxembourg, Labgroup had to prepare itself for the future by initiating its digital transformation in the early years of the 21st century. The strategy aimed to be the leading edge in the evolution towards a paperless society (or, in the medium term, with less paper). In parallel with investing in a state-of-the-art, highly protected storage and archiving infrastructure, Labgroup has developed a comprehensive and continuously improved Information Security Management System (ISMS).
These efforts to control risks were rewarded in 2014 by obtaining the ISO 27001 international certification (already a first for an archiver in Luxembourg), in terms of information security management covering all related activities (digitisation, physical and electronic archiving). With this first step achieved, it remained to obtain the new status of PSDC, created by the law of 25th July 2015 on electronic archiving.
Pierre Dewez, CEO – PECB Europe, Etienne Schneider – Minister of the Economy, Bernard Moreau, CEO – Labgroup, Jean-Marie REIFF, Director – ILNAS
As the first candidate, Labgroup was logically the first company whose processes and procedures conformed to the requirements of the PSDC standard, Labgroup was audited in November 2016. Following the positive verdict of the certifying body, ILNAS placed Labgroup on the list of legal persons with the status of PSDC under the number 2016/9/001 and implemented immediate supervision for which the institute is responsible.
Note that Labgroup is certified as:
- Provider of Digitisation Services, in other words, Labgroup is empowered to create legal electronic copies of paper documents;
- Provider of Conservation Services, which guarantees the integrity, confidentiality and persistence of electronic archives throughout their retention period.
This achievement, on the 40th year anniversary of the company’s creation, marks the beginning of a new era of growth for Labgroup!
Legal archiving, a trusted service.
Whether as a consumer or a company, we archive information to be able to (well) defend our own interests in the future, for example, our health in the case of medical data.
Since three millennia, the archiving of the writings is inseparable from its paper support. However, technological advances now make it possible to perform native electronic records, such as purchasing on an e-commerce site, and to dematerialise paper documents, such as signed contracts in a handwritten manner.
The legislator has considered these advances by creating a legal framework that anticipates and supports the irresistible digitisation of our society. The law of 25th of July 2015 on electronic archiving therefore recognises the probative value of electronic copies of paper documents produced by a PSDC certified company to respect all the conditions of strict fidelity to the original and, moreover, the presumption of conformity with the original.
It is therefore with confidence, with the guarantee of the state, that the holders of information can now choose between:
- continuing to outsource their paper records with Labgroup, or
- requesting Labgroup to digitise their paper archives, then destroy them and only keep the electronic copies.
In either case, Labgroup will proceed as required by the law and as schematised here below.
In order to strengthen citizens’ digital trust, the law stipulates that PSDC’s must provide its clients with a well-documented prior information package before the signing of any service contract. This documentation must be kept available by Labgroup.
Electronic archiving, an opportunity for Luxembourg
At European level, the eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) regulation 910/2014, which has been fully implemented since the 1st of July 2016, has clearly demonstrated the willingness of member states to democratise digitisation by:
- enhancing the security of electronic exchanges;
- recognizing the universal value of the electronic signature;
- granting the legal value to a digital document.
While Luxembourg has been a precursor with this new law, other countries have also embarked on the path of digital transformation by introducing an attractive legal regime for electronic archiving. However, no other country engages the state through the certification of service providers, such as the PSDC status in Luxembourg.
By archiving in Luxembourg, companies in those countries could therefore both exploit their national legislation and benefit from the guarantees offered by the PSDC status.
Indeed, the rules and requirements to which Labgroup must comply as a PSDC are equivalent to those established by the Belgian law of July 21, 2016, called Digital Act, and the French decree of December 5, 2016 on the reliability of the copies and taken for the application of Article 1379 of the Civil Code.
The French and Belgian judges will therefore find, in the certified conformity of the PSDC in Luxembourg, objective reasons to rule favourably on the reliability of the digital copy.
Scheme of the digitisation PSDC process by Labgroup
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Communiqué de presse – Labgroup
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2, rue Edmond Reuter
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marketing@labgroup.com
Integrated Management System – Interview – Overview on the current challenges organisations are facing in respect of compliance and audit
The Integrated Management System challenges
The issues that companies face at the moment in terms of compliance are particularly linked to the omnipresence of regulation on the Luxembourgish market.
This has raised a demand for integrated management systems (IMS), to be used as a central/unique repository for all reference documents required for implementation, audit and certification against regulations, standards or best practices. Labgroup has been a precursor on this track, having already put in place a comprehensive IMS that has proved its value on the occasion of the audit for the ISO 27001[1] certification on February 2014. Further, early this year, the company succeeded in the renewing of both the ISO 9001[2] and the ISO 27001 certifications, as a result of a single audit process. And, last but not least, Labgroup’s IMS is being fed for the purpose of the next audit to be performed, in order for Labgroup to become the first company to be PSDC certified.
Operating in a highly regulated market is very demanding and it is key to success for enterprises to switch their perspective on these regulations from a hindrance to an opportunity for improvement.
(from right to left) Sébastien Pineau, Lead Partnership Officer, LIST, Bernard Moreau, CEO, Labgroup, Pierre Dewez, CEO, PECB Europe. @Hôtel Royal #Elephantparade – save the elephants initiative
This has been the cornerstone of Labgroup’s certification strategy, involving both management and staff, as it is extremely important that everyone, as part of the organisation, is involved from a to z. To successfully achieve this, it is essential to innovate with organisations such as LIST, who are dedicated to help enterprises meet all these compliance requirements.
In fact, List designed a set of processes to target different certifications and develops tools, allowing to achieve compliance with different regulations. Currently, the institute launched a comprehensive risk management process for two types of risk: operational and information security risks.
Interview – Integrated Management System – LIST – PECB – LABGROUP – Watch the video now!
The certification challenge
In a market that is increasingly moving towards deploying and operating integrated management systems, it does no longer make sense to audit and certify each norm individually.
This is the reason why for Labgroup, it was very important to find a certification body capable of auditing and certifying integrated management systems, not only ISO standards but also compliance with standards, such as PSDC.
The main difficulty to achieve this is the lack of auditors with a strong background in all the relevant fields, who are able to understand the complexity and challenges of these management systems, and all the processes and tools within.
PECB Europe, the first Luxemburgish certification body, is able to provide an answer to all of these compliance milestones in one single audit.
The key factor in achieving this is understanding how to accompany the certification and auditing process whilst leveraging what is really important for enterprises, always focusing on decreasing the footprint and noise that an audit could cause in an organisation.
Becoming the first PSDC certified company in the market, strongly increases the demands and exigencies of an integrated management system, setting a new benchmark for compliance.
This is the reason why it is more and more important that organisations such as LIST, are able to provide innovative tools to better integrate regulation, with the target of being able in the future to integrate the regulators and the regulation, making compliance more easily accessible and efficient for the whole ecosystem in Luxemburg, as well as contributing to the Luxemburgish trusted data hub.
PSDC – The new certification scheme on Dematerialisation and Archiving Services, based on the Luxemburgish law on electronic archiving (25 of July 2015).
What is PSDC?
PSDC is a standard developed to meet the requirements of the Luxembourgish law on electronic archiving (25 of July of 2015), by which an organisation providing dematerialisation and archiving services, can become certified against PSDC technical rules and requirements.
Being a PSDC certified organisation means that all documents processed by the certified organisation have the same probative value as the original. This, in turn, implies that these documents are valid in a tribunal or court, having the same value as the analogic originals (paper-based).
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Communiqué de presse – Labgroup
[1] ISO 27001 “specifies the requirements for establishing, implementing, maintaining and continually improving an information security management system within the context of the organization. It also includes requirements for the assessment and treatment of information security risks tailored to the needs of the organization. The requirements set out in ISO/IEC 27001:2013 are generic and are intended to be applicable to all organizations, regardless of type, size or nature.”, Definition, International Organization of Standardization, 2016, available online: http://www.iso.org/ .
[2] ISO 9001 “specifies requirements for a quality management system when an organization:
- a) needs to demonstrate its ability to consistently provide products and services that meet customer and applicable statutory and regulatory requirements, and
- b) aims to enhance customer satisfaction through the effective application of the system, including processes for improvement of the system and the assurance of conformity to customer and applicable statutory and regulatory requirements.
All the requirements of ISO 9001 are generic and are intended to be applicable to any organization, regardless of its type or size, or the products and services it provides.”Definition, International Organization of Standardization, 2016, available online: http://www.iso.org/ .
Art-in-the-Office 16th of June 2016 – Container SUMO allocated to an enlightened amateur of the arts!
On Thursday the 16th of June, the official preview of the Art-in-the-Office project took place in Contern. On this occasion, the Luxembourgish artist SUMO and the students of the Lycée des Arts et Métiers (LAM) exhibit their artwork which captured the eyes of all present on the evening.
Art-in-the-Office, a project initiated by Labgroup and with the support of ALD Automotive, integrates art into the day-to-day working environment of Labgroup’s customers by improving the esthetics of everyday objects like its secure destruction containers.
For this first edition, Labgroup called upon a recognized talent from Luxembourg; the artist SUMO. His challenge; to transform Labgroup’s secure destruction containers into artwork.
During the official preview of SUMO’s artworks on Thursday, 16th of June, the original container painted by the artist was auctioned. This unique piece of art, has been reproduced on 50 Labgroup secure containers which have been made available to Labgroup’s secure destruction customers. This is the first of three projects that will be realized for the Art-in-the-Office initiative. The auction was won by no other than Bob Kneip, CEO of Kneip Communication, who is a passionate art collector.
 Bob Kneip, winner of the auction and SUMO, the artist |
Bernard Moreau, CEO Labgroup |
Furthermore, the guests discovered the projects of the LAM students, created as part of the Art-in-the-office competition, as well as the winner’s project which has been reproduced on a Labgroup container’s. Amongst the 16 projects presented, the student Charlie Diswiscour project was selected by the jury, composed of the artist SUMO, a teacher of the LAM, Bob Kneip (CEO, Kneip Communication) and Romain Poulles (CEO, ProGroup). Unfortunately, Charlie could not be present on the evening but was represented by her father, Luc Diswiscour, who proudly accepted the prize on behalf of his daughter, which was a gift voucher of 500€, offered by Orange Luxembourg. The evening continued in a very artistic atmosphere with a refreshments offered by Gmöhling, the manufacturer of the secure destruction containers.
The jury (from left to right) – Romain Poulles, CEO ProGroup, Marianne Grisse, Professor LAM, Sumo, Artist and Bob Kneip, CEO Kneip Communication) |
Luc Diswiscour, father of Charlie Diswiscour, winner of the competition |
The next Art-in-the-office edition for 2017, will again collaborate with the recognized talent of SUMO and will open the Art-in-the-office competition to a new class of students. The project Art-in-the-office will structure itself next year in form of a non-profit making organization.
“Finally, we can say that the project has been a great success. The students of the LAM have created unique and original projects. Every single student has distinguished himself by their own style and has interpreted the subject which was “creation of an original artwork on a container” in a different and unique way. The profession of the expression of shapes and colours allows everyone to express themselves differently. We would like to thank the students as well as the teachers from the Lycée des Arts et Métiers, Marianne Grisse and Patrice Putz who have created as various projects. Even if one unique project has been chosen, we can without any hesitation confirm that all projects deserve a big congratulation. We would like to thank SUMO, with whom we will have the pleasure to collaborate with for the 2017 edition. He has created an artwork that is so original and unique, that we were delighted to see Bob Kneip winning the auction of this master piece. Even if we were sad to see this work of art leave the Labgroup building”, Bernard Moreau, CEO Labgroup.
“This project allowed me to create an artwork very different from anything I have created previously in my career as an artist. I am glad to have taken this challenge and that I had the opportunity to coach the young artists from the LAM who remembered me of my earlier times as a student in this High-School. I’m delighted that Bob Kneip has won the auction because he admirers and supports the sector of art as much I do. I think it is important to continue to support and encourage this project and I’m looking forward to starting work on the next edition”, SUMO, artist from Luxembourg.
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Art-in-the-Office: http://www.artintheoffice.org/
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