Tag Archive for: Transformation Digitale

Allianz Life Luxembourg plus proche de ses clients via le digital

ALLIANZ LIFE LUXEMBOURG INTRODUIT LA CRÉATION DE FORMULAIRES EN LIGNE ET LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE AU DÉPART DE LA NUMÉRISATION DE SES DOSSIERS DE POLICES D’ASSURANCE.

Numérisation et stockage en ligne des dossiers, formulaires en ligne, signature électronique… Allianz Life Luxembourg vient de franchir une étape majeure dans sa transformation digitale. Au départ, deux effets déclencheurs. Le premier, le constat par l’ACA Insurance Day 2015 du retard du Luxembourg en matière de digitalisation, rappelle Patrick Bouckaert, Director of IT & Organization Department, Allianz Life luxembourg. Le deuxième, le lancement par le groupe plus que centenaire du «Renewal Agenda», soutenu au sein d’Allianz Benelux par le programme Xcelerate incluant entre autres deux axes de travail : «Customer centricity» et «Digital by default».

«Les clients attendent la même qualité et la même flexibilité de nos produits et services que ce qu’ils reçoivent auprès d’autres grandes compagnies comme Amazon ou Google, constate Patrick Bouckaert. A nous de tirer des leçons de ces expériences, de dépasser les attentes et de faire en sorte que chacun de nos clients devienne un supporter loyal et confiant de notre marque, de nos produits et de nos employés. C’est ce que nous appelons le Customer centricity. Deuxième axe, le Digital by default : Internet, smartphone, digitalisation et autres évolutions technologiques changent radicalement les attentes de nos clients et représentent un défi pour les compagnies ‘classiques’ comme la nôtre. Nous devons devenir une compagnie entièrement digitale pour pouvoir offrir à nos clients ce qu’ils souhaitent : des produits faciles à comprendre et des processus rapides et efficaces, quel que soit l’appareil ou le canal utilisé…»

Fort de ces constats, Allianz Life Luxembourg a lancé sa transformation digitale en commençant par la stabilisation des fondations. La première étape fut la dématérialisation avec pour objectifs la suppression du papier au profit d’une gestion électronique des documents.

Le moment était propice. Allianz Life Luxembourg pouvait se reposer sur la législation (loi luxembourgeoise du 25 juillet 2015) sur l’archivage qui permet de conserver électroniquement des copies de documents papier et numériques avec la même valeur probante que le document original à condition que celles-ci soient gérées et conservées par un prestataire ayant obtenu le statut de PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation). Egalement sur l’adoption (le 1er juillet 2016) du Règlement européen EU 910/2014 eIDAS sur l’identification électronique et les services de confiance permettant également de conférer une valeur légale européenne aux services de confiance numérique, tels que la signature électronique et l’horodatage.

Volet 1 : numérisation et stockage électronique des dossiers de polices d’assurance Vie

L’objectif de cette première phase clé visait à augmenter la productivité des gestionnaires en facilitant la recherche des informations, tout en garantissant leur archivage pérenne sur une plateforme sécurisée et hautement disponible. Pour ce faire, Allianz Life Luxembourg a choisi de collaborer avec Labgroup, expert dans le domaine de la gestion du cycle de vie de l’information, pour concrétiser cette première étape du projet : la numérisation et la centralisation des dossiers de polices d’assurance Vie dans un outil unique d’archivage -un SAE (Système d’Archivage Electronique).

Après une analyse des besoins, les consultants de Labgroup et l’équipe projet d’Allianz Life Luxembourg ont créé un plan de classement spécifique s’articulant autour des activités principales d’Allianz Life Luxembourg; la gestion des polices d’assurance, la gestion des preneurs d’assurances, la gestion des partenaires et les aspects règlementaires.

La numérisation au quotidien des documents a été réalisée par les gestionnaires en utilisant des feuilles d’indexation spécifiques. Ces documents digitalisés et indexés sont envoyés automatiquement vers la plateforme SAE, hébergée et opérée chez Labgroup, au sein de ses propres infrastructures au Luxembourg. Grâce à ses diverses certifications, Labgroup garantit la plus haute confidentialité et sécurité de l’information à ses clients.

Pour optimiser davantage les flux de travail, tout en minimisant les risques liés à la classification, un système avec des QR codes a été implémenté. Ces codes sont insérés dès la création des documents et permettent aux utilisateurs de ranger directement leurs documents.

L’authentification des utilisateurs finaux à la plateforme SAE se fait, en toute sécurité et en toute simplicité, par leur compte principal, en accédant aux informations spécifiques à leur fonction (accès granulaire). Offrant des services adaptés aux besoins des utilisateurs d’Allianz Life Luxembourg, Labgroup a développé des remontées d’alertes sur les documents manquants ou expirés, permettant ainsi d’avertir les gestionnaires des actions à entreprendre.

Volet 2 : création d’un formulaire électronique en ligne

Après l’implémentation de cette première étape de dématérialisation, Allianz Life Luxembourg a fait confiance à la société Jway, éditeur des progiciels FormPublisher et FormSolution qui transforment tous les processus administratifs ou commerciaux des sociétés en services web intelligents pour le projet de création de formulaires en ligne.

L’intervention de Jway s’est étendue sur deux phases : la mise en ligne du Guichet partenaire et la création des formulaires puis l’intégration de la signature électronique dans le traitement des formulaires, en collaboration étroite avec la société Nowina.

Avec FormSolution de Jway, Allianz Life Luxembourg a pu mettre en œuvre une plateforme de services en ligne comprenant un générateur de e-démarches «  SmartForms » , pour enregistrer les actes de gestion des partenaires, directement en ligne, tout en garantissant la plus haute sécurité et confidentialité des données.

Ce projet, qui a été réalisé en quelques mois, permet, grâce à la solution Jway, un gain de temps et d’efficacité pour les utilisateurs de la plateforme. Cette approche a également comme avantage d’être moins coûteuse qu’un développement spécifique. Dans un premier temps, et en étroite collaboration avec les équipes d’Allianz Life Luxembourg, Jway a développé des formulaires en ligne «responsive», personnalisés et adaptés aux besoins des partenaires. Cette phase de développement a été menée dans le cadre d’une méthodologie AGILE pour répondre parfaitement aux besoins.

Pour insérer harmonieusement la plate- forme de services en ligne à la solution globale de gestion des partenaires d’Allianz, une intégration sécurisée dans l’extranet d’Allianz Life Luxembourg a été réalisée par Jway. Cette intégration avait pour objectif de faciliter la mise en ligne de toute nouvelle démarche selon le principe du Lego préconisé par Jway.

Volet 3 : intégration de la signature électronique aux formulaires électroniques

Enfin, Allianz Life Luxembourg a fait appel à la société Nowina Solutions pour la mise en place de la signature électronique. Objectif : transformer les processus métier pour atteindre une plus grande efficacité.

S’inscrivant dans le processus de digitalisation d’Allianz Life Luxembourg, Nowina a aidé à définir la solution de signature électronique la plus adaptée, c’est-à-dire celle qui propose une expérience utilisateur efficace tout en restant évolutive en terme de moyens et de technologies de signatures conformes à eIDAS permettant l’utilisation d’une signature électronique engageante au niveau légal.

Le choix d’Allianz Life Luxembourg s’est porté sur la plateforme de signature EVA de Nowina. Cette plateforme propose un portail de signature «responsive», en «white label», qui permet le partage de documents entre les différents signataires. Points forts : la solution peut être déployée dans l’infrastructure d’Allianz Life Luxembourg et elle est facilement intégrable dans les processus existants en mettant à disposition une API web couvrant toutes les fonctionnalités de signature.

Tenir compte des besoins du client, fil rouge de la démarche

En accélérant sa transformation digitale, Allianz Life Luxembourg a souhaité se rapprocher des services proposés sur le marché français. L’assureur a ainsi déjà rencontré une partie de ses objectifs : offrir une plateforme à ses partenaires et clients accessible à partir de différents périphériques (PC, portable, tablette, smartphone); augmenter la qualité du service, l’efficacité et la productivité; ouvrir l’accès aux données de manière sécurisé et soutenir la croissance des activités.

«Le digital doit nous permettre d’optimiser plus encore nos activités et apporter de la valeur ajoutée à nos partenaires et clients. Tenir compte du client est le fil conducteur de nos projets !», insiste Olivier Robin, Deputy CEO, Allianz Life Luxembourg.

Il reste du chemin à parcourir. Allianz Life Luxembourg a en chantier d’autres développements en cours. Notamment alimenter, à fréquence quotidienne, les plateformes d’agrégation avec le détail des mouvements, offrir la possibilité de suivre l’évolution des demandes introduites par contrat, enrichir la plateforme extranet avec l’ensemble des documents associés à la gestion des contrats…

«Bien entendu, nous restons attentifs aux évolutions technologiques telles que Robot Process Automation, Artificial intelligence, blockchain et chatbot pour lesquelles nous pouvons nous appuyer sur le groupe et, en particulier, sur Allianz Benelux avec qui nous partageons ces sujets», conclut Patrick Bouckaert. Bref, si une étape majeure a été franchie, d’autres suivront.

 

LES 3 PARTENAIRES DU PROJET

° Labgroupsolutions de gestion et d’archivage de l’information

Depuis 1977, Labgroup aide les organisations à maintenir leur conformité aux obligations légales tout en améliorant l’efficacité de leur gestion de l’information.

La gamme des services de Labgroup inclut la numérisation des documents papier, l’entreposage et la destruction des archives physiques, la capture et la conservation des archives électroniques, la sauvegarde et la restauration de données et la préservation de médias informatiques.

La CSSF (Commission de Surveillance du Secteur Financier) et l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services) supervisent Labgroup en tant que Professionnel du Secteur Financier (PSF) et PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation). Labgroup est également certifiée ISO 9001:2015 et ISO 27001:2013.

° Jway digitalise sous forme de services web intelligents tout formulaire et processus administratif

Jway fournit et met en œuvre une plateforme complète de services en ligne incluant un générateur de e-démarches. La solution Jway permet de modéliser formulaires et processus administratifs ou business pour créer avec agilité tout service en ligne de la demande à sa validation finale et propose  un guichet virtuel qui gère les dossiers et interactions avec les utilisateurs. Avec FormSolution, Jway permet d’exploiter et gérer facilement les démarches et dossiers sur un guichet en ligne, quelle que soit la complexité fonctionnelle du formulaire ou du processus; avec FormPublisher, Jway offre la possibilité de créer facilement et rapidement  sans technicité informatique tout  formulaire ou e-service dans le cadre d’une démarche agile.

° Nowinasolutions complètes de dématérialisation des processus intégrant la signature électronique

Créée en avril 2014, Nowina Solutions fournit des solutions de signature et d’authentification forte, des solutions métier «paperless» et accompagne les entreprises dans leur réflexion sur la meilleure façon de saisir les opportunités de dématérialisation liées à eIDAS.

Nowina s’appuie à la fois sur son expertise unique en matière de signatures électroniques interopérables et de solutions digitalisée, et sur une solide connaissance des métiers dans les services financiers, le secteur public et le privé.

L’offre permet une transition sans heurt vers la digitalisation totale et apporte en plus de l’expérience numérique simple des opportunités supplémentaires en introduisant l’interopérabilité comme le prochain moteur de croissance et d’avantage concurrentiel.

 Télécharger le magazine Soluxions ici. 

Découvrez les réponses aux questions les plus fréquentes sur la transformation digitale

De la théorie à la pratique – La digitalisation d’une entreprise

 

Découvrez les réponses aux questions les plus fréquentes sur la transformation digitale

 

 

Labgroup vous accompagne dans vos démarches sur la transformation digitale et propose des services adaptés à vos besoins.

Article Paperjam – « Transformation digitale et artisanat »

La numérisation engendre l’émergence de nouveaux modèles d’affaires, mais a également des implications profondes au niveau de l’organisation du travail et de la manière de travailler. L’artisanat se positionne pour saisir les opportunités qui découlent de ces évolutions.

La Cour de justice de l’UE a statué dans un arrêt1 récent que la plateforme électronique Uber, qui développe et exploite des applications mobiles de mise en contact d’utilisateurs avec des chauffeurs non professionnels, doit être considérée comme un prestataire de services dans le domaine des transports et non comme un simple intermédiaire ICT. Concrètement, dans l’UE, Uber doit donc être soumis aux mêmes réglementations que celles imposées aux taxis, qui représentent au Luxembourg une activité réglementée selon le droit d’établissement en vigueur.

Cette décision de la CJUE, bien que favorable pour le secteur des taxis, ne pourra cependant pas défaire la soi-disant «ubérisation» graduelle des marchés traditionnels: la transformation via des outils numériques (plateformes, applications, etc.) va gagner en importance et les acteurs économiques non issus de secteurs traditionnels qui gèrent ces outils risquent de devenir de nouveaux intermédiaires entre consommateurs et prestataires artisanaux de service. Chaque secteur devra désormais se positionner face à ces développements, et l’artisanat demande à ce que les mêmes standards s’appliquent tant aux activités réelles qu’aux activités virtuelles (sécurité sociale, droit du travail, droit d’établissement, sécurité & santé, fiscalité, etc.).

Par ailleurs, il est un fait que les besoins des clients ont également évolué avec l’émergence de nouvelles plateformes: ils s’attendent désormais à des services très personnalisés et interactifs, disponibles à tout moment et à coûts réduits. Cette tendance va à l’encontre du désir souvent exprimé des mêmes clients souhaitant acheter localement, notamment en vue d’éviter des chemins de transport excessifs des produits. Face à ces évolutions, les entreprises artisanales sont bien placées pour répondre aux nouvelles demandes, à condition d’adapter leurs modèles d’affaires: elles devront davantage se concentrer sur la prestation d’un service sur mesure, tout en satisfaisant un besoin d’information et de conseil à haute valeur ajoutée auprès des clients.

La numérisation n’engendre cependant pas seulement l’émergence de nouveaux modèles d’affaires. Elle a des implications profondes aussi bien au niveau de l’organisation du travail (p. ex. applications d’enregistrement des données sur chantier, géolocalisation, vente en ligne), des modes de communication (p. ex. réseaux sociaux), que de la manière de travailler (p. ex. connexion aux données professionnelles sans présence physique). Les opportunités en découlant seront considérables, que ce soit au niveau de la communication externe, de la création de nouveaux produits, de la personnalisation des services ou de l’interconnexion des données.

Pour les entreprises artisanales, il sera donc primordial de défendre à l’avenir leur position concurrentielle face à des entrants «technologiques» du marché, ayant intégré le digital dès leur création et provenant d’horizons n’ayant aucun rapport avec les activités traditionnelles. L’artisanat devra évoluer en proposant des produits et services de haute qualité sur la base de processus digitaux de production et d’organisation gagnant en souplesse et en réactivité. Sachant que l’artisanat a dans le passé toujours bien intégré les innovations technologiques, en adoptant une nouvelle «façon de penser», il a tout intérêt à augmenter sa performance et à rester compétitif par l’adoption de nouvelles stratégies, de nouveaux outils, tout en restant orienté vers l’avenir.

Pour accompagner les entreprises artisanales dans leur transformation digitale, la Chambre des métiers a mis en place le service «eHandwierk», qui vise essentiellement à offrir une guidance et une orientation concrète aux entreprises vis-à-vis des évolutions du numérique. Il ambitionne de les sensibiliser aux enjeux de la digitalisation et de les mettre en relation avec les acteurs spécialisés dans ce domaine. Le nouveau brevet de maîtrise de la Chambre des métiers2 intègre systématiquement les opportunités et les notions d’e-business, de digitalisation des processus de production et de sensibilisation générale quant aux outils et applications digitales.

Le 6 juin 2018, la Chambre des métiers organise la nouvelle édition de sa «Journée eHandwierk», l’événement phare de l’artisanat numérique au Luxembourg. À ne pas manquer!

[1] Affaire C-434/15 du 20 décembre 2017

[2] Premier nouveau brevet de maîtrise «Artisan en alimentation» en automne 2017

Pour consulter l’article complet, veuillez suivre le lien: http://paperjam.lu/news/transformation-digitale-et-artisanat?

@Copyright: Paperjam 

 

Le papier au passé

Découvrez l’article, publié par le Lëtzebuerger Journal, le 13/12/2017

Une entreprise numérique n’est plus un mythe mais une réalité, assurent Labgroup et ses partenaires

Si nombreux sont les entrepreneurs à entendre chaque jour les mots big data, réalité virtuelle ou encore impression en 3D, beaucoup d’entre eux pensent que ces innovations ne les concernent pas ou ne s’appliquent pas à leur domaine d’activité. Hier, Labgroup et ses partenaires NG Partners et OCI ont démontré le contraire. Ils ont organisé une «expérience digitale» à destination de leurs clients et prospects qui se sont immergés dans la vie d’une entreprise où le numérique est présent partout.

«Notre objectif est de sensibiliser les entreprises à la transformation digitale qui est une véritable révolution au même titre que la Révolution industrielle» souligne Philippe Lallemand, ingénieur commercial et responsable du développement commercial d’OCI au Luxembourg.

La société informatique est spécialisée dans les systèmes, alors que NG Partners s’illustre dans la production et la numérisation de documents. Quant à Labgroup, l’entreprise luxembourgeoise est connue pour ses activités d’archivage électronique et détient le label PSDC qui donne aux copies digitales la même valeur que les originaux en papier.

«C’est une formidable opportunité
de business et de modèles économiques», ajoute Patricia Foulon. Pour la directrice commerciale des agences Luxembourg et Lorraine chez OCI, l’offre proposée par le trio se distingue par une adaptabilité à l’activité de chaque entreprise. «On va de la commercialisation à la production avec un service après-vente et une analyse des résultats», souligne-t-elle.

Plongée chez Vitaleau

Un exemple vaut mieux qu’un long discours. Hier, les participants au rendez-vous ont plongé dans la vie d’une entreprise imaginaire de production de bouchons en plastiques baptisée Vitaleau.

De la prise de commande via une tablette au suivi de celle-ci en ligne, tout le procédé commercial est dématérialisé. Quant à la production, des démonstrations de scan en 3D, de modifications sur des écrans interactifs et le recours à des lunettes connectées rendent le procédé aussi moderne que performant.

Quant au traitement des documents, un logiciel intelligent extrait les données des factures et les intègre automatiquement dans un logiciel de comptabilité. Mais la numérisation ne s’arrête pas là: des tableaux de bord interactifs sont générés pour faire le point sur la santé financière et le carnet de commande de l’entreprise, avec un affichage dynamique des flux par exemple.

«Nous voulons faire écho à la stratégie de digitalisation du Luxembourg», insiste Philippe Lallemand. Pour OCI, le rendez-vous d’hier était le premier organisé en collaboration avec NG Partners et Labgroup. La société d’origine française est actuellement en développement au Luxembourg où elle compte six salariés. Dans l’Hexagone, le groupe totalise plus de 250 salariés.

Copyright @Lëtzebuerger Journal

Auteur : Catherine Kurzawa

L’ENTREPRISE DIGITALE AU COURS D’UN PARCOURS IMMERSIF ET EXEMPLATIF

Article publié par Soluxions Magazine sur l’événement Expérience Digitale Luxembourg.

PREMIÈRE AU LUXEMBOURG. LE 12 DÉCEMBRE, LABGROUP, NG PARTNERS ET OCI INFORMATIQUE PROPOSERONT DE VIVRE UNE EXPÉRIENCE UNIQUE D’UNE ENTREPRISE DIGITALE AU COURS D’UN PARCOURS IMMERSIF ET EXEMPLATIF.

L’entreprise digitale existe-t-elle ? On en parle dans les salons, les conférences, mais qui l’a visitée ? Qui peut se targuer d’y travailler ou d’y collaborer ? Le 12 décembre, Labgroup, NG Partners et OCI Informatique proposeront de la visiter en réalité augmentée, de la réception à la production, en passant par le service technique et les ventes, avant de rencontrer la direction générale !

Rendez-vous au Novotel Kirchberg. Première session à 11:30. Au total, six sessions de 45 minutes se succéderont. Concrètement, les promoteurs de cet événement ont loué quatre salles, dans lesquelles seront présentés les bénéfices de la digitalisation, de façon interactive et concrète.

AVANT TOUT ACTEUR

«L’idée consiste à faire vivre aux visiteurs l’expérience d’une entreprise digitale, autrement dit sans papier, explique Manon Hugel, Marketing & Communication, OCI Informatique. Et les faire entrer tout de suite dans la réalité, en passant par les différents services : conception, production, vente, intervention technique, mais aussi comptabilité, gestion des ressources humaines… Au total, une dizaine d’étapes à franchir.»

Au cours de ce parcours, le visiteur n’est pas seulement spectateur; il est avant tout acteur. «À l’instar d’un serious game, il est appelé à agir, ce qui signifie arrêter des choix, lancer des actions… Son expérience sera totale. En cela, cet événement est véritablement une première », estime Philippe Lallemand, Ingénier commercial, OCI Informatique.

Eric Ludaescher, Sales Manager/Consultant, NG Partners : « Dans les présentations classiques, on nous dit ce qu’il est possible de faire ; ici, on vous propose de passer à l’étape de la réalisation. On passe d’une promesse -souvent floue- à la concrétisation.»

Les visiteurs seront accueillis dans chaque atelier. Ils vivront pleinement l’expérience, souvent en découvrant de nouvelles technologies. «Dans la production, ils découvriront l’apport des lunettes connectées, illustre Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup. Ils découvriront aussi, très concrètement, l’intérêt de la dématérialisation ‘intelligente’ des factures, grâce au ‘machine learning’. Il sera encore question du GDPR, le fameux règlement européen relatif à la protection des données.»

UNE IMMERSION POUR VAINCRE LES PEURS

Avec cette immersion, l’ambition est aussi de dédramatiser l’entreprise digitale, ajoute Patricia Foulon, Directrice commerciale Lorraine & Luxembourg, OCI Informatique. «Derrière l’inconnu, il y a un formidable potentiel. Rien de tel qu’une immersion, une mise en situation accompagnée et encadrée.»

Au cours de cet événement inédit, les visiteurs découvriront les expertises des trois partenaires et les solutions développées en commun. Présent au Luxembourg depuis 2000, OCI Informatique mettra en avant plus particulièrement ses prestations en mode SaaS autour d’outils comme les ERP et le CRM, NG Partners présentera ses équipements de saisie et de reproduction, également ses solutions en GED (Gestion Électronique des Documents). Enfin, Labgroup mettra en œuvre ses compétences en archivage, en dématérialisation et en hébergement.

«L’ambition est de répondre, par l’exemple, à des questions concrètes, et cela dans tous les domaines, au cours d’une expérience globale, résume Cindy Reff, Marketing Labgroup. Comment supporter les commerciaux et améliorer le suivi client ? Comment concevoir et produire en 3D pour gagner en réactivité ? Comment intervenir à distance pour dépanner les clients ? Comment profiter des technologies de reconnaissance de documents pour éviter les saisies manuelles ? Entre décision en temps réel et début de prédictif, comment la digitalisation s’inscrit-elle dans une démarche d’efficacité ? Pas de discours, pas de promesses, du réel, du concret !»

Pour plus d’information sur cet événement et vous inscrire, veuillez consulter le site https://www.labgroup.com/event-digital-luxembourg-experience-digitale/

Copyright@Soluxions-magazine

Auteur – Alain De Fooz

Expérience digitale Luxembourg – l’entreprise numérique en réalité augmentée

Quels sont les avantages compétitifs que mon entreprise peut retirer de la transformation numérique ?
Découvrez la réalité d’une entreprise numérique, à travers un parcours immersif, présentant de façon interactive (et inédite), les bénéfices de la digitalisation.

Venez découvrir comment la digitalisation augmente l’efficience des traitements et la productivité des collaborateurs de l’entreprise.

Conception  – Production – Vente – Intervention technique – Comptabilité – Gestion RH – Décisionnel – (…)

  • Comment supporter les commerciaux et améliorer le suivi client ?
  • Comment concevoir et produire en 3D pour gagner en réactivité ?
  • Comment intervenir à distance pour dépanner les clients ?
  • Comment profiter des technologies de reconnaissance de documents pour éviter les saisies manuelles ?

Entre décisions en temps réel et début de prédictif, comment la digitalisation s’inscrit-elle dans une démarche d’efficacité ?

INSCRIVEZ-VOUS DÈS MAINTENANT À UNE SESSION D’IMMERSION POUR VIVRE L’EXPÉRIENCE DIGITALE : Visiter le site.

DATE

Mardi 12 Décembre

6 sessions de 45 minutes

 

Cybersecurity4Success – Conclusion: «La formation des employés est primordiale!»

Découvrez l’article sur la journée Cybersecurity4success et téléchargez la présentation powerpoint de Jean Racine, CBDO chez Labgroup ! 

“La deuxième édition de la journée Cybersecurity4success s’est tenue le 17 octobre 2017 à la Chambre des Métiers. Elle a été organisée par la Chambre des Métiers en collaboration avec Enterprise Europe Network, Luxinnovation, Chambre de Commerce, House of Training, Fédération des Artisans, clc, Securitymadein.lu, et la Commission européenne.

Cette journée a permis aux participants de partager leur expérience en matière de la transformation digitale avec d’autres chefs d’entreprise et de se familiariser lors d’un après-midi de workshops avec les différentes possibilités pour garantir la sécurité de l’information en entreprise. 

Après des mots introductifs par le Directeur Général de la Chambre des Métiers, Tom Wirion, et la cheffe de la représentation de la Commission européenne au Luxembourg, Yuriko Backes, une première table ronde donnait la parole à trois chefs d’entreprise pour témoigner leurs premières expériences d’une cyberattaque. «Après qu’un de mes employés a ouvert un courrier électronique suspect, les fichiers ont commencé à disparaitre du serveur l’un après l’autre,» se souvient Joël Schons de Stugalux Construction, qui n’avait pas d’autre choix que de débrancher tous les ordinateurs pour ainsi minimiser les pertes et les dommages. 

«Il ne faut surtout pas bricoler soi-même mais référer à des spécialistes,» a ajouté Pierre Friob, dirigeant des magasins Abitare et victime d’une cyber-attaque qui a infecté plusieurs de ses courriers électroniques il y a quelques années. «Aujourd’hui, tous mes données, documents, fichiers sont stockés et sauvegardés dans un centre de données dédié au stockage et traitement de données informatiques». Une démarche similaire a été prise par Michel Sanna, patron des salons de coiffure BEIM FIGARO, qui vient de passer à l’e-facturation et l’archivage électronique. «Je me suis renseigné auprès de la Chambre des Métiers sur les différentes acteurs et possibilités avant de m’y mettre,» explique Monsieur Sanna. «Les offres sont là, mais il est important de ne pas avoir peur mais d’oser et de se lancer». Une démarche qui lui a permis de passer moins de temps à gérer des tonnes de papiers pour se reconcentrer sur son activité artisanale.

Une deuxième table ronde a réuni des représentants de Securitymadein.lu, la Fédération des Artisans, Telindus et la Chambre des Métiers, qui sont parvenus à un consensus au sujet du fait que la formation des employés est primordiale pour réussir l’évolution d’une entreprise vers le digital, notamment du côté de la cybersécurité.  

Despina Spanou, directrice chargée de la cybersécurité de la Commission européenne, a souligné qu’il est important de former aussi les experts de demain, par exemple à travers des campagnes de sensibilisations et de la promotion de la formation continue.

Un après-midi de workshops a permis aux participants de la conférence d’entrer au vif du sujet, que ce soit à travers les bons conseils du nouveau centre national de compétences en cybersécurité ou des renseignemnts sur les deux aides disponibles aux PME, incluant le conseil direct par la fédération c@fil dans les démarches de digitalisation et l’aide financière à travers du programme Fit4Digital de Luxinnovation. 

Consultez l’article entier ici.

Téléchargez la présentation – Yes we scan!, Jean Racine, CBDO chez Labgroup.

 

Article Paperjam – Un intérêt marqué pour les nouveaux PSDC

Découvrez l’article Paperjam, publié le 29 septembre 2017 sur le site www.paperjam.lu, sur l’archivage électronique et les nouveaux PSDC.

La certification, cette année, des deux premiers prestataires de services de dématérialisation et/ou de conservation (PSDC) de documents marque les premiers effets concrets de la nouvelle loi sur l’archivage électronique, qui fait du Luxembourg un précurseur en la matière.

Longtemps perçu par les PMI et les PME comme une contrainte parfois coûteuse découlant d’une obligation légale, l’archivage a considérablement évolué ces dernières années au Luxembourg.

Si le papier a longtemps été la règle, c’est l’archivage numérique qui tend à le suppléer aujourd’hui, avec tous les avantages qu’il représente en termes de gain de place, de temps, de sauvegarde à long terme et de sécurité.

Quelques prestataires de services et hébergeurs à travers le pays, pour la grande majorité estampillés professionnels du secteur financier (PSF) de support, se sont déjà spécialisés dans ce domaine et proposent, pour la plupart, des solutions clés en main de dématérialisation adaptées à tous les corps de métiers, selon leurs besoins spécifiques.

Législation innovante

Contrats, factures, extraits bancaires, actes notariés, voire plans d’architectes ou dossiers médicaux, peuvent désormais passer d’une version papier à une version en mode PDF ou en mode image, par le biais d’une transformation numérique, complétée le plus souvent par différentes solutions de gestion de ces documents. Le tout en conservant leur valeur légale lorsque l’opération est effectuée par une entreprise certifiée.

Encouragé par la Commission européenne, qui a mis en place en 2014 le règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) sur l’identification électronique et les services de confiance, l’archivage numérique — au-delà de la simple sauvegarde ou du stockage de documents — a toutefois franchi un nouveau pas au Grand-Duché, grâce à la nouvelle loi du 25 juillet 2015 sur l’archivage, intervenue près de huit ans après sa mise en chantier.

Cette loi est venue compléter le règlement eIDAS et, en l’absence d’une réglementation similaire en Europe, a permis au Luxembourg de se positionner en tant que précurseur en la matière.

Elle n’est véritablement entrée en vigueur que cette année, avec la certification des deux premiers prestataires de services de dématérialisation et/ou de conservation (PSDC) que sont Labgroup, depuis le 1er février dernier, et, plus récemment encore, Victor Buck Services, pour le groupe Post, depuis le 12 juillet.

Contrairement aux PSF et PSF de support, qui sont un agrément du ministère de l’Économie, le PSDC — défini par la loi — est un statut qui s’obtient par une certification délivrée par l’Institut luxembourgeois de la normalisation, de l’accréditation, de la sécurité et qualité des produits et services (Ilnas).

Avantages compétitifs

«Ce contexte légal, issu de la volonté de longue date du Luxembourg de devenir le coffre-fort électronique de l’Europe, est particulièrement important», explique Jean Racine, chief business development officer chez Labgroup.

«Alors que, d’habitude, la loi est en retard sur les pratiques, là, nous avons une législation en avance sur ce qui se passe sur le terrain pour de très nombreuses années, et qui tire donc le marché, les changements et l’évolution des états d’esprit», ajoute-t-il. «Par le biais de ce nouvel outil juridique, les entreprises luxembourgeoises disposent d’une formidable opportunité de se différencier, avec des services numériques innovants, tels que ce coffre-fort numérique pour les documents à valeur légale», considère, pour sa part, Roland Bastin, partner information and technology risk chez Deloitte Luxembourg. «Et dans une tendance européenne d’évolution vers une économie numérique, cette nouvelle loi permet d’accentuer l’attractivité de la Place luxembourgeoise auprès des sociétés internationales.» Selon lui, «l’industrie des PSF pourra bénéficier des avantages compétitifs offerts par ce nouveau cadre légal». Et, affirme-t-il,«les PSF de support auront l’occasion d’étendre leurs activités grâce au statut de PSDC, et pourront répondre aux demandes des clients confrontés à la problématique de la transformation digitale, tout en gardant la valeur probante des documents dématérialisés».

Débuts prometteurs

Jean Racine précise toutefois que si le périmètre de la loi offrant cette garantie d’État via les PSDC est pour l’instant réduit aux deux types de documents que sont les actes sous seing privé — autrement dit les contrats — et les documents comptables, des projets de loi sont en cours pour élargir ce périmètre.

«Bientôt, à l’échelle de temps de l’archivage, de nombreux autres documents, notamment administratifs, pourront aussi être dématérialisés, et leur version papier détruite, et un jour qui n’est pas si éloigné, on assistera à un renversement avec la version électronique, qui deviendra l’original, et le papier la copie», ajoute-t-il encore.

Depuis qu’il bénéficie du statut de PSDC, Labgroup indique ne plus savoir où donner de la tête, nombreuses étant les PME et PMI luxembourgeoises et étrangères suffisamment matures pour s’intéresser à ces nouvelles solutions d’archivage. En volume, la plus importante serait une société britannique sans siège ni activité au Luxembourg.

Pour consulter l’article complet, veuiller suivre le lien : http://paperjam.lu/news/un-interet-marque-pour-les-nouveaux-psdc

Copyright @MaisonModerne

Auteur : Frédéric Antzorn

9 June – International Archives Day

This international day aims to raise awareness amongst organisations regarding the importance of archiving media, different types of documents and retention periods.

With good management, archives explain and justify the past. They may also contribute to the future actions of an organisation and help ensure its proper function: With triple administrative, legal and testimonial functions the archives allow:

  • Optimised document flow
  • Improved traceability of information
  • Increased performance, efficiency and help reduce costs
  • Conformity with legislation

By correct classification of archives, organisations have clear and efficient access information. As testimony to the past, archiving is also a means of guaranteeing access to information in cases of dispute.

 

Like Mister Archive, Labgroup ensures the proper management of an organisations information throughout its lifecycle.

An efficient Records Management or Archiving solution ensures that an archive is:

  • authentic – ensures the integrity of the information (no modification of the content)
  • traced  full history of the information throughout its lifecycle
  • perennial – ensures the readability of information over time

Labgroup – your partner for analogue and digital archiving management

 

Since 1977, Labgroup has provided information management and archiving services to organisations.

1st February 2017, Lab Luxembourg SA (Labgroup) became the first certified PSDC (Provider of Digitisation and/or Conservation Services), both for digitisation and conservation services. The legislator in Luxembourg anticipated a transformation of physical to digital with the implementation of the Law of the 25th July 2015 on electronic archiving. This law recognises the presumption of conformity given to electronic copies of paper documents, produced and stored by a certified “PSDC”.

This presumption of conformity is under the condition that the copy complies with a set of methodological and technical requirements guaranteeing its fidelity to the original paper document, as well as its non-alteration over time.

Therefore, with a guarantee from the Luxembourg State, the holders of information from all European countries can now entrust Labgroup with both digitisation operations and the storage of documents with legal value.

Bad dreams about document and data management?

Our archivists will be glad to help you. Contact Florent Laidet, Consultant-Archivist at Labgroup for all services concerning information lifecycle management. flaidet@labgroup.com 

Read communication 9th June 2016