Dans un monde où l‘information prend plusieurs formes et s’inscrit sur différents supports, il est nécessaire de se demander comment conserver ces flux d’informations.
Une des solutions : la digitalisation !
Peut-être vous êtes-vous déjà demandé pourquoi scanner vos documents.
Scanner vos documents vous offre plusieurs avantages :
- un gain d’espace physique,
- une conservation à long terme,
- une meilleure gestion de vos documents : vous pourrez en effet y accéder de partout et à tout moment, et même les partager avec les personnes de votre choix.
Par ailleurs, cela n’engendrera ni copie papier inutile, ni perte de documents. Ainsi, vous pourrez vous consacrer exclusivement à votre activité professionnelle.
Mais… comment se passe la numérisation de vos documents ?
Nous nous occupons de vos documents dans notre salle de scanning dédiée et hautement sécurisée, au Digital Transition Hub, notre bâtiment situé à Grass.
Les systèmes automatisés de Labgroup :
- préservent vos documents de toute altération au cours de leur cycle de vie,
- réparent toute corruption éventuelle sur vos documents archivés électroniquement,
- et les conservent en toute sécurité, conformément aux exigences réglementaires.
Les documents numérisés vous seront transmis par un canal sécurisé. Il est également possible de les déposer dans une plateforme de Gestion Électronique de Documents (GED) ou un Système d’Archivage Électronique de documents (SAE).
Est-il vraiment intéressant de numériser tous vos documents ?
En fonction de la réglementation ou de vos besoins, il n’est pas forcément nécessaire de numériser tous vos documents. C’est pourquoi nous vous offrons la possibilité de les stocker dans notre dépôt d’archives, entièrement conçu pour l’archivage de documents et uniquement accessible par le personnel autorisé de Labgroup.
Lorsque vous souhaitez accéder à vos archives stockées dans notre dépôt sécurisé, on peut vous les scanner et vous les envoyer, grâce à notre service scan-on-demand. Nos opérateurs peuvent également récupérer vos documents stockés et vous les livrer dans un délai convenu.
Vos documents sont désormais scannés… Et ensuite ?
Nous pouvons vous retourner vos documents après numérisation, toujours de manière sécurisée dans nos véhicules géolocalisés.
Nous vous donnons à nouveau la possibilité de les stocker chez nous, dans notre dépôt sécurisé.
Enfin, si vous le souhaitez, nous pouvons les détruire après les avoir numérisés.
Le saviez-vous ?
Labgroup a été la première société à obtenir le statut PSDC (Prestataire de Service de Dématérialisation et de Conservation) en 2017 !
Ce statut est attribué par l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité).
Il garantit la valeur probante des copies électroniques de vos documents papier, une fois ces derniers numérisés. Il garantit également la présomption de conformité à l’original : en effet, scanné par un PSDC, un document est présumé avoir la même valeur que l’original même si ce dernier a été détruit.
Pourquoi faire appel à Labgroup ?
Nous vous proposons une solution de bout en bout : aucune société tierce ne manipule vos informations sécurisées. Nos opérateurs vous accompagnent depuis l’enlèvement de vos documents jusqu’à leur retour chez vous, du scanning à l’archivage, et pour assurer la destruction de vos documents ou de vos données.
De plus, nous stockons vos documents électroniques dans deux datacentres différents au Luxembourg, offrant ainsi une protection en cas de sinistre.
