Labgroup – la poupée russe des boîtes
C’est dans la zone industrielle de Grass que Labgroup a décidé d’installer ses quartiers. A première vue, le bâtiment flambant neuf s’étalant sur près de 11.700 m2, ne trahit pas l’activité de cette entreprise, présente au Luxembourg, à Dublin et même à Gibraltar.
Une fois à l’intérieur, quelques boîtes en carton se tassent discrètement en guise de décoration murale originale. Ensuite, nous pénétrons dans un impressionnant dépôt qui s’étend sur cinq étages. Telle la nef à vaisseaux d’une église, des kyrielles de compartiments se suivent, séparées par des piliers non pas en pierre mais en béton. La comparaison n’est pas tirée par les cheveux lorsqu’on sait que le bois de la charpente du bâtiment est en effet le même que celui de la cathédrale Notre-Dame de Paris ! Si certains compartiments sont encore vides, d’autres sont en cours de stockage ou déjà bien remplis presque jusqu’en dessous du plafond… avec des boîtes. Des boîtes en carton qui contiennent chacune cinq boîtes plus petites, accueillant à leur tour les documents de leurs locataires.
En effet, la gestion et l’archivage physique du papier sont à l’origine de l’activité de Labgroup. À ses débuts en 1977, l’entreprise mettait à disposition des caisses de stockage pour des sociétés financières dont les locaux devenaient rapidement trop petits pour archiver tous leurs papiers. De là, Labgroup avait créé un genre de self-storage à Munsbach, concept qui n’existait pas encore en tant que tel à l’époque, pour finalement proposer la gestion d’archives en espaces mutualisés. Or, dès ses débuts, Labgroup ne s’est pas limitée à la seule gestion du papier mais a toujours tenté d’offrir des services à la pointe en créant un pendant digital aux activités physiques. « Plutôt que de subir la transformation digitale du papier, nous avons préféré y participer. », explique Bernard Moreau, CEO de Labgroup. Ainsi, des services supplémentaires sont venus étoffer l’offre initiale, comme notamment le stockage de bandes magnétiques dans des locaux spécialement dédiés ou encore plus tard, la dématérialisation du papier et la mise à disposition de l’information via ArcStore®, l’application de l’entreprise. Cette solution créée en interne offre aux clients une gestion complète des documents stockés et leur permet aussi de créer et d’imprimer des labels par exemple pour les classeurs rangés dans les boîtes sur base d’un template standardisé ; avantage non négligeable qui simplifie l’inventaire.
D’ailleurs, les demandes de retrait de boîtes, qui se font aussi via l’app, ne sont pas si rares qu’on pourrait le croire. Sur un total de 439,631 boîtes, entre 450 et 600 bougent tous les mois !
En 2003, la CSSF (Commission de Surveillance du Secteur Financier) a introduit le statut de PSF de support qui permet de faire entrer dans son périmètre de surveillance les entreprises proposant des services de nature opérationnelle ou technique aux sociétés financières. Cette étape importante offre une valeur ajoutée aux prestataires de services dont ce nouveau statut représente en quelque sorte un gage de qualité face à leurs clients. Labgroup obtient plusieurs agréments dont notamment « agent de communication à la clientèle » ou encore « opérateurs de systèmes informatiques primaires du secteur financier – OSIP ». Ainsi, en 2004, l’entreprise développe un service de backup en ligne des informations électroniques du client, stockées dans les data centres de LuxConnect permettant ainsi une restauration des serveurs efficace et fiable. Cette activité aura d’ailleurs permis à l’entreprise d’agir comme acteur reconnu en matière de disaster recovery.
Avec la création du statut de PSDC (prestataire de services de dématérialisation ou de conservation), unique au Luxembourg, un nouveau service de niche se présente. Labgroup est d’ailleurs la première entreprise luxembourgeoise à obtenir le statut, qui lui permet désormais d’exercer un processus de dématérialisation et de conservation de documents, en d’autres mots de créer et de conserver des copies numériques légales, et de garantir l’intégrité, la pérennité et la confidentialité de cette activité. En effet, un document dématérialisé et conservé par un agent PSDC présente une valeur légale et il est ainsi opposable aux tiers même si l’original en papier n’existe plus !
Bernard Moreau explique : « Avec la transformation digitale, on a vu les cassettes devenir des backups en ligne. Pareil pour le papier qui a été scanné et aussi mis en ligne. Or, la vraie transition digitale n’est pas de convertir le papier en images mais d’accompagner les gens dans le processus de disparition du papier. » La réelle valeur ajoutée réside dans l’extraction des données contenues dans un document électronique ou encore sa signature électronique. Si cette dernière a valeur légale depuis 1999, il existe trois niveaux de signature selon le niveau de sécurité de la transaction.
Voilà pourquoi Labgroup a récemment développé un service de consultance justement pour accompagner ses clients dans cette nouvelle réalité, s’établissant ainsi comme conseiller expert en transition digitale. Ce service porte donc sur l’optimisation de la gestion des documents et de la data mais aussi en matière de RGPD. Si avant on avait tendance à tout garder, avec l’arrivée du règlement général sur la protection des données, le contraire est vrai. Certains documents doivent être détruits après une période bien définie. Mais qui dit que la destruction de papier sécurisée n’a rien d’extraordinaire n’a encore jamais jeté ses documents dans une bin de Labgroup. Avec ses bins folles, décorées de haut en bas soit par des artistes comme Sumo soit dans le cadre d’un concours d’étudiants de la section artistique du Lycée Technique des Arts et Métiers, Labgroup a su se démarquer et enjoliver un service jusque-là considéré comme désagréable.
Depuis sa création il y a plus de 40 ans, Labgroup a su diversifier son offre en prévoyant et en épousant les évolutions numériques pour finalement disposer d’un double concept de gestion de papier et sa contrepartie digitale. Voilà un parfait exemple d’entreprise dont le maître-mot est l’innovation et la persévérance.
Actuellement, l’entreprise se prépare à s’installer définitivement dans son nouveau bâtiment, le Digital Transition Hub, assez grand pour centraliser tous les dépôts et accueillir les employés de la Labcommunity dans un environnement de travail agréable et respectueux de l’environnement.
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