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Towards a paperless office: Nothing to fear, but fear itself!
On 1 February 2017, Labgroup became the first company in Luxembourg to achieve PSDC (Provider of Digitalisation and Conservation Services) certification from ILNAS (the Luxembourg Institute for Normalisation, Accreditation, Security and Quality of products and services). Just over one year later, Jean Racine, Labgroup’s chief business development officer, talks about the importance of the certification and how it has impacted Labgroup’s service offering to clients. He also calms the fears of those who hesitate to go digital.
Margaret Ferns: Why was it important to get PSDC certification?
Jean Racine: Archiving has been Labgroup’s core business for 40 years and, over this time, we have invested heavily in information technology in order to help our customers plan for the (very) slow death of paper. Qualifying for PSDC certification was the logical next step. It was also essential to boost digital trust at a time when businesses are likely to outsource non-core activities (such as data archiving) in a context of a heavy regulatory burden, especially with regards personal data protection– GDPR regulation.
MF: In what ways has it altered Labgroup’s service offering to clients?
JR: Although information security is always a major priority for us (for example, we have been an ISO 27001 certified company since 2014), there is always room for improvement. Under the act establishing the PSDC status (the Law of 25 July 2015 relating to electronic archiving), we are required to implement increased security measures. For example, traffic on internal corporate networks must now be encrypted. PSDCs are also obliged to submit complete and detailed information on infrastructure and technical installations, safety systems and procedures, applicable standards and workflow management, etc.
Labgroup has taken its role as advisor seriously by developing a specific archiving project methodology based on best management practices. As a result, interaction between parties and exchanges among persons are structured, scheduled, and accordingly more constructive, building a trusting relationship.
MF: With regards to PSDC, which sectors of activity do your clients come from?
JR: It should be noted that PSDC services (paper documents digitisation and electronic records preservation), are available not just to companies in Luxembourg but worldwide. Indeed, among our first customers, we counted several significant foreign insurance companies, which tend to be the most prolific in terms of producing records.
Locally, the first organisation to trust Labgroup as a PSDC was not a business, but the University of Luxembourg. One year after the formalisation of Labgroup’s PSDC status, however, most demand comes from the financial sector. Surprisingly, we have also seen demand from the construction sector for the digitisation and archiving of supplier invoices.
MF: Have you observed any hesitation in moving forward with digitalisation in any sectors?
JR: The current situation is rather paradoxical. Indeed, despite the fact that we are subject to the same obligations of professional secrecy as a PSF, companies managing highly confidential information have always rejected the idea of digitising their files, since that meant that the documents would leave their premises.
Today, however, we find that it is these same companies that are the first to initiate the most projects of native digitisation (without passing through the paper stage), in order be able to offer their customers all over the world the opportunity to subscribe and operate online. The fact that contracts and transaction notices are processed by a third party such as Labgroup significantly limits the risk of disclosure. Don’t forget that data encryption is very difficult to implement on paper, not so digitally.
MF: Does increasing digitalisation mean less control of data for your clients?
JR: In fact, it is just the opposite. Where a physical item can only be stored in a single place and classified according to a single criterion (e.g. name of author, title…), an electronic record may be searched and retrieved in many ways, each one corresponding to the specific needs of the user. In a similar vein, where access to paper documents requires physical movements and complicated key-based security management, the confidentiality of an electronic record can be managed through indexes/metadata, subject to instant amendment.
In general terms, thanks to digitalisation, information holders have the ability to have total control of their data with regards to its readability, intelligibility, integrity, confidentiality and availability.
@Copyright: Delano
Le GDPR via Cybermanager et, par-delà, une vue de la résilience
LABGROUP PROPOSE CYBERMANAGER, SOLUTION D’UBCOM, POUR ÉVALUER EN CINQ HEURES LA MATURITÉ ET LA RÉSILIENCE D’UNE ORGANISATION. UN PLAN D’ACTION PRAGMATIQUE, À EFFETS IMMÉDIATS.
Le temps des réflexions est passé. Le 25 mai prochain, le GDPR, le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles entrera en application. Peu d’organisations seront prêtes. Concrètement, peu seront passées du ‘quoi’ au ‘comment’ du projet.
«Avec CyberManager, nous proposons un outil d’assessment permettant aux responsables d’entreprise d’évaluer en cinq heures -pas plus- le niveau de maturité et la résilience de leur organisation et du systèmes d’information face aux cyber-risques et aux contraintes légales du GDPR, explique Frans Imbert-Vier, CEO, Ubcom. Pour nous, le GDPR n’est pas la finalité, mais une étape majeure pour renforcer la confiance digitale, laquelle est absolument nécessaire pour générer de la croissance. CyberManager permet de fournir un schéma directeur solide -pas un label de conformité. Nous engageons l’entreprise dans un processus pragmatique de progression permanente et immédiatement opérationnel.»
Si le temps presse, il ne s’agit pas pour autant de dramatiser. Mais plutôt de s’engager sereinement dans un processus de longue haleine. Au ‘quoi’, qui a mobilisé beaucoup d’énergie -notamment à travers une surenchère de séminaires et de formations- Labgroup et Ubcom opposent donc le ‘comment’ du GDPR par la mise en place d’un système d’évaluation sincère, véritable outil d’analyse et de progression.
«Ce règlement est un momentum, une étape positive permettant d’améliorer l’équilibre de la confidentialité et la protection des données entre les particuliers et les entreprises, ainsi que les pratiques de gestion des données et la sécurité globale pour toutes les parties concernées», analyse Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup.
UN OUTIL SOUS FORME DE 360 QUESTIONS
Le GDPR, en tant que règlement, est d’application plus générale que les différents standards connus dans le monde de la sécurité et nécessite une approche multidimensionnelle. Préliminaire, un état des lieux. Une entreprise part rarement, si ce n’est jamais, de zéro, et peut généralement capitaliser sur ses réalisations passées et projets en cours.
A travers les 360 questions de CyberManager, le champ d’investigation dépasse le cadre du règlement. S’il est important -capital même- de s’y conformer, il s’agit de voir par-delà la résilience de l’entreprise. Pour les organisations qui l’ont mis en oeuvre, le schéma directeur qui en découle permet d’accéder à une visibilité jamais atteinte du système d’information.
«Pour tout dire, il est rare qu’on sorte indemne de cet exercice. Le comité de direction, qui est appelé à répondre au questionnaire, prend tout de suite conscience de l’état du système d’information et les conséquences sur la bonne conduite de l’entreprise, poursuit Laurent Grill, CEO, Ubcom Benelux. Les faiblesses mais aussi les forces -qu’ils soient légaux, opérationnels ou de réputation- apparaissent immédiatement. C’est donc aussi un incroyable incentive.»
Et de poursuivre : «Le fait d’impliquer le comité de direction dans ce parcours mobilise toute l’organisation. Chacun est appelé à répondre, à échanger, expliquer, voire comprendre. C’est plus engageant que confier une analyse de risque à un cabinet de conseil qui se contentera de remettre un rapport, lequel trouvera place sur une pile d’autres rapports !»
De même, ce n’est pas un projet «one-shot» avec une fin -mai 2018- mais une opportunité de se doter d’une vision durable tant stratégique qu’opérationnelle de la sécurité. Techniquement parlant, la conformité GDPR passe d’abord par la découverte et la classification de ses données sensibles. C’est le fondement de CyberManager, solution d’analyse d’écart basée sur les plus grands référentiels tels que ISO, COBIT 5, Sarbannes-Oxley et UBcyber… Pour Ubcom, d’ailleurs, le GDPR n’est rien d’autre qu’un marqueur de confiance pour les entreprises conformes, un marqueur de plus.
«Avec notre questionnaire d’évaluation, nous mesurons votre maturité relative au respect du cadre juridique, mais aussi de la gouvernance générale en rapport avec le règlement, du social engineering et, enfin, de la conformité technique et opérationnelle pour opérer une donnée relevant du nouveau règlement.»
FAIRE PROGRESSER L’ORGANISATION
Labgroup est aujourd’hui le premier prestataire indépendant à proposer un assessment via CyberManager. Si le questionnaire est adapté à la conformité GDPR, la démarche doit être vue de façon plus globale : une évaluation du niveau réel de maturité de l’organisation en termes de gouvernance de l’information et de sa résilience.
«Et si ça peut parfois faire mal, conclut Jean Racine, dites-vous bien que nous ne sommes pas là pour casser l’organisation à travers un jugement, mais pour la faire progresser via un ensemble d’indicateurs appelés à créer de la valeur.»
La conformité GDPR nous entraîne à explorer la résilience de l’entreprise, et donc à considérer sa culture de la sécurité. En ce sens, CyberManager est un levier d’amélioration de la sécurité de l’entreprise; nous cherchons à renforcer sa résistance, ce qui va accroître la confiance des clients, mais aussi des actionnaires et, bien sûr, des collaborateurs. A la clé, aussi, une plus grande agilité et une plus grande flexibilité au profit de l’ADN de l’entreprise.
C’est la direction qui passe en revue la situation, qui répond; pas les consultants, lesquels se contentent de conduire l’entretien et piloter l’outil. L’objectif n’est pas de sanctionner, mais de responsabiliser. L’approche est très fine, les réponses pouvant être pondérées. L’outil, qui a déjà fait ses preuves dans différents environnements, tient compte du facteur humain. A la clé, une photographie au moment ‘t’. Et une liste d’actions -priorisée- à prendre.
La prestation de Labgroup est proposée à un prix forfaitaire -6.000 euros- particulièrement attractif, laquelle comprend la préparation du workshop, la réalisation avec deux consultants seniors, le rapport de synthèse et un dernier rapport de restitution.
@Copyright Soluxions Magazine
Auteur : Alain De Fooz
L’ENTREPRISE DIGITALE AU COURS D’UN PARCOURS IMMERSIF ET EXEMPLATIF
Article publié par Soluxions Magazine sur l’événement Expérience Digitale Luxembourg.
PREMIÈRE AU LUXEMBOURG. LE 12 DÉCEMBRE, LABGROUP, NG PARTNERS ET OCI INFORMATIQUE PROPOSERONT DE VIVRE UNE EXPÉRIENCE UNIQUE D’UNE ENTREPRISE DIGITALE AU COURS D’UN PARCOURS IMMERSIF ET EXEMPLATIF.
L’entreprise digitale existe-t-elle ? On en parle dans les salons, les conférences, mais qui l’a visitée ? Qui peut se targuer d’y travailler ou d’y collaborer ? Le 12 décembre, Labgroup, NG Partners et OCI Informatique proposeront de la visiter en réalité augmentée, de la réception à la production, en passant par le service technique et les ventes, avant de rencontrer la direction générale !
Rendez-vous au Novotel Kirchberg. Première session à 11:30. Au total, six sessions de 45 minutes se succéderont. Concrètement, les promoteurs de cet événement ont loué quatre salles, dans lesquelles seront présentés les bénéfices de la digitalisation, de façon interactive et concrète.
AVANT TOUT ACTEUR
«L’idée consiste à faire vivre aux visiteurs l’expérience d’une entreprise digitale, autrement dit sans papier, explique Manon Hugel, Marketing & Communication, OCI Informatique. Et les faire entrer tout de suite dans la réalité, en passant par les différents services : conception, production, vente, intervention technique, mais aussi comptabilité, gestion des ressources humaines… Au total, une dizaine d’étapes à franchir.»
Au cours de ce parcours, le visiteur n’est pas seulement spectateur; il est avant tout acteur. «À l’instar d’un serious game, il est appelé à agir, ce qui signifie arrêter des choix, lancer des actions… Son expérience sera totale. En cela, cet événement est véritablement une première », estime Philippe Lallemand, Ingénier commercial, OCI Informatique.
Eric Ludaescher, Sales Manager/Consultant, NG Partners : « Dans les présentations classiques, on nous dit ce qu’il est possible de faire ; ici, on vous propose de passer à l’étape de la réalisation. On passe d’une promesse -souvent floue- à la concrétisation.»
Les visiteurs seront accueillis dans chaque atelier. Ils vivront pleinement l’expérience, souvent en découvrant de nouvelles technologies. «Dans la production, ils découvriront l’apport des lunettes connectées, illustre Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup. Ils découvriront aussi, très concrètement, l’intérêt de la dématérialisation ‘intelligente’ des factures, grâce au ‘machine learning’. Il sera encore question du GDPR, le fameux règlement européen relatif à la protection des données.»
UNE IMMERSION POUR VAINCRE LES PEURS
Avec cette immersion, l’ambition est aussi de dédramatiser l’entreprise digitale, ajoute Patricia Foulon, Directrice commerciale Lorraine & Luxembourg, OCI Informatique. «Derrière l’inconnu, il y a un formidable potentiel. Rien de tel qu’une immersion, une mise en situation accompagnée et encadrée.»
Au cours de cet événement inédit, les visiteurs découvriront les expertises des trois partenaires et les solutions développées en commun. Présent au Luxembourg depuis 2000, OCI Informatique mettra en avant plus particulièrement ses prestations en mode SaaS autour d’outils comme les ERP et le CRM, NG Partners présentera ses équipements de saisie et de reproduction, également ses solutions en GED (Gestion Électronique des Documents). Enfin, Labgroup mettra en œuvre ses compétences en archivage, en dématérialisation et en hébergement.
«L’ambition est de répondre, par l’exemple, à des questions concrètes, et cela dans tous les domaines, au cours d’une expérience globale, résume Cindy Reff, Marketing Labgroup. Comment supporter les commerciaux et améliorer le suivi client ? Comment concevoir et produire en 3D pour gagner en réactivité ? Comment intervenir à distance pour dépanner les clients ? Comment profiter des technologies de reconnaissance de documents pour éviter les saisies manuelles ? Entre décision en temps réel et début de prédictif, comment la digitalisation s’inscrit-elle dans une démarche d’efficacité ? Pas de discours, pas de promesses, du réel, du concret !»
Pour plus d’information sur cet événement et vous inscrire, veuillez consulter le site https://www.labgroup.com/event-digital-luxembourg-experience-digitale/
Copyright@Soluxions-magazine
Auteur – Alain De Fooz
Expérience digitale Luxembourg – l’entreprise numérique en réalité augmentée
Quels sont les avantages compétitifs que mon entreprise peut retirer de la transformation numérique ?
Découvrez la réalité d’une entreprise numérique, à travers un parcours immersif, présentant de façon interactive (et inédite), les bénéfices de la digitalisation.
Venez découvrir comment la digitalisation augmente l’efficience des traitements et la productivité des collaborateurs de l’entreprise.
Conception – Production – Vente – Intervention technique – Comptabilité – Gestion RH – Décisionnel – (…)
- Comment supporter les commerciaux et améliorer le suivi client ?
- Comment concevoir et produire en 3D pour gagner en réactivité ?
- Comment intervenir à distance pour dépanner les clients ?
- Comment profiter des technologies de reconnaissance de documents pour éviter les saisies manuelles ?
Entre décisions en temps réel et début de prédictif, comment la digitalisation s’inscrit-elle dans une démarche d’efficacité ?
INSCRIVEZ-VOUS DÈS MAINTENANT À UNE SESSION D’IMMERSION POUR VIVRE L’EXPÉRIENCE DIGITALE : Visiter le site.
DATE
Mardi 12 Décembre
6 sessions de 45 minutes
Cybersecurity4Success – Conclusion: «La formation des employés est primordiale!»
Découvrez l’article sur la journée Cybersecurity4success et téléchargez la présentation powerpoint de Jean Racine, CBDO chez Labgroup !
“La deuxième édition de la journée Cybersecurity4success s’est tenue le 17 octobre 2017 à la Chambre des Métiers. Elle a été organisée par la Chambre des Métiers en collaboration avec Enterprise Europe Network, Luxinnovation, Chambre de Commerce, House of Training, Fédération des Artisans, clc, Securitymadein.lu, et la Commission européenne.
Cette journée a permis aux participants de partager leur expérience en matière de la transformation digitale avec d’autres chefs d’entreprise et de se familiariser lors d’un après-midi de workshops avec les différentes possibilités pour garantir la sécurité de l’information en entreprise.
Après des mots introductifs par le Directeur Général de la Chambre des Métiers, Tom Wirion, et la cheffe de la représentation de la Commission européenne au Luxembourg, Yuriko Backes, une première table ronde donnait la parole à trois chefs d’entreprise pour témoigner leurs premières expériences d’une cyberattaque. «Après qu’un de mes employés a ouvert un courrier électronique suspect, les fichiers ont commencé à disparaitre du serveur l’un après l’autre,» se souvient Joël Schons de Stugalux Construction, qui n’avait pas d’autre choix que de débrancher tous les ordinateurs pour ainsi minimiser les pertes et les dommages.
«Il ne faut surtout pas bricoler soi-même mais référer à des spécialistes,» a ajouté Pierre Friob, dirigeant des magasins Abitare et victime d’une cyber-attaque qui a infecté plusieurs de ses courriers électroniques il y a quelques années. «Aujourd’hui, tous mes données, documents, fichiers sont stockés et sauvegardés dans un centre de données dédié au stockage et traitement de données informatiques». Une démarche similaire a été prise par Michel Sanna, patron des salons de coiffure BEIM FIGARO, qui vient de passer à l’e-facturation et l’archivage électronique. «Je me suis renseigné auprès de la Chambre des Métiers sur les différentes acteurs et possibilités avant de m’y mettre,» explique Monsieur Sanna. «Les offres sont là, mais il est important de ne pas avoir peur mais d’oser et de se lancer». Une démarche qui lui a permis de passer moins de temps à gérer des tonnes de papiers pour se reconcentrer sur son activité artisanale.
Une deuxième table ronde a réuni des représentants de Securitymadein.lu, la Fédération des Artisans, Telindus et la Chambre des Métiers, qui sont parvenus à un consensus au sujet du fait que la formation des employés est primordiale pour réussir l’évolution d’une entreprise vers le digital, notamment du côté de la cybersécurité.
Despina Spanou, directrice chargée de la cybersécurité de la Commission européenne, a souligné qu’il est important de former aussi les experts de demain, par exemple à travers des campagnes de sensibilisations et de la promotion de la formation continue.
Un après-midi de workshops a permis aux participants de la conférence d’entrer au vif du sujet, que ce soit à travers les bons conseils du nouveau centre national de compétences en cybersécurité ou des renseignemnts sur les deux aides disponibles aux PME, incluant le conseil direct par la fédération c@fil dans les démarches de digitalisation et l’aide financière à travers du programme Fit4Digital de Luxinnovation.
Consultez l’article entier ici.
Téléchargez la présentation – Yes we scan!, Jean Racine, CBDO chez Labgroup.
Article Paperjam – Un intérêt marqué pour les nouveaux PSDC
Découvrez l’article Paperjam, publié le 29 septembre 2017 sur le site www.paperjam.lu, sur l’archivage électronique et les nouveaux PSDC.
La certification, cette année, des deux premiers prestataires de services de dématérialisation et/ou de conservation (PSDC) de documents marque les premiers effets concrets de la nouvelle loi sur l’archivage électronique, qui fait du Luxembourg un précurseur en la matière.
Longtemps perçu par les PMI et les PME comme une contrainte parfois coûteuse découlant d’une obligation légale, l’archivage a considérablement évolué ces dernières années au Luxembourg.
Si le papier a longtemps été la règle, c’est l’archivage numérique qui tend à le suppléer aujourd’hui, avec tous les avantages qu’il représente en termes de gain de place, de temps, de sauvegarde à long terme et de sécurité.
Quelques prestataires de services et hébergeurs à travers le pays, pour la grande majorité estampillés professionnels du secteur financier (PSF) de support, se sont déjà spécialisés dans ce domaine et proposent, pour la plupart, des solutions clés en main de dématérialisation adaptées à tous les corps de métiers, selon leurs besoins spécifiques.
Législation innovante
Contrats, factures, extraits bancaires, actes notariés, voire plans d’architectes ou dossiers médicaux, peuvent désormais passer d’une version papier à une version en mode PDF ou en mode image, par le biais d’une transformation numérique, complétée le plus souvent par différentes solutions de gestion de ces documents. Le tout en conservant leur valeur légale lorsque l’opération est effectuée par une entreprise certifiée.
Encouragé par la Commission européenne, qui a mis en place en 2014 le règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) sur l’identification électronique et les services de confiance, l’archivage numérique — au-delà de la simple sauvegarde ou du stockage de documents — a toutefois franchi un nouveau pas au Grand-Duché, grâce à la nouvelle loi du 25 juillet 2015 sur l’archivage, intervenue près de huit ans après sa mise en chantier.
Cette loi est venue compléter le règlement eIDAS et, en l’absence d’une réglementation similaire en Europe, a permis au Luxembourg de se positionner en tant que précurseur en la matière.
Elle n’est véritablement entrée en vigueur que cette année, avec la certification des deux premiers prestataires de services de dématérialisation et/ou de conservation (PSDC) que sont Labgroup, depuis le 1er février dernier, et, plus récemment encore, Victor Buck Services, pour le groupe Post, depuis le 12 juillet.
Contrairement aux PSF et PSF de support, qui sont un agrément du ministère de l’Économie, le PSDC — défini par la loi — est un statut qui s’obtient par une certification délivrée par l’Institut luxembourgeois de la normalisation, de l’accréditation, de la sécurité et qualité des produits et services (Ilnas).
Avantages compétitifs
«Ce contexte légal, issu de la volonté de longue date du Luxembourg de devenir le coffre-fort électronique de l’Europe, est particulièrement important», explique Jean Racine, chief business development officer chez Labgroup.
«Alors que, d’habitude, la loi est en retard sur les pratiques, là, nous avons une législation en avance sur ce qui se passe sur le terrain pour de très nombreuses années, et qui tire donc le marché, les changements et l’évolution des états d’esprit», ajoute-t-il. «Par le biais de ce nouvel outil juridique, les entreprises luxembourgeoises disposent d’une formidable opportunité de se différencier, avec des services numériques innovants, tels que ce coffre-fort numérique pour les documents à valeur légale», considère, pour sa part, Roland Bastin, partner information and technology risk chez Deloitte Luxembourg. «Et dans une tendance européenne d’évolution vers une économie numérique, cette nouvelle loi permet d’accentuer l’attractivité de la Place luxembourgeoise auprès des sociétés internationales.» Selon lui, «l’industrie des PSF pourra bénéficier des avantages compétitifs offerts par ce nouveau cadre légal». Et, affirme-t-il,«les PSF de support auront l’occasion d’étendre leurs activités grâce au statut de PSDC, et pourront répondre aux demandes des clients confrontés à la problématique de la transformation digitale, tout en gardant la valeur probante des documents dématérialisés».
Débuts prometteurs
Jean Racine précise toutefois que si le périmètre de la loi offrant cette garantie d’État via les PSDC est pour l’instant réduit aux deux types de documents que sont les actes sous seing privé — autrement dit les contrats — et les documents comptables, des projets de loi sont en cours pour élargir ce périmètre.
«Bientôt, à l’échelle de temps de l’archivage, de nombreux autres documents, notamment administratifs, pourront aussi être dématérialisés, et leur version papier détruite, et un jour qui n’est pas si éloigné, on assistera à un renversement avec la version électronique, qui deviendra l’original, et le papier la copie», ajoute-t-il encore.
Depuis qu’il bénéficie du statut de PSDC, Labgroup indique ne plus savoir où donner de la tête, nombreuses étant les PME et PMI luxembourgeoises et étrangères suffisamment matures pour s’intéresser à ces nouvelles solutions d’archivage. En volume, la plus importante serait une société britannique sans siège ni activité au Luxembourg.
Pour consulter l’article complet, veuiller suivre le lien : http://paperjam.lu/news/un-interet-marque-pour-les-nouveaux-psdc
Copyright @MaisonModerne
Auteur : Frédéric Antzorn
Cybersecurity Breakfast – 29/09/2017 – Cybersecurity in the realm of digital trust and e-archiving
Cybersecurity in the realm of digital trust and e-archiving with Jean Racine, CBDO at Labgroup
(left to right – Jean Racine, Labgroup, Johann Alessandroni, PECB Europe, Lionel Antunes, CTIE, Alain Wahl, ILNES)
Interview – Labgroup & Numen Europe visent le marché financier belge – Magazine Soluxions Mai 2017
Découvrez l’interview dans le magazine Soluxions – édition Mai 2017
Numen Europe et Labgroup profitent de leur offre de DaaS conjointe pour aborder le marché financier belge.
Voici deux ans, Numen Europe et Labgroup ont défini une offre DaaS (Document-as-a-Service) conjointe. Le premier, expert en traitement externalisé de données et documents sensibles, et le deuxième, tiers-archiveur de métier depuis quarante ans au Luxembourg, se sont associés autour d’une offre unique en son genre sous forme de solution clé en main, incluant logiciels et services à la demande.
Le besoin est réel : optimiser la gestion, la protection et la conservation des documents, tant physiques qu’électroniques, dans une optique « Paperless / Less Paper Office ». Pour Numen Europe comme pour Labgroup, il est en effet insuffisant de proposer la prise en charge de certaines opérations ponctuelles, comme la numérisation des documents papier ou l’archivage à long terme, quand les entreprises expriment un besoin d’externalisation complète de processus de traitement de l’information.
C’est donc toute la «supply chain» de l’information qui est couverte par l’offre DaaS : depuis la collecte physique ou la capture automatique, jusqu’à la destruction certifiée, en passant par la classification, la dématérialisation, l’indexation, l’extraction de données, l’analyse de données (Data Analytics), la gestion électronique des flux (Enterprise Content Management, Workflow Management, and Collaboration Tools), l’archivage physique ou électronique légal / à valeur probante (Records Management), la sauvegarde, l’éditique (Desktop Publishing), la composition et le routage.
«Le 1er février 2017, Labgroup devenait le premier PSDC (Prestataire de services de Dématérialisation et de Conservation) certifié par l’État luxembourgeois, en application de la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique. Et, aujourd’hui encore, nous sommes le seul, relève Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup. C’est donc un formidable atout, dont nos comptons profiter avec notre partenaire Numen Europe. Ensemble, aujourd’hui, nous abordons le marché financier belge… »
Le projet ? Présenter une offre de dématérialisation et de conservation tirant parti du meilleur des deux législations -la belge et la luxembourgeoise- et du statut de PSDC, lequel ne manquera pas de rassurer le marché puisqu’il équivaut à la garantie de l’Etat luxembourgeois, affirme David Gray, Deputy General Manager, Numen Europe. « Dans le secteur financier, que nous connaissons fort bien de par nos activités au Luxembourg, ce statut est indéniablement un plus dans la mesure où il garantit à nos clients la disponibilité de leurs informations et surtout, la possibilité de les récupérer même en cas de défaillance du prestataire. De même, la réversibilité et l’ouverture des formats sont 100% garanties… Ne perdez pas de vue, en effet, que lorsqu’on parle d’archivage, on parle de longues, très longues durées. Cette assurance dans le temps est fondamentale ! »
Outre cette garantie, la force de la proposition tient à l’alliance entre Numen Europe et Labgroup. « Si, dans l’ensemble, nos compétences sont similaires, elles sont aussi différentes et donc, se renforcent », enchaîne Jean Racine. De fait, tant Numen Europe que Labgroup, qui restent des entités indépendantes, sont certifiées ISO 9001 et ISO 27001. Et elles se sont fixées la même mission : couvrir par leur offre de services tout le cycle de vie des documents, chacune des sociétés s’appuyant sur ses points forts. En mettant en commun leurs ressources respectives le binôme peut proposer au marché un avantage compétitif exclusif : la continuité d’activité garantie par la redondance tant de leurs infrastructures que de leurs équipes. « Ensemble, nous apportons plus à nos clients que séparément. C’est bien plus que 1 + 1 ! » La proposition est unique. Et sur le marché naissant de l’externalisation de la dématérialisation et de l’archivage électronique, elle fait déjà la différence.
A chacun ses points forts. Côté Numen Europe, c’est clairement la dématérialisation. Côté Labgroup, c’est l’archivage tant numérique que physique. « Dans notre métier de tiers-archiveur, poursuit Jean Racine, le client vérifie avant tout la pérennité du service, il peut en effet nous confier la conservation intègre d’informations sensibles pour des dizaines d’années. Notre pérennité est à nouveau renforcée. »
Le succès ne s’est pas fait attendre. Les contrats les plus significatifs n’ont pas été emportés au Grand-Duché, mais à l’international, avec des organisations qui, pour certaines, n’ont pas de succursale au Luxembourg. Leur motivation ? La solidité de l’offre, tout simplement, et les garanties associées ! « Nos clients retiennent nos compétences, qui vont du conseil initial à l’opérationnel à proprement parler, sans oublier nos gages de pérennité à travers le statut de PSDC, unique au niveau mondial », observe David Gray.
Les premiers contacts en Belgique sont positifs. Le tandem ne manque pas d’atouts, Numen Europe en particulier fournit déjà de nombreuses entreprises belges, également des organismes publics. « Profiter de nos compétences et du meilleur des deux législations ne signifie aucunement devoir opérer depuis le Luxembourg, rassure Jean Racine. Le plus souvent, les opérations de dématérialisation se font chez le client, voire dans un atelier spécialisé. Quant à la conservation, elle peut se faire n’importe où. L’idéal, c’est évidemment dans nos infrastructures -hautement sécurisées. Qui plus est, le client profitera pleinement de la mutualisation des couts… De toute façon, externaliser n’est plus un tabou dans le secteur financier ! »
Copyright @ Soluxions Magazine / Auteur – Alain De Fooz
