Vous avez des difficultés à harmoniser les flux d’informations au sein de votre organisation ?
Ne vous inquiétez pas – le 9 juin, c’est la journée internationale des archives !
Créée en 2008, la journée internationale des archives met en lumière l’importance des archives qui représentent une source d’information et un patrimoine culturel pour notre société. L’importance de l’archivage, la classification des différents types de documents, la gestion des durées de conservation et donc la gouvernance de l’information sont mis en lumière durant cette journée.
Cette journée est aussi l’occasion de remercier toutes les personnes qui s’engagent à faciliter nos recherches et nos échanges d’informations comme Mister Archive et Miss Digital.
POURQUOI ARCHIVER ?
Archiver les dossiers papiers ou électroniques au sein d’une organisation présente différents avantages.
Tout d’abord, archiver permet aux organisations de faciliter la recherche de documents de la part des collaborateurs. Un document classé de manière adéquate permet d’être retrouvé plus facilement qu’un dossier qui serait archivé sans aucune règle de classement.
De plus, archiver permet d’éviter les doublons et donc de réduire l’espace d’archivage, en effet les règles d’archivage permettent d’éviter qu’un même document soit archivé plusieurs fois par différentes personnes.
Enfin, l’archivage permet aussi d’accroître la disponibilité des collaborateurs pour se consacrer à leurs tâches principales et nous allons voir quelles en sont les raisons.
ARCHIVER POUR UNE MEILLEURE EFFICACITÉ ?
Archiver permet aux organisations d’harmoniser la façon de travailler de leurs collaborateurs mais aussi d’uniformiser la manière dont les dossiers sont construits. En effet, lorsque l’ensemble des collaborateurs appliquent la même méthode d’archivage cela permet une uniformité et harmonisation des méthodes de travail. Ainsi, les collaborateurs savent exactement comment les dossiers sont réalisés et classés et comment ces derniers sont stockés au sein de l’organisation.
De plus, une bonne gestion des documents et des archives simplifie leur exploitation. En effet, les flux d’informations qui circulent tous les jours dans les organisations doivent être organisés afin de permettre aux collaborateurs de retrouver les documents dont ils ont besoin de manière beaucoup plus simple, rapide et efficace.
Enfin, le recours à l’archivage joue un rôle important dans le taux de productivité. Si l’ensemble les collaborateurs d’une organisation harmonisent leur façon de travailler, notamment en archivant les dossiers de la même manière, une augmentation de la productivité de chacun est constatée. Un archivage adéquat permet de connaitre les tenants et les aboutissants de ce que chacun fait, et cela amène donc une diminution significative du temps consacré à la recherche d’informations. Les collaborateurs pourront donc se consacrer davantage à leur travail plutôt qu’à la recherche de documents nécessaires à leur activité ou au tri des documents anciens stockés dans les archives.
Pour ce faire, l’utilisation d’un tableau de tri ainsi que de procédures d’archivage est toujours bénéfique pour les organisations. En effet, ces outils permettent aux collaborateurs d’une organisation de ne plus avoir à trier et traiter les anciennes archives de manière fastidieuse dans l’urgence lorsqu’il est nécessaire de libérer de l’espace pour l’archivage des futures archives.
COMMENT BIEN ARCHIVER SES DOCUMENTS ?
La profusion des documents produits tous les jours par les organisations privées et publiques rend difficile la recherche de certains d’entre eux. Il est donc primordial de mettre en place des politiques et procédures de gestion des documents et des archives adéquates afin de pouvoir gérer et réguler le flux de documents de manière efficace.
Un bon archivage permet aux organisations :
- de faciliter la gestion des durées de conservation des documents,
- de gérer et traiter leurs archives historiques, en assurant les versements aux Archives Nationales, notamment pour tous les ministères et administrations de l’Etat,
- mais également de simplifier le traitement et le tri des documents à détruire pour répondre aux exigences légales.
Pour y parvenir, Labgroup peut vous aider grâce à l’expertise d’un de nos archivistes, qui élabore pour vous un inventaire des dossiers et qui identifie les flux d’informations au sein de votre organisation.
L’archiviste met ensuite en place un plan de classement ce qui vous permet d’implémenter des règles d’archivage plus efficaces et de donc savoir comment travaillent vos collaborateurs. En effet, ce plan de classement, permet, pour vos archives courantes et intermédiaires, d’organiser et de classer au mieux vos documents pour les retrouver et les gérer de manière efficace. Quant aux archives définitives, le plan de classement permet d’assurer leur préservation et ainsi éviter toute perte ou détérioration.
L’archiviste mis à votre disposition travaillera également sur l’élaboration d’un tableau de tri, afin d’identifier la valeur de vos informations et leur attribuer une durée de conservation, ainsi que sur la mise en place de politiques et de procédures d’archivage. Des sensibilisations ainsi que des formations seront ensuite mises en place afin que chacun puisse comprendre la méthode d’archivage mise en place.
