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Nowina Solutions et Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) s’allient pour faciliter l’utilisation simple de la signature électronique intégrée
Labgroup, le leader de la gestion documentaire tout au long de la vie, et l’éditeur spécialisé Nowina Solutions, associent leurs forces pour intégrer un service de signature électronique en ligne dans un logiciel de GED (Gestion électronique des documents). Les deux sociétés luxembourgeoises veulent ainsi permettre aux petites et moyennes entreprises de réduire leurs coûts en accédant facilement à ce mode de validation moderne et reconnu par la loi.
La digitalisation de nos sociétés et la transformation digitale des entreprises sont aujourd’hui des évidences, qui apportent des changements profonds, notamment dans la façon de conclure et signer des contrats.
En effet, la signature électronique, qui a une valeur légale depuis 1999, est, pour les parties, la nouvelle manière de valider un accord, sans être astreints à l’imprimer, le poster, le retourner, le vérifier, l’archiver…
Il suffit de détenir une adresse de messagerie électronique et un smartphone pour être capable de signer un document électronique en ligne de façon sécurisée et ultra rapide !
La signature électronique offre même plus de flexibilité que la signature manuelle, puisque 3 niveaux de fiabilité sont définis dans la loi en vigueur (Règlement (UE) n ° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE), à choisir en fonction de la valeur à sécuriser :
- La signature électronique qualifiée (SEQ), qui a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite au sein de l’Union européenne, est basée sur un certificat d’identité numérique acquis auprès d’une autorité de certification européenne dûment reconnue, comme LuxTrust, enregistré sur un support hautement sécurisé, tel une puce intégrée dans les cartes d’identité (belges et luxembourgeoises).
- La signature électronique avancée (SEA), reconnue dans le monde entier, peut prendre différentes formes (signature manuscrite sur une tablette tactile, signature basée sur un certificat à usage unique…), et doit être précédée d’une identification des signataires, dont la nature et l’acuité dépendront du degré de sécurisation visé.
- La signature électronique simple présente des exigences ainsi qu’une valeur juridique plus faibles, mais suffisantes dans beaucoup de circonstances (en cas de réception de colis par exemple, validée par une signature apposée sur la tablette tactile du livreur).
Les deux premiers niveaux de signature électronique permettent de garantir l’identité des signataires, la date de signature et la non-altération du contenu validé.
Nowina (voir nowina.lu) est l’éditeur de la plateforme de signature électronique EVA, qui est :
- conforme au règlement européen eiDAS ;
- dotée d’une interface de programmation (API) pour l’intégrer facilement dans n’importe quelle application, de gestion documentaire par exemple ;
- compatible avec n’importe quel certificat d’identité numérique acquis auprès de n’importe quelle autorité de certification inscrite sur la liste de confiance de n’importe quel pays membres de l’Union européenne ;
- configurable pour offrir un parcours de signature guidé et ouvert à ses utilisateurs, en leur permettant par exemple de sélectionner les niveaux de signature proposés au choix ;
- 100% web, c’est-à-dire utilisable sans qu’il soit besoin d’installer quelque logiciel que ce soit sur le poste client, sauf bien entendu le pilote du lecteur de (carte à) puce dans le cas d’une signature électronique qualifiée ;
- unique pour ce qu’elle offre un niveau de fiabilité très élevé pour la signature électronique avancée basée sur un certificat à usage unique, en transmettant par SMS un code de signature calculé par une méthode cryptographique, et non aléatoire ;
- intégrée dans l’application LuxDoc de Labgroup.
LuxDoc est la solution de gestion électronique des documents (GED), proposée par Labgroup en mode SaaS (Software as a Service), avec tarification à la consommation (en nombre d’utilisateurs et en volume de stockage de documents).
LuxDoc offre déjà une multitude de fonctionnalités pour aider les petites et moyennes entreprises à optimiser le traitement et le classement des informations reçues et produites au sein de l’organisation (voir luxdoc.lu). La signature électronique sera la prochaine à être proposée à la demande, c’est à dire comme un service supplémentaire. Un simple clic permettra à l’utilisateur autorisé de lancer le processus de signature. Le représentant habilité de l’autre partie recevra automatiquement par courriel une invitation à signer le document en ligne et un lien vers la plateforme EVA hébergée par Labgroup. Si la signature électronique avancée est sélectionnée, un certificat à usage unique, ou code de signature, lui sera envoyé sur son smartphone, dont la saisie vaudra signature.
Les clients de LuxDoc pourront ainsi inscrire la signature électronique à l’agenda de leur transformation digitale, sans avoir à investir dans une infrastructure technique, un environnement de cybersécurité et un logiciel, que Labgroup met à leur disposition.
Au sujet de Labgroup
Labgroup est une compagnie luxembourgeoise qui offre des solutions de gestion et d’archivage de l’information aux entreprises et aux organisations de tous les secteurs.
Depuis 1977, Labgroup s’est efforcée d’assister ses clients dans leurs efforts de dématérialisation, en proposant des services et des solutions adaptées de gestion électronique des données.
La gamme des services de Labgroup inclut la numérisation des documents papier, l’entreposage et la destruction des archives physiques, la capture et la conservation des archives électroniques, la sauvegarde et la restauration de données, la préservation de médias informatiques, la consultance et la formation en archivistique. Notre équipe de professionnels fournit des conseils concernant la politique d’archivage, la gestion des documents d’archives et la conformité (compliance). Labgroup est une société internationale, avec des clients sur les cinq continents. La mission de Labgroup est d’aider les organisations à maintenir leur conformité aux obligations légales tout en améliorant l’efficacité de leur gestion de l’information.
Pour en savoir plus : www.labgroup.com
Au sujet de Nowina
Société de services informatiques offrant des solutions complètes de dématérialisation des processus intégrant la signature électronique. Créée en 2014, cette jeune société est déjà reconnue par beaucoup d’entreprises comme une référence de la signature électronique en Europe. Nowina s’engage aux côtés de ses clients dans leurs projets de transformation digitale. Pour cela, l’entreprise s’appuie à la fois sur son expertise unique en matière de signature électronique, mais également sur une connaissance solide du secteur des services financiers, du secteur public et celui de la santé.
L’équipe de professionnels de Nowina Solutions propose une formation sur les différents aspects de la signature électronique, telle que la nouvelle règlementation eIDAS et aide les entreprises à saisir les opportunités idéales qui n’incluent pas le papier.
Pour en savoir plus : http://nowina.lu/
Contact:
Labgroup
Cindy Reff
Marketing & Communication
Tél : +352 350 222 243 – Email : marketing@labgroup.com
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Liens:
Communiqué de presse – Labgroup
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Liens Presse :
18 months after the implementation of the PSDC status: assessment and prospects by two PSDC-DC companies: Labgroup and Numen
The certification and accreditation of the first PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services), on February 1st, 2017, marked the implementation of the law of July 25th, 2015 on electronic archiving, and the establishment of the chain of digital trust. A year and a half after its implementation two PSDC-DC companies, Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) and Numen, decided to present the progress of the status and to make a first assessment, by organising a private conference about this subject.
Back to the beginning:
At the European level, this is the European regulation eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) n°910/2014, fully implemented since July 1st, 2016, which permitted to demonstrate the willingness of member states to democratise digitisation by: – enhancing the security of electronic exchanges; – recognising the universal value of the electronic signature; – granting a legal value to a digital document (non-discrimination principle of the digital evidence to courts).
Luxembourg was the first country in Europe to establish a legal system that supports electronic archiving while committing the state via the certification of trusted service providers. The law of July 25th, 2015 relating to electronic archiving recognises the probative value of electronic copies of paper documents, produced by a certified PSDC respecting all conditions of strict accuracy to the original, and gives them a presumption of conformity to the original.
The PSDC certification is issued by a certification body accredited by the Luxembourg Office of Accreditation and Surveillance (OLAS) before obtaining approval by the Luxembourg Institute of Standardisation, Accreditation, Safety and Quality of products and services (ILNAS). ILNAS registers the relevant organisation in the list of PSDC companies (specifying certification processes) thus establishing the PSDC status.
The PSDC-DC status is defined as: – Provider of Digitisation Services, in other words, an organisation authorised to create legal electronic copies of paper documents; – Provider of Conservation Services, which guarantees the integrity, confidentiality and durability of electronic archives throughout their retention period.
Labgroup and Numen both obtained PSDC certification before being accredited by ILNAS.
The combination of skills by these two major players in Luxembourg is proving successful for several years now. Indeed, in 2015 Labgroup and Numen Europe decided to combine their expertise to be able to handle the entire lifecycle of physical and electronic documents from their collection to the certified destruction. Together, the companies can guarantee a continuity of the operations thanks to the redundancy of their resources and certifications. The University of Luxembourg, the European Parliament and Raiffeisen Bank are among their renowned customers, highlighting the efficiency of the combined services of both partners.
As part of the law of July 25th, 2015 about electronic archiving, Luxembourg now counts six PSDC including:
- 3 specialised providers, certified PSDC-DC
- 1 certified company PSDC-DC for 1 client
- 1 trade union and 1 public institution, certified PSDC-Conservation
This relatively small number can be explained by the substantial investments a company need to plan if it wishes to obtain the PSDC status.
In order to draw a first assessment, a year and a half after the implementation of the PSDC status, the two companies of legal electronic archiving organised a private conference on October 4th, 2018; an opportunity to explain the evolution of this status as well as the actual efficiency of a digital process.
An interactive conference presenting the status, its regulatory framework and its legal specificities was organised that morning. A first assessment was drawn answering the three following questions:
- What about the position of the PSDC status at the international level?
Luxembourg’s neighbours are democratising in turn digitisation! Luxembourg, being the first country to create a specific framework, neighbouring countries have not failed to follow the digital trend by creating a legal framework that supports the “paperless” process, thus completing the eIDAS regulation (in Belgium the Digital Act and in France the NF-461 standard & NF Z 42-026 standard). The presence of the “trusted service provider” status is considerably strengthened, allowing recognition of the PSDC status at the international level.
- PSDC – Quo vadis?
As much as the issue of electronic archiving represents a current challenge to companies, the decisions to take the leap delay! In terms of investments, this is not a priority. The decision cycle is prolonged, and too often, the projects are still in the initial stage, in the process of reflection (take a step back to see the big picture?). To date, about ten organisations are in the stage of taking advantage of the PSDC, but the process remains slow. The market is still evolving, but is growing fast with the combination of the electronic archiving and the electronic signature; a complementarity between the Luxembourgish legal framework allowing to accelerate and expand digital transformation and the eIDAS, which gives a European legal value to digital trust services, such as electronic signature and timestamp.
- Homo Papyrus vs Homo Digitalis: the hidden costs issue.
Customers who took the plunge notice a decrease in costs and an increase in customer service quality. A better knowledge sharing, a decline of information loss risks, a guarantee of data privacy … the benefits are numerous. However, the real benefits often come in terms of “hidden savings”; ex. How much is the worth of time of a manager who takes 15 minutes per day to sign paper contracts? What is the cost of a paper process vs a dematerialised process?
The PSDC status requires upstream work, a certain digital maturity/stability of a structure, long before its implementation. The digitisation in a whole includes different stages. The First step? Shut off the “paper production” tap by dematerialising the exchanges, then by dematerialising the processes.
About Numen
As a service provider of IT solutions, hosting and dematerialisation, Numen is committed to working with their customers in their digital transformation projects, optimising customer relations and back offices, managing their documents and enhancing their cultural and sensitive contents. With 980 experienced employees, Numen is a reliable technological partner for more than 500 clients, varying form banking, insurance, real estate, medical, publishing, distribution, culture, industry, human resources, as well as European institutions and public organisations. With 50 years of expertise and its local (9 regional implementation) and European presence and its center of development and BPO in Madagascar, the company has an annual turnover in excess of 65 million euros. For further information: www.numen.fr – www.linkedin.com/company/494479 / – www.numeneurope.com/en/ – www.linkedin.com/company/numen-europe/
About Labgroup
Labgroup is a Luxembourg-based company that provides information management & archiving services to a large range of organisations and institutions. Since 1977, Labgroup has endeavoured to assist its clients in their digitisation efforts by offering adapted services and solutions for electronic data management. Labgroup offers the complete range of Information Lifecycle Management (ILM) solutions and services including digitising of paper documents, storing and destroying physical archives, capturing and conserving electronic archives, protecting and restoring data, preserving IT media and giving consulting services and training. Our professional services team provides advice regarding archiving policy, records management and compliance. Labgroup is an international company with business activities on five continents. Labgroup’s mission is to enable organisations to maintain compliance with legal obligations whilst enhancing the efficiency of their information management. For further information: www.labgroup.com
Contact:
Labgroup
Cindy Reff
Marketing & Communication
Tél : +352 350 222 243 – Email : marketing@labgroup.com
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Links:
Communiqué de presse – Labgroup
Labgroup a obtenu le label SuperDrecksKëscht® fir Betriber !
Labgroup a obtenu le « label de qualité SuperDrecksKëscht fir Betriber ». Cette marque de qualité a été attribuée par le ministère du Développement Durable et des Infrastructures, représenté par l’Administration de l’Environnement, la Chambre des Métiers et la Chambre de Commerce.
L’obtention de ce label, qui reconnaît les entreprises gérant leurs déchets dans le respect de l’environnement, s’inscrit parfaitement dans la démarche RSE de la société. Sensible au sujet de la gestion des déchets, en tant que prestataire de services d’archivage et de destruction (physique et digital), un recyclage qualitatif est essentiel pour agir en tant que société responsable.
Le label de la SuperDrecksKëscht® fir Betriber est une marque de qualité délivrée pour une gestion écologique des déchets. Il est octroyé aux entreprises qui appliquent le concept de la SuperDrecksKëscht® fir Betriber et contribuent ainsi activement à protéger l’environnement en procédant à une gestion moderne des déchets.
La mise en œuvre du plan de gestion écologique des déchets est contrôlée et évaluée annuellement, selon des critères définis (engagement de tous les acteurs, mise en œuvre de mesures de prévention et de réduction des déchets, création d’une station de collecte bien visible et accessible à tous les salariés, gestion respectueuse de l’environnement…).
Le label SuperDrecksKescht® fir Betriber est certifié selon la norme internationale ISO 14024:2000. Ceci comprend entre autres la procédure de contrôle et les exigences auxquelles doivent satisfaire les contrôleurs. La gestion des déchets dans les entreprises labellisées répond ainsi intégralement aux exigences figurant dans la norme ISO 14024.
Certificat SuperDrecksKëscht® fir Betriber
Labgroup obtained the SuperDrecksKëscht® fir Betriber label!
Labgroup obtained the “quality label SuperDrecksKëscht fir Betriber”. This quality label has been awarded by the Ministry of Sustainable Development and Infrastructure, represented by the Environmental Administration, the Chamber of Trades and the Chamber of Commerce.
The production of this label, which recognises companies managing their waste in an environmentally friendly manner, is perfectly in line with the company’s CSR approach. As a provider of archiving and destruction services (physical and digital), we are concerned about waste management, and this is the reason why qualitative recycling is essential to act as a responsible company.
The SuperDrecksKëscht® fir Betriber label is a quality label delivered for ecological waste management. It is granted to companies that apply the concept of the SuperDrecksKëscht® fir Betriber and thus actively contribute to protecting the environment by conducting modern waste management.
The implementation of the environmental waste management plan is controlled and evaluated annually, according to specific criteria (commitment of all participants, implementation of preventive measures and a waste reduction, creation of a visible collection station accessible to all employees, eco-friendly management…).
The SuperDrecksKescht® fir Betriber label is certified according to the international standard ISO 14024:2000. This includes, among other, a monitoring procedure and the requirements to be met by the controllers. The waste management in certified companies fully meets the requirements of the norm ISO 14024.
Soluxions Magazine : Labgroup, premier PSDC certifié, à l’heure du bilan
Dix-huit mois plus tard, quel bilan dresser du statut de PSDC ? Avant la conférence de Labgroup le 4 octobre prochain sur ce thème, Jean Racine avance quelques pistes de réflexion.
«Notre statut de PSDC attire, c’est évident. Jusqu’ici, analyse Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup, les entreprises étrangères ont été plus promptes à saisir les opportunités du cadre légal luxembourgeois sur l’archivage électronique. C’est un marché encore en devenir, dont l’essor est lié au support de la signature électronique. La numérisation est un tout !»
L’heure est au bilan. Dix-huit mois après la mise en application du statut PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation), Labgroup, première société certifiée PSDC, et Numen, ayant obtenu ce même statut quelques mois plus tard, organisent un petit-déjeuner suivi d’une conférence interactive dédiée au statut PSDC. Ce sera le 4 octobre prochain, à l’Hôtel Olivier à Strassen. La présentation du statut et son cadre réglementaire sera suivie d’une démonstration concrète et pratique d’un processus «zéro papier», de la dématérialisation à valeur probante jusqu’à l’archivage sécurisé des documents et données sensibles.
Aujourd’hui, six organisations ont accédé au statut de PSDC. Outre Labgroup et Numen, relevons Victor Buck Services, le SIGI et, tout récemment, le CTIE et KPMG. Pour certains, le statut leur permettra de développer des activités en cours pour leurs propres clients; pour d’autres, de promouvoir de nouveaux services pour une clientèle internationale. À profils différents, attentes différentes. Le SIGI, par exemple, était intéressé par le seul volet «C» du statut -la conservation.
«D’emblée, chez Labgroup, nous avons enregistré une forte demande d’information, au point d’être débordés, poursuit Jean Racine. En 2017, nous avons passé le plus clair de notre temps à expliquer… Par ailleurs, nous nous sommes rendu compte que si le temps jouait en notre faveur, étant les premiers certifiés, le cycle de décision est très lent. Autant la question de l’archivage intéresse, autant la décision peut être postposée. En termes d’investissements, elle n’est tout simplement pas prioritaire.»
Bref, il faudra encore du temps. Et certains, d’ailleurs, de s’interroger si le cadre légal introduit en 2015 est encore d’actualité en 2020, autrement dit si le Luxembourg pourra encore profiter de son avance… «Personnellement, je pense que l’essor viendra de la conjonction de l’archivage et de la signature électronique, observe Jean Racine. Et donc la complémentarité entre le cadre légal luxembourgeois permettant d’accélérer et d’élargir la transformation digitale et l’eIDAS, qui confère une valeur légale européenne aux services de confiance numérique, tels que la signature électronique et l’horodatage. Les deux se renforcent !»
Bref, le marché balbutie. Si intérêt il y a, les contrats se comptent sur les doigts des deux mains. En cause, aussi, le coût. À entendre Jean Racine, peu d’organisations ont une idée de leurs coûts réels en dématérialisation et conservation. Combien, déjà, coûte le stockage ? Les ordres de grandeur avancés sont souvent approximatifs. Combien, par ailleurs, coûte la recherche d’informations ? Et, in fine, combien coûte un litige ?
«Une meilleure visibilité permettra d’obtenir un ROI solide. Et donc une base nouvelle de discussion. Ce travail, nécessaire, nous le faisons pour nos clients et prospects», complète Jean Racine. Ce qui signifie aussi que le travail d’évangélisation n’est pas terminé. Et si Labgroup peut mettre en avant dix-huit mois d’expérience, il n’est plus question de parler d’avance.
@Copyright: Soluxions Magazine
Auteur: Alain de Fooz
Loi relative à l’archivage dans l’intérêt public, adoptée & signée
Loi relative à l’archivage dans l’intérêt public, adoptée & signée
Objet ?
Régler l’archivage dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées que pour assurer, par le biais de la sauvegarde d’un patrimoine archivistique national et dans un esprit de transparence démocratique, l’accès à la documentation d’intérêt historique, scientifique, culturel, économique ou sociétal du Grand-Duché de Luxembourg. (legilux)
Changements
Les termes « archives », « archives publiques » & « archives privées » sont clairement définis ainsi que d’autres termes relatifs à l’archivage. La nouvelle loi règle toutes les questions relatives à la collecte, la conservation et la gestion du patrimoine public écrit que sont les Archives nationales. Des amendes sont introduites en cas de négligence.
- La loi relative à l’archivage donne un cadre légal complet en ce qui concerne :
- La conservation des archives publiques : les archives publiques doivent être conservées de sorte que la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations soient garantis tout au long de leur cycle de vie.
- Le choix des archives publiques dignes d’une conservation définitive,
- Le versement des archives publiques aux Archives nationales: les producteurs ou détenteurs d’archives publiques doivent proposer aux Archives nationales le versement de leurs archives publiques à l’expiration de leur durée d’utilité administrative.
- La communication des archives aux citoyens,
- La reproduction et la publication des archives,
- La destruction d’archives publiques sans valeur historique, scientifique, culturelle, économique ou sociétale. (Archives Nationales, publication du 11/07/2018)
Bénéfices :
- meilleure gestion de l’information et des archives au niveau national,
- maintien de la mémoire collective du Luxembourg & accès au patrimoine archivistique national,
- bon fonctionnement de l’administration publique et du système démocratique,
- attribution d’une mission d’encadrement aux Archives nationales en ce qui concerne la gestion et la conservation des archives publiques.
Les communes ne tombent pas sous cette loi, mais peuvent conclure des contrats de cooperation avec les Archives nationales pour bénéficier de conseils ou d’aides logistiques. La loi relative à l’archivage entrera en vigueur le 1er septembre 2018.
Sources :
https://anlux.public.lu/fr/actualites/2018/loi-archivage.html
http://paperjam.lu/questions/nous-avions-du-retard-en-termes-darchivage
http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/2018/08/17/a706/jo
Adieu aux gobelets jetables…, Labgroup introduit les « Greencups » et « Pokitos » !
Les gobelets jetables contribuent à la pollution de l’environnement et au phénomène d’accumulation des déchets de plastiques. Des milliards de gobelets en plastiques difficilement recyclables sont jetés chaque année. Dans une approche écoresponsable et afin de contribuer à la protection de l’environnement et pallier à ce gaspillage, Labgroup a pris la décision de ne plus utiliser ces gobelets, afin de réduire son empreinte écologique.
Ainsi, Labgroup a décidé de mettre à disposition de chaque employé ainsi qu’aux visiteurs des gobelets réutilisables « Greencup » qui remplaceront les gobelets jetables en matière plastique. De plus, Labgroup a offert à chaque employé un « Pokito » pour la consommation des boissons chaudes.
Vous devez surement vous demander qu’est-ce qu’un Pokito ?
Ces tasses « fun », pratiques et écologiques s’intègrent parfaitement dans la démarche sociétale de Labgroup et aident à limiter davantage notre production de déchets. De plus, les Pokitos sont pliables, ajustables et réalisés à partir de matériaux recyclés ! Désormais, les employés Labgroup ont la possibilité d’emporter boissons chaudes ou froides partout avec eux, tout en réalisant un geste supplémentaire pour l’écologie.
