En cette journée internationale de la gouvernance de l’information, notre experte Amandine vous en dit plus sur son parcours professionnel et vous donne des conseils sur la gestion des flux d’informations que vous recevez et que vous créez.
Amandine Gorse – Consultancy Services Manager chez Labgroup
Peux-tu te présenter en quelques mots ?
Je suis cheffe de projet et manager du service « Consultancy Services » chez Lab Luxembourg S.A. depuis 18 mois. Après un diplôme en Histoire de l’art qui m’a amenée à réfléchir sur les sources utilisées pour écrire l’Histoire de l’art au XVIIIe siècle et sur le type d’information auxquelles avaient accès les historiens de l’art, j’ai travaillé pour plusieurs centres de recherches et diverses universités. Mon intérêt pour la gouvernance de l’information m’a menée au Luxembourg en 2017 au moment où le contexte archivistique était en pleine ébullition suite au projet de loi relative à l’archivage.
Peux-tu nous expliquer avec tes mots, ce qu’est la gouvernance de l’information ?
La gouvernance de l’information est la manière dont l’information produite et reçue est gérée au sein d’une entité. En effet, dans un monde où l’information prend plusieurs formes (data, e-mails, site Internet…) et s’inscrit sur des supports différents (papier, numérique mais aussi audiovisuel), il est nécessaire de mettre en place une stratégie afin de mieux gérer les flux d’informations que l’on reçoit et que l’on crée.
La norme ISO 24143 Information et documentation — Gouvernance de l’information, définit la gouvernance de l’information comme « un cadre stratégique et pluridisciplinaire qui permet la collaboration entre les professions impliquées ».
Quels sont les avantages d’une bonne gouvernance de l’information ?
- Une bonne gouvernance de l’information permet d’optimiser le fonctionnement d’une entreprise à travers plusieurs points :
- Elle permet une meilleure efficacité dans le travail car elle facilite le partage d’informations. Ainsi, chaque collaborateur a accès aux informations dont il a besoin sans perdre de temps en fonction de son rôle et de ses responsabilités ;
- Elle permet d’optimiser le cycle de vie de l’information: une cartographie des flux d’informations facilite l’identification des faiblesses de certains workflows afin d’appliquer des solutions pour optimiser les flux ;
- Elle permet de mettre en place un environnement de travail « paperless» pour tous les collaborateurs et ainsi de limiter son emprunte carbone ;
- Elle permet de fournir un meilleur service client car elle participe au bon déroulement de la démarche qualité ;
- Elle permet de se mettre en conformité avec le RGPD: en effet, identifier toutes les informations produites et reçues dans le cadre d’une activité et les données à caractère personnel collectées et leur assigner une durée d’utilité administrative permet de pouvoir mieux les protéger et les détruire au bon moment ;
- Enfin, elle permet de mieux gérer les risques en limitant les coûts associés (stockage par exemple) ;
Comment implémente-t-on une bonne gouvernance au sein d’une organisation ?
Une bonne gouvernance de l’information passe par la conception d’une stratégie adaptée à l’entreprise. Des audits de chaque activité et impliquant l’ensemble des collaborateurs doivent être menés par des experts en records management. Ces derniers vont cartographier les flux d’informations et donner des conseils sur la manière de les optimiser.
À la suite de ce travail d’identification des flux, une stratégie pour la bonne gouvernance de l’information est conçue en concertation avec le DPO (Data Protection Officer) et les instances dirigeantes, dont le soutien est nécessaire à la bonne implémentation d’une gouvernance de l’information. Une fois la stratégie établie, les experts records managers fournissent les outils pour mettre en œuvre cette stratégie : procédures et tableau de gestion de l’information. Une phase de change management est alors nécessaire pour que les collaborateurs puissent s’approprier les outils et les utiliser dans leur quotidien.
Quelles sont les nouveautés en matière de gouvernance de l’information ?
Il n’y a pas réellement de nouveauté dans le domaine. Le concept existe depuis les années 1990 et les méthodologies s’adaptent en continu au contexte et aux types d’informations. Aujourd’hui, nous faisons face à une augmentation significative du volume de données produites et collectées par les entreprises. Il s’agit d’un challenge nouveau avec des enjeux très forts au niveau de la sécurité, de la gestion et de l’utilisation des informations. À cela s’ajoute la multiplication des réglementations qui complexifie la gestion de l’information. Au Luxembourg, les secteurs comme le secteur bancaire, les assurances ou bien le secteur hospitalier doivent être particulièrement vigilants vis-à-vis de la bonne gouvernance de l’information : le contexte actuel les pousse à mettre en place une stratégie minutieuse et rigoureuse. Ce n’était pas le cas avant l’élaboration du RGPD par exemple.
Comment répondre aux nouvelles exigences ?
La dématérialisation de l’information et des outils de gestion adaptés permettent de répondre aux nouveaux défis posés par l’évolution du flux d’information. La mise en place d’un outil de GED (Gestion Électronique de Documents) et d’un SAE (Système d’Archivage Électronique).
Peux-tu nous donner des exemples de solutions mises en place par Labgroup ?
Labgroup peut vous aider à mettre en place une gouvernance de l’information adaptée à vos besoins et en fonction des défis que vous souhaitez relever :
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Nous vous invitons à nous contacter via notre Service Desk qui pourra recueillir vos questions et vous mettra en relation avec les bons interlocuteurs, à l’adresse servicedesk@labgroup.com ou au numéro +352 350 222 999.
