Loi sur l’archivage électronique : Et si le Luxembourg montrait la voie ?
Pour la 13 édition de la Lettre de la Dématique, publié par FEDISA France, Bernard Moreau (PDG Labgroup) et Jean Racine (Fedisa Luxembourg) ont abordé la nouvelle loi luxembourgeoise sur l’archivage électronique. Une loi qui vient d’un petit pays mais qui fait grand bruit en Europe.
En cours d’adoption au Grand Duché, la future loi luxembourgeoise sur la dématérialisation des documents papier et la conservation des documents électroniques, tranche avec d’autres approches européennes – et françaises – sur au moins deux points : le renversement de la charge de la preuve, en faveur de la copie électronique d’une part ; et la liberté des choix technologiques accordée aux prestataires agréés, les PSDC.
A l’occasion de la discussion d’abord, du vote prochain ensuite, de la nouvelle loi luxembourgeoise sur l’archivage électronique, la Lettre de Fedisa a souhaité en savoir plus sur la logique suivie par le législateur, les décisions prises, et les conséquences pour les utilisateurs, les entreprises, et les prestataires spécialisées. Des points abordés avec Jean Racine et Bernard Moreau, respectivement Directeur du Développement et PDG de LabGroup (*), par ailleurs membres de Fedisa Luxembourg.
Ce qui existait auparavant, pourquoi changer, sous quel délai ?
Une loi existe depuis le 22 décembre 1986 concernant la dématérialisation des documents et leur conservation. Elle a été assez peu appliquée en raison de décrets d’application insatisfaisants, qui imposaient par exemple l’accès et la conservation du code source des applications utilisées pour la dématérialisation aussi longtemps que durerait l’archive électronique. Ou l’utilisation de supports non-réinscriptibles, en conformité avec les moyens techniques de l’époque.
Les juges avaient par ailleurs toute liberté de continuer de donner la priorité probante au papier. Cette situation ressentie comme bloquante a débouché, à partir de 2006, sur la mise en chantier d’une nouvelle loi – 6543 -, arrivée en discussion le 13 février dernier. Un vote est attendu avant cet été, et son application espérée pour la fin 2013.
La logique de la nouvelle loi
Le nouveau texte crée un contexte juridique favorable à l’essor de la dématérialisation et de la conservation, tout en laissant une assez grande latitude aux acteurs sur le plan technologique. Des acteurs (PSDC) certifiés pourront mettre en oeuvre les moyens jugés appropriés pour conserver les documents – évolution des supports notamment. Ils pourront aussi, une fois l’opération de dématérialisation des documents papier effectuée, détruire le document d’origine. Les copies qu’ils créeront seront présumées être conformes aux originaux, bénéficiant ainsi d’un renversement de la charge de la preuve par rapport à la situation existante. Désormais, le juge devra appliquer cette présomption de conformité et il reviendra à la partie adverse de démontrer, pour autant que possible si l’unique original a disparu, que la copie n’est pas conforme.
Le rôle des PSDC et la labellisation
Les prestataires spécialisés de dématérialisation et de conservation (PSDC) se répartiront en trois groupes : les PSDC-D (pour dématérialisation), les PSDC-C (conservation) et les PSDC-DC (les deux). Pour obtenir la certification, ils devront subir des audits réguliers – à l’origine, puis sur un rythme annuel -, de la part de professionnels eux-mêmes accrédités par l’ILNAS (http://www.portail-qualite.public.lu/). L’ILNAS disposera d’un référentiel (RGD), décrivant les choix techniques possibles. Les PSDC auront la liberté de leurs choix techniques, mais aussi une obligation de transparence sur ces choix vis-à-vis de leurs clients. Et celle d’assurer, en cas de cessation d’activité, le transfert des documents électroniques en leur possession vers un autre PSDC.
Les conséquences attendues pour les entreprises et le marché de la dématérialisation et de la conservation électronique
Les acteurs spécialisés comme LabGroup sont très impatients de voir la loi se mettre en place, tout en restant prudents dans leurs choix technologiques dans l’attente de la parution du référentiel de l’ILNAS. Il faut dire qu’au-delà du marché intérieur luxembourgeois, déjà très prometteur dans le secteur financier notamment, les perspectives sont également alléchantes de l’autre côté de la frontière, avec des groupes internationaux qui pourraient bien venir centraliser leurs archives électroniques dans le Grand Duché. C’est d’ailleurs un objectif assumé par le gouvernement que de favoriser le succès de ses champions de la dématérialisation et de la conservation – même si la certification n’est pas réservée aux seules sociétés luxembourgeoises. Il n’en est d’ailleurs pas à son coup d’essai. En créant, il y a quelques années, le label PSF (pour professionnels du secteur financier http://www.luxembourgforfinance.lu/fr/psf), qui concerne notamment « les opérateurs de systèmes informatiques et de réseaux de communication du secteur financier », il est parvenu à valoriser, dans des secteurs connexes au coeur de métier des banques, l’excellente image de ses établissements financiers.
(*) LabGroup (http://www.labgroup.com/) s’est donné pour mission d’offrir les meilleurs services de gestion de leurs données et de leurs documents à ses clients – les deux activités, historiquement séparées, ayant été regroupées. Cet objectif intègre notamment le respect des obligations légales et réglementaires associées à ces activités. La société existe depuis plus de 35 ans, emploie une centaine de collaborateurs, et revendique plus de 500 clients. Elle affirme clairement son souhait de faire partie des toutes premières entreprises labellisées PSDC-DC (http://www.labgroup.com/labgroup-first-psdc/).
Lire l’article sur le site de la FEDISA.
Découvrez les aspects du projet de loi sur l’archivage électronique au Luxembourg: Introduction to the law proposal on electronic archiving.
