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L’Université du Luxembourg – Développement d’une politique d’archivage

Discover the client reference story in English – Client Reference Story – University of Luxembourg. 

L’université publique du Grand-Duché de Luxembourg (UL) a préparé de longue date le déménagement de ses Campus vers le nouveau Campus de Belval. Le rectorat, l’administration centrale et la Faculté des Lettres, des Sciences Humaines, des Arts et des Sciences de l’Éducation (FLSHASE) devaient donc faire face à ambitieux travail logistique.

« Le nouveau siège de l’Université à Belval ne pouvait pas héberger, au niveau logistique, les milliers de documents archivés  sur son Campus de Walferdange. Il fallait donc classifier, trier et gérer ces archives. Nous avons ainsi pris la décision de collaborer avec un expert dans le domaine. », Nathalie Kirwan, Head of faculty administration, Université du Luxembourg.

« L’Université du Luxembourg héberge des informations importantes et confidentielles. Une bonne logistique ainsi qu’une consultance sur mesure était un prérequis pour garantir l’efficacité et la justesse de ce projet. », Florent Laidet, Consultant-Archiviste chez Labgroup.

Héritière du Centre Universitaire et de l’Institut Supérieur d’Études et de Recherches Pédagogiques (ISERP), l’Université du Luxembourg – Campus de Walferdange, a vu son fonds d’archives considérablement grossir au fil de ses 10 années d’existence. À tel point qu’il s’est avéré inconcevable de le transférer en totalité à Belval.
Afin de se préparer au mieux son déménagement, l’Université a donc décidé de procéder à un tri minutieux pour sélectionner :

  • d’une part les documents à emporter,
  • d’autre part, ceux qui devaient être confiés aux Archives Nationales ou à la Bibliothèque Nationale, en raison de leur valeur historique et mémorielle pour le pays.

Avec la volonté d’optimiser cette opération importante portant sur des milliers de dossiers, l’Université a choisi de faire appel à Labgroup, pour lui apporter l’expertise archivistique requise, sous forme de consultance et de mise à disposition de personnel spécialisé.

« Nous avons proposé une solution en trois grandes étapes à l’Université. Premièrement, le projet a nécessité l’élaboration d’untableau de tri et d’une Politique d’Archivage. S’en est suivi un programme de formation et sensibilisation du personnel chargé d’appliquer les consignes de tri de leurs archives. En dernier lieu, nous avons mis à disposition un archiviste à temps pleinafin d’inventorier et de garantir le transfert de la mémoire de l’Université vers les Archives Nationales. », Florent Laidet, Consultant-Archiviste chez Labgroup.

La solution ?

  • 1. Consultance & élaboration d’un tableau de tri

  • 2. Formation, sensibilisation et suivi sur site

  • 3. Transfert vers les Archives Nationales

Découvrez les détails de la solution en téléchargeant la brochure. 

 

 

 

Table ronde Paperjam – Quand le cloud fédère les ambitions ICT du pays – avec Michel Maggi, CTO chez Labgroup

Découvrez l’interview de Michel Maggi, CTO de Labgroup, Ronald Joosten, CIO chez NN Life Luxembourg et Pascal Bouvry, chargé de mission auprès du recteur de l’Université du Luxembourg et chercheur au sein du SNT (Interdisciplinary Centre for Security, Reliability and Trust)  parue dans la newsletter “Coffee Break : Technologies” du Paperjam, le 17 novembre 2016.

Le cloud, porte d’entrée vers d’autres opportunités

Et si le cloud computing n’était qu’une voie d’accès vers d’autres opportunités? Positionné comme coffre-fort numérique en Europe, le Luxembourg joue sur sa réglementation et différentes initiatives privées/publiques pour devenir un hub de solutions à valeur ajoutée. Pour les PME, la démarche peut s’avérer ardue et coûteuse, mais payante sur le long terme.

Que représente le cloud computing ou informatique en nuage pour les entreprises du pays? La réponse varie d’un acteur et d’un secteur à l’autre, mais le cloud signifie avant tout outsourcing et délégation de compétences. «Notre taille ne nous permet par d’engager les personnes nécessaires pour maintenir l’ensemble de notre infrastructure informatique, ses différents systèmes et outils», partage Ronald Joosten, CIO chez NN Life Luxembourg.

Son organisation, branche assurance-vie du groupe néerlandais NN qui compte 55 personnes au Grand-Duché, a ainsi choisi d’externaliser son approche informatique de façon autonome. «En marge du gain de coûts initialement recherché, cette démarche nous permet de faire appel à des partenaires qui prodiguent une confiance sans faille», ajoute le CIO.

Encadrer son prestataire

Une fois le contrat posé et les engagements fixés vient l’épineuse question de la délégation des responsabilités et des contrôles, a fortiori dans le secteur financier. Ainsi, la certification du prestataire et son recours à des normes internationales sont un gage de qualité et de confiance qui devient presque un standard attendu par les clients. «La sous-traitance implique que le client doit tout de même s’assurer sur le plan légal où et comment sont stockées les données», indique Pascal Bouvry, chargé de mission auprès du recteur de l’Université du Luxembourg et chercheur au sein du SNT (Interdisciplinary Centre for Security, Reliability and Trust).

Et Ronald Joosten de compléter: «La question du contrôle ne se pose pas uniquement dans le cloud, mais augmente avec cette technologie. Nous n’avons pas encore trouvé la formule idéale, si tant soit peu qu’elle existe, mais elle passe forcément par un dialogue constant, des procédures et des réunions régulières avec le partenaire.»

Des statuts comme les récents PSDC – pour prestataire de services de dématérialisation ou de conservation – améliorent à la fois confiance et transparence. Encore faut-il les obtenir. «La certification et l’obtention d’un tel statut constituent un processus au long cours», pointe Michel Maggi, CTO de Labgroup. «Il y a énormément de points de contrôle critiques à assurer. Notre approche pour être certifié ISO 27001 sur l’ensemble de nos activités nous a clairement offert une avance compétitive, puisque cette norme sert de base à l’encadrement de ces deux nouveaux métiers.»

Pour plus d’informations, veuillez consulter l’article complet :  Paperjam Coffee Break

Autres articles :

Paperjam : L’infrastructure à la carte – Interview Michel Maggi, Yannick Doyen, Éric Mayérus

Interview: Thierry Raizer. Copyright 2016 © Maison Moderne

Dématérialiser et au-delà

Découvrez l’article paru dans l’édition de Mai de Soluxions Magazine sur la digitalisation.


Dans une optique d’amélioration continue des services offerts aux étudiants, l’Université de Luxembourg a choisi de numériser les dossiers de l’ensemble de ses étudiants. Partenaires technologiques du projet, Numen Europe et Labgroup.

Voici quelques temps, j’avais à récupérer un important document de mon cursus universitaire dans un établissement de l’est de la France : j’ai patienté onze jours ouvrables, se souvient Eric Tschirhart,, vice-recteur académique à l’Université de Luxembourg. Les étudiants de l’UNI.lu n’attendront pas, croyez-moi !»

Engagée dans un processus de digitalisation au long cours, l’Université de Luxembourg numérise ses dossiers étudiants. Et sera, selon ses partenaires technologies, Numen Europe et Labgroup, une des premières organisations labellisées PSDC  Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation), telle que définie par la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique.


Copyright 2016 © Soluxions

Soluxions n˚138 Mai 2016

L’université du Luxembourg dématérialise ses dossiers d’inscription

Découvrez l’article “L’université du Luxembourg dématérialise ses dossiers d’inscription” paru sur le site www.solutions-numeriques.com le 16 mai 2016.

Créée en 2003, l’UNI, l’Université du Luxembourg a lancé un projet de numérisation des 20 000 dossiers d’inscription de ses étudiants.

Avec 6 200 inscrits, l’UNI est une organisation confrontée comme bien d’autres à la gestion des archives papier. « Ce projet a commencé il y a quatre ans, et le point essentiel a été de numériser toute notre chaîne d’admission étudiante, afin de dématérialiser les 20 000 dossiers d ‘inscription que nous recevons chaque année. La principale difficulté a été de trouver le bon partenaire, d’organiser le changement au sein du Service des Etudes et de la Vie Etudiante de l’Université. La résolution des points principaux s’est d’abord portée sur la définition claire et partagée des processus de dématérialisation, ensuite sur une exigence renforcée de qualité des documents d‘inscriptions avec une communication la plus effective au candidat à l’admission, et enfin sur la numérisation rapide et le transfert des fichiers image en temps réel sur nos bases de données », explique Eric Tschirhart, vice-recteur académique de l’Université et initiateur du projet.

Numen Europe et Labgroup ont accompagné l’Université tout au long du projet, en triant et traitant plus de 3 millions de pages d’archives papier, soit 670 mètres linéaires, et en mettant en place une chaîne logistique intégrée et sécurisée (transferts des documents et des données, dématérialisation, conservation des copies électroniques, destruction des documents papier). « Tous les maillons de la chaîne ont été conçus pour garantir la fidélité de la copie électronique à l’original papier pour les différents formats de documents (cartes d’identité, diplômes, documents A3, A4, etc.), et l’impossibilité d’altérer son contenu pendant le processus et le transfert vers le système d’archivage électronique », indique David Gray, General Manager de Numen Europe.

Auteur : Frédéric Bergonzoli

Copyright 2016 © www.solutions-numeriques.com

Paperjam – Services académiques à numériser

Découvrez l’article “Services académiques à numériser” paru dans le magazine de Paperjam, Mai 2016.

“Engagée dans un vaste projet de digitalisation depuis 2008, l’Uni veut doper l’efficacité de ses processus. Le chantier central est la numérisation des dossiers étudiants, étape vers la création d’un «one-stop shop» pour toutes les démarches. Numen et Labgroup, ses partenaires technologiques, lui assurent un niveau de qualité «PSDC», une première au Grand-Duché.

Née en 2003, l’Université du Luxembourg s’est d’emblée conçue comme une institution digitale, moderne et orientée «technologies». Dès 2008, elle a entamé une réflexion autour de l’efficacité de ses processus. La première étape fut la mise en place d’un nouveau système de gestion comptable et financière. «La question de savoir s’il fallait numériser l’ensemble de nos archives ou démarrer l’exercice par un projet précis s’est ensuite posée», se rappelle Eric Tschirhart, vice-recteur académique à l’Uni. «Les volumes de documents ‘étudiants’ étaient alors plus importants. En les numérisant, on améliorait à la fois l’encadrement de nos inscrits et on facilitait la tâche de nos collaborateurs. C’est ce qui l’a emporté.»”

Article : Florence Thibaut

Copyright 2016 © Maison Moderne

Soluxions – UNI.lu a numérisé les dossiers de l’ensemble de ses étudiants. Partenaires technologiques du projet, Numen Europe et Labgroup.

Découvrez l’article  – UNI.lu, “PSDC-ready” – paru le 7 avril 2016 – Soluxions

«Voici quelques temps, j’avais à récupérer un important document de mon cursus universitaire dans un établissement de l’est de la France : j’ai patienté onze jours ouvrables, se souvient Eric Tschirhart, vice-recteur académique à l’Université de Luxembourg. Les étudiants de l’UNI.lu n’attendront pas, croyez-moi !»

Engagée dans un processus de digitalisation au long cours, l’Université de Luxembourg numérise ses dossiers étudiants. Et sera, selon ses partenaires technologies, Numen Europe et Labgroup, une des premières organisations labellisées PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation), telle que définie par la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique.

Concrètement, pour les six mille étudiants inscrits plus le cadre administratif de l’université, cela signifie pouvoir accéder aux relevés de notes, aux copies de diplômes ou, encore, aux attestations d’inscription en ligne. «Le but est de créer un ‘one stop shop’ afin de permettre à nos étudiants d’accéder à toutes leurs données depuis une plateforme unique hautement sécurisée, explique Eric Tschirhart. C’est un solide avantage pour nos étudiants étrangers -majoritaires. En effet, où qu’ils soient et quand ils le souhaitent, ils pourront retrouver leurs attestations et diplômes en quelques clics.» 

Pour plus d’informations, veuillez consulter l’article complet  – Soluxions ou télécharger le communiqué de presse.

Article : Alain de Fooz

Copyright 2016 © Soluxions

Numen Europe et Labgroup accompagnent l’Université du Luxembourg dans sa transformation digitale

Depuis sa création en 2003, l’Université du Luxembourg (UNI) s’est imposée sur la scène internationale comme un campus de référence alliant modernité et excellence. Inscrite dans une logique de service vis-à-vis de ses étudiants, l’UNI a notamment lancé un projet de digitalisation des dossiers d’inscription visant la dématérialisation des services étudiants.

Souhaitant tirer profit de la loi luxembourgeoise du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique, l’UNI a fait appel aux services combinés de Numen Europe et Labgroup, devenant ainsi la première organisation à tirer avantage de ce nouveau cadre légal de dématérialisation et de conservation des documents, tout en déployant sa stratégie globale de transformation digitale.

L’approche « One stop shopping » pour un meilleur service … et plus d’efficacité

Avec 6 200 inscrits, l’UNI est confrontée au problème du volume des archives papier. « Nous gérons, en moyenne, 20 000 dossiers d’inscription par an. Sachant que les attestations et autres diplômes doivent rester disponibles durant plusieurs dizaines d’années, nous avons profité de notre déménagement vers le nouveau site de Belval pour dématérialiser nos archives et développer les services en ligne. Via un guichet unique d’échange d’information ou « one stop shop », nos étudiants peuvent accéder à leur dossier numérique, obtenir des informations et échanger des documents avec l’Université sans se déplacer» explique Eric Tschirhart, Vice-recteur académique de l’Université et initiateur du projet. « Lorsqu’on a des « clients » issus de 110 pays, âgés d’une vingtaine d’années et qui vivent dans un monde 2.0 avec lequel ils interagissent naturellement de manière électronique, voilà un service qui rencontre les besoins ! ».

Côté « fournisseur », la dématérialisation des dossiers fait gagner du temps de recherche et de manipulation aux personnels administratifs de l’Université, leur faisant économiser un temps précieux tout en se consacrant à des tâches plus valorisantes.

À propos de Labgroup

Labgroup est une compagnie luxembourgeoise qui offre des solutions de gestion et d’archivage de l’information aux entreprises de la finance et de l’assurance, aux administrations et aux organisations de tous les secteurs.

Depuis 1977, Labgroup assiste ses clients dans leurs efforts de dématérialisation, en proposant des services et solutions adaptés de gestion électronique des données. La gamme des services de Labgroup inclut la numérisation des documents papier, l’entreposage et la destruction des archives physiques, la capture et la conservation des archives électroniques, la gestion collaborative des documents électroniques, la sauvegarde et la restauration des données, la préservation de médias informatiques, le conseil et la formation en archivistique. En tant que Professionnel du Secteur Financier (PSF), Labgroup est une entité surveillée par la “Commission de Surveillance du Secteur Financier” (CSSF).

Labgroup est certifié ISO 9001, ISO 27001 et prochainement PSDC. Labgroup est également présent en Irlande et à Gibraltar.

Les sociétés Numen Europe et Labgroup emploient au total plus de 100 collaborateurs au Luxembourg, où elles exploitent plusieurs data centres et centres de dématérialisation.

Pour plus d’informations, veuillez télécharger le communiqué de presse. 

À

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Numen : www.numeneurope.com

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Communiqué de presse

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Merkur – Corporate News

Chronicle.lu

Paperjam : Numériser les services offerts aux étudiants – Interview Jean Racine, Eric Tschirhart & David Gray

Découvrez l’interview de Jean Racine, Chief Business Development Officer chez Labgroup, Éric Tschirhart, Vice-Recteur académique à l’Université et David Gray, General Manager chez Numen Europe  parue dans la newsletter de Paperjam, le 23 mars 2016.

Numériser les services offerts aux étudiants

Engagé dans un processus de digitalisation au long cours, l’Uni numérise ses dossiers étudiants. Élément inédit du chantier, Labgroup et Numen, ses partenaires technologiques, lui garantissent désormais un niveau de qualité «PSDC», tel que défini par la loi du 25 juillet 2015. Une première au Luxembourg.

Pour plus d’informations, veuillez consulter l’article complet :  Paperjam Newsletter

Interview: Florence Thibaut. Copyright 2016 © Maison Moderne