Lab Luxembourg SA (Labgroup) is the first PSDC to be certified in Luxembourg

Lab Luxembourg SA (Labgroup) is the first PSDC to be certified in Luxembourg

At a press conference held at the Ministry of the Economy on Wednesday 1st of February, Étienne SCHNEIDER, Deputy Prime Minister & Minister of the Economy, Jean-Marie REIFF, Director of ILNAS (Luxembourg Institute for Standardisation, Accreditation, Security and Quality for Products and Services) and Bernard MOREAU, CEO of Labgroup, marked the start of Archiving 2.0.

Indeed, the certification of the first PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services), concretises the implementation of the law of the 25th of July 2015 on electronic archiving, and the establishment of the digital trust chain, which extends from the European Union to the holder of information, through the Luxembourg State and the third-party archiver.

PSDC certification, a long-standing work

As a third-party archiver for 40 years in Luxembourg, Labgroup had to prepare itself for the future by initiating its digital transformation in the early years of the 21st century. The strategy aimed to be the leading edge in the evolution towards a paperless society (or, in the medium term, with less paper). In parallel with investing in a state-of-the-art, highly protected storage and archiving infrastructure, Labgroup has developed a comprehensive and continuously improved Information Security Management System (ISMS).

These efforts to control risks were rewarded in 2014 by obtaining the ISO 27001 international certification (already a first for an archiver in Luxembourg), in terms of information security management covering all related activities (digitisation, physical and electronic archiving). With this first step achieved, it remained to obtain the new status of PSDC, created by the law of 25th July 2015 on electronic archiving.

Pierre Dewez, CEO – PECB Europe, Etienne Schneider – Minister of the Economy, Bernard Moreau, CEO – Labgroup, Jean-Marie REIFF, Director – ILNAS

As first candidate, Labgroup was logically the first company whose processes and procedures conformed to the requirements of the PSDC standard, Labgroup was audited in November 2016. Following the positive verdict of the certifying body, ILNAS placed Labgroup on the list of legal persons with the status of PSDC under the number 2016/9/001 and implemented immediate supervision for which the institute is responsible.

 

Note that Labgroup is certified as:

  • Provider of Digitisation Services, in other words, Labgroup is empowered to create legal electronic copies of paper documents;
  • Provider of Conservation Services, which guarantees the integrity, confidentiality and persistence of electronic archives throughout their retention period.

This achievement, on the 40th year anniversary of the company’s creation, marks the beginning of a new era of growth for Labgroup!

Legal archiving, a trusted service.

Whether as a consumer or a company, we archive information to be able to (well) defend our own interests in the future, for example, our health in the case of medical data.

Since three millennia, the archiving of the writings is inseparable from its paper support. However, technological advances now make it possible to perform native electronic records, such as purchasing on an e-commerce site, and to dematerialise paper documents, such as signed contracts in a handwritten manner.

The legislator has considered these advances by creating a legal framework that anticipates and supports the irresistible digitisation of our society. The law of 25th of July 2015 on electronic archiving therefore recognises the probative value of electronic copies of paper documents produced by a PSDC certified company to respect all the conditions of strict fidelity to the original and, moreover, presumption of conformity with the original.

It is therefore with confidence, with the guarantee of the state, that the holders of information can now choose between:

  • continuing to outsource their paper records with Labgroup, or
  • requesting Labgroup to digitise their paper archives, then destroy them and only keep the electronic copies.

In either case, Labgroup will proceed as required by the law and as schematised here below.

In order to strengthen citizens’ digital trust, the law stipulates that PSDC’s must provide its clients with a well-documented prior information package before the signing of any service contract. This documentation must be kept available by Labgroup.

Electronic archiving, an opportunity for Luxembourg

At European level, the eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) regulation 910/2014, which has been fully implemented since the 1st of July 2016, has clearly demonstrated the willingness of member states to democratise digitisation by:

  • enhancing the security of electronic exchanges;
  • recognizing the universal value of the electronic signature;
  • granting the legal value to a digital document.

While Luxembourg has been a precursor with this new law, other countries have also embarked on the path of digital transformation by introducing an attractive legal regime for electronic archiving. However, no other country engages the state through the certification of service providers, such as the PSDC status in Luxembourg.

By archiving in Luxembourg, companies in those countries could therefore both exploit their national legislation and benefit from the guarantees offered by the PSDC status.

Indeed, the rules and requirements to which Labgroup must comply as a PSDC are equivalent to those established by the Belgian law of July 21, 2016, called Digital Act, and the French decree of December 5, 2016 on the reliability of the copies and taken for the application of Article 1379 of the Civil Code.

The French and Belgian judges will therefore find, in the certified conformity of the PSDC in Luxembourg, objective reasons to rule favourably on the reliability of the digital copy.

Scheme of the digitisation PSDC process by Labgroup 

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Communiqué de presse – Labgroup

Press release – Labgroup


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Labgroup, premier PSDC certifié !” publié par Soluxions

Découvrez l’article “LABGROUP, PREMIER PSDC CERTIFIÉ !”publié par Soluxions, le 1ier féverier 2017.

LABGROUP ET PECB EUROPE, RESPECTIVEMENT PREMIER PRESTATAIRE DE SERVICES DE DÉMATÉRIALISATION OU DE CONSERVATION (PSDC) ET PREMIER ORGANISME CERTIFICATEUR.

Après dix-huit mois de travail à l’issue de l’adoption en juillet 2015 de la loi sur l’archivage électronique élaborée par le ministère de l’Économie, Labgroup a été certifié premier prestataire de services de dématérialisation ou de conservation et PECB premier organisme certificateur.

En soi, ce n’est pas une surprise. Encore fallait-il que l’annonce soit officialisée. C’est aujourd’hui fait, 1er février 2017. Un grand jour, selon Étienne Schneider, Vice-Premier ministre, ministre de l’Économie. Le Luxembourg est le seul pays dans l’UE actuellement doté d’un cadre légal opérationnel relatif à l’archivage électronique. En cohérence avec l’initiative Digital Lëtzebuerg, la législation en vigueur reconnaît notamment la valeur juridique des documents numériques et, sous certaines conditions, offre des garanties importantes quant à leur conformité à l’original. En outre, cette législation prévoit un nouveau statut -le fameux PSDC.

«Nous faisons un pas de plus dans la transposition de notre stratégie Digital Lëtzebuerg; nous allons pouvoir attirer de nouveaux acteurs économiques au Luxembourg, que ce soient des sociétés actives dans l’archivage électronique ou bien des sociétés qui souhaitent profiter de notre législation de référence pour l’archivage électronique de leurs propres documents», commente Étienne Schneider. Et d’ajouter : «C’est un pas de plus vers une économie basée sur les services.» En filigrane, l’espoir d’attirer de nouveaux prestataires et de nouveaux clients pour les prestataires certifiés, sachant qu’ils seront obligés de localiser les copies numériques sur le sol luxembourgeois.

Bernard Moreau, CEO, Labgroup, voit dans cette certification -la première !- une nouvelle étape pour son entreprise : «C’est une réelle opportunité pour nous après quarante ans d’archivage papier !» L’entreprise était fin prête. Voici quelques mois déjà, le LIST (Institut Luxembourgeois des Sciences et des Technologies) et PECB Europe avaient Labgroup à relever le défi de la conformité à des règles de plus en plus nombreuses et de la multiplication des audits. Et de présenter, ensemble, un système intégré de gestion des documents de référence, un SIG universel servant de dépôt central et unique de tous les documents de référence exigibles lors de l’implémentation, l’audit et la certification d’une réglementation, d’une norme ou d’une bonne pratique.

Le SIG avait déjà fait ses preuves lors de l’audit pour la certification ISO 27001 en 2014; un peu plus tard, Labgroup avait réussi le renouvellement de ses certifications ISO 9001 et ISO 27001, à la suite d’un seul processus d’audit, au lieu de deux. En novembre 2016, le SIG de Labgroup était à nouveau mis à l’épreuve… à l’occasion du premier audit de certification PSDC. La suite, on la connait.

Consultez l’article en ligne

Copyright@Soluxions Magazine

Auteur : Alain De Fooz

PaperJam – La niche des PSDC officiellement ouverte

Découvrez l’article « La niche des PSDC officiellement ouverte » publié par Paperjam, le 1er février 2017.

Le ministre de l’Économie et l’Ilnas ont présenté mercredi le tout premier prestataire de services de dématérialisation ou de conservation (PSDC), Labgroup, ainsi que le premier organisme certificateur, PECB Europe. Après les PSF et les PSA, prestataires de services du secteur financier et des assurances, un nouveau métier certifié vient de faire son entrée sur le marché luxembourgeois: le PSDC. La concrétisation de 18 mois de travail après l’adoption en juillet 2015 de la loi sur l’archivage électronique élaborée par le ministère de l’Économie.

«Le Luxembourg est le premier pays de l’UE à se doter d’un standard, d’un cadre spécifique avec des règles contraignantes», souligne le vice-Premier ministre et ministre de l’Économie, Étienne Schneider. Mieux qu’un «early adopter», le Grand-Duché se positionne comme un «first mover» dans un domaine que la législation européenne n’a pas encore embrassé et enfonce le clou de sa stratégie Digital Lëtzebuerg.

Il s’est en réalité appuyé sur le règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur publié en 2014. Tout en allant plus loin puisqu’aucun pays n’avait encore forgé de cadre légal garantissant que le document archivé électroniquement a la même valeur que son original papier.

Gouvernement.lu – Archivage électronique : Etienne Schneider présente le premier organisme de certification accrédité et le premier prestataire de service certifié

Le Luxembourg est le seul pays dans l’UE actuellement doté d’un cadre légal opérationnel relatif à l’archivage électronique. En cohérence avec l’initiative Digital Lëtzebuerg, la législation en vigueur reconnaît notamment la valeur juridique des documents numériques et, sous certaines conditions, offre des garanties importantes quant à leur conformité à l’original. En outre, cette législation prévoit un nouveau statut appelé “prestataire de service de dématérialisation ou de conservation” (PSDC) pour les entreprises actives dans le domaine de l’archivage électronique.

En date du 1er février 2017, Étienne Schneider, Vice-Premier ministre, ministre de l’Économie, a assisté à l’accréditation par l’ILNAS de PECB Europe en tant que premier organisme certificateur en matière d’archivage électronique au Luxembourg ainsi qu’à la certification de LabGroup Luxembourg S.A. en tant que première entreprise prestataire de services de dématérialisation ou de conservation (PSDC).

Dans son introduction Étienne Schneider, Vice-Premier ministre, ministre de l’Économie a souligné que:”Avec l’archivage électronique et le statut de PSDC nous faisons un pas de plus dans la transposition de notre stratégie Digital Lëtzebuerg et nous allons pouvoir attirer de nouveaux acteurs économiques au Luxembourg, que ce soient des sociétés actives dans l’archivage électronique ou bien des sociétés qui souhaitent profiter de notre législation de référence pour l’archivage électronique de leurs propres documents.”

Consulter l’article en ligne. 

Communiqué par le ministère de l’Économie

@Copyright Gouvernement.lu

La société Labgroup, premier PSDC au Luxembourg

Ce jour 01 février 2017, l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité) officialise la certification du tiers-archiveur de métier comme premier Prestataire de Service de Dématérialisation et de Conservation (PSDC).

Le prestataire d’archivage électronique Lab Luxembourg S.A. a introduit sa notification pour surveillance le 6 octobre 2016. Cette notification a été référencée sous le numéro de dossier 2016/9/001 et constitue la première demande du statut de PSDC selon la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique.

Cette loi définit le cadre légal pour l’attribution du statut de PSDC, ainsi que les exigences pour l’audit de certification PSDC, qui se composent des mesures définies dans la norme ISO/IEC 27001:2013, complémentée d’exigences additionnelles pour la dématérialisation et la conservation de documents.
Le système de management de Lab Luxembourg S.A. a été audité le 28 octobre 2016, du 9 au 11 novembre 2016 et la levée des non-conformités mineures a été vérifiée le 7 décembre 2016.

Une réunion de surveillance entre l’ILNAS et Lab Luxembourg a eu lieu le 19 janvier 2017 et après la vérification de tous les éléments demandés, l’ILNAS a pu attribuer le statut de PSDC à la société Lab Luxembourg S.A. le 1er février 2017.

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Dossier de presse: www.labgroup.com/pr

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Happy New Year and Happy Holidays

Happy New Year Card 2016

Jean animera avec David Gray un workshop PaperJam sur le thème “Cycle Information Management & Entreprise 2.0”, le 06 avril 2017 de 14h à 17h15 à NEIMËNSTER.

Workshops Paperjam: ”Cycle Information Management & Entreprise 2.0”

 

Découvrez la conférence : ”Cycle Information Management & Entreprise 2.0” animée par Jean Racine et David Gray qui se déroulera le 06 avril 2017 de 14h à 17h15 à NEIMËNSTER.

La gouvernance de l’information dans l’entreprise zéro papier

 

Avec la dématérialisation des documents, des échanges de données et des processus de traitement de l’information, l’avènement de la signature électronique et l’adoption d’un cadre légal favorisant l’archivage électronique, les entreprises ont à leur disposition les moyens d’aller vers le “paperless office, à tout le moins le bureau avec moins de papier.

 

À l’issue de ce workshop, vous en saurez suffisamment sur les fondements de la transformation digitale que sont la gouvernance de l’information et la gestion de son cycle de vie, pour contribuer, tant à la sensibilisation de vos collaborateurs et collègues, qu’à l’élévation du niveau de maturité global de votre entreprise.

 

Experts: David Gray, Numen Europe et Jean Racine, Labgroup

Niveau: Débutant – Confirmé

 

Objectifs

  • Identifier les prérequis et sensibiliser aux enjeux de la bonne gouvernance de l’information
  • Appréhender les règles, les normes et les bonnes pratiques en matière de dématérialisation et d’archivage électronique
  • Aborder sereinement et réussir les projets de dématérialisation et d’archivage électronique

 

Copyright 2016 © Paperjam.lu

Art-in-the-Office 16th of June 2016 – Container SUMO allocated to an enlightened amateur of the arts!

On Thursday the 16th of June, the official preview of the Art-in-the-Office project took place in Contern. On this occasion, the Luxembourgish artist SUMO and the students of the Lycée des Arts et Métiers (LAM) exhibit their artwork which captured the eyes of all present on the evening.

Art-in-the-Office, a project initiated by Labgroup and with the support of ALD Automotive, integrates art into the day-to-day working environment of Labgroup’s customers by improving the esthetics of everyday objects like its secure destruction containers.

For this first edition, Labgroup called upon a recognized talent from Luxembourg; the artist SUMO. His challenge; to transform Labgroup’s secure destruction containers into artwork.

During the official preview of SUMO’s artworks on Thursday, 16th of June, the original container painted by the artist was auctioned. This unique piece of art, has been reproduced on 50 Labgroup secure containers which have been made available to Labgroup’s secure destruction customers. This is the first of three projects that will be realized for the Art-in-the-Office initiative. The auction was won by no other than Bob Kneip, CEO of Kneip Communication, who is a passionate art collector.

 

Bob Kneip, winner of the auction and SUMO, the artist

Bernard Moreau, CEO Labgroup

  

Furthermore, the guests discovered the projects of the LAM students, created as part of the Art-in-the-office competition, as well as the winner’s project which has been reproduced on a Labgroup container’s. Amongst the 16 projects presented, the student Charlie Diswiscour project was selected by the jury, composed of the artist SUMO, a teacher of the LAM, Bob Kneip (CEO, Kneip Communication) and Romain Poulles (CEO, ProGroup). Unfortunately, Charlie could not be present on the evening but was represented by her father, Luc Diswiscour, who proudly accepted the prize on behalf of his daughter, which was a gift voucher of 500€, offered by Orange Luxembourg. The evening continued in a very artistic atmosphere with a refreshments offered by Gmöhling, the manufacturer of the secure destruction containers.

The jury (from left to right) – Romain Poulles, CEO ProGroup, Marianne Grisse, Professor LAM, Sumo, Artist and Bob Kneip, CEO Kneip Communication)

Luc Diswiscour, father of Charlie Diswiscour, winner of the competition

 

The next Art-in-the-office edition for 2017, will again collaborate with the recognized talent of SUMO and will open the Art-in-the-office competition to a new class of students. The project Art-in-the-office will structure itself next year in form of a non-profit making organization.

“Finally, we can say that the project has been a great success. The students of the LAM have created unique and original projects. Every single student has distinguished himself by their own style and has interpreted the subject which was “creation of an original artwork on a container” in a different and unique way. The profession of the expression of shapes and colours allows everyone to express themselves differently. We would like to thank the students as well as the teachers from the Lycée des Arts et Métiers, Marianne Grisse and Patrice Putz who have created as various projects. Even if one unique project has been chosen, we can without any hesitation confirm that all projects deserve a big congratulation. We would like to thank SUMO, with whom we will have the pleasure to collaborate with for the 2017 edition. He has created an artwork that is so original and unique, that we were delighted to see Bob Kneip winning the auction of this master piece. Even if we were sad to see this work of art leave the Labgroup building”, Bernard Moreau, CEO Labgroup.

“This project allowed me to create an artwork very different from anything I have created previously in my career as an artist. I am glad to have taken this challenge and that I had the opportunity to coach the young artists from the LAM who remembered me of my earlier times as a student in this High-School. I’m delighted that Bob Kneip has won the auction because he admirers and supports the sector of art as much I do. I think it is important to continue to support and encourage this project and I’m looking forward to starting work on the next edition”, SUMO, artist from Luxembourg.

Links

Download press pack: www.labgroup.com/pr

Art-in-the-Office: http://www.artintheoffice.org/


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Communiqué de presse – Art-in-the-office 2016 – Labgroup

Press release – Art-in-the-office 2016 – Labgroup

Workshops Paperjam : Cycle Information management & Entreprise 2.0

Découvrez la conférence “Cycle Information management & Entreprise 2.0” animée par Jean Racine qui se déroulera le 27 octobre 2016 de 14h à 17h15 à NEIMËNSTER.

 

Exploiter la nouvelle loi sur l’archivage électronique

 

 Le nouveau cadre juridique européen et luxembourgeois favorise la transformation digitale des entreprises en aplanissant la voie vers un business sans papier.

Les implications en termes de management et d’organisation sont majeures et requièrent la plus grande attention. Tous les responsables d’entreprise sont donc concernés et seront mieux armés à l’issue de ce workshop pour :

– évaluer leur situation par rapport aux défis de son évolution digitale

– établir une planification stratégique et fixer des priorités opérationnelles dans le but de tirer avantage des nouvelles dispositions législatives

– prendre une décision sur la question To be PSDC or not to be PSDC

Expert: Jean Racine, Labgroup

Niveau: Débutant – Confirmé

Objectifs

  • Comprendre les avantages à tirer de la nouvelle loi
  • Connaitre les différents choix qui s’offrent à chaque entreprise
  • Apprécier les exigences en matière de dématérialisation et de conservation “légales”
  • Appréhender les gains de productivité et les économies induits par la transformation digitale

 

Copyright 2016 © Maison Moderne

Journée Internationale des Archives / International Archives Day

Aujourd’hui c’est la journée internationale des Archives !

Une occasion de remercier ceux qui facilitent nos recherches et échanges d’information….

 An opportunity to thank the ones that ease our researches and information exchanges… Today is the International Archives Day! 

Cette journée internationale place les archives au centre de l’attention en démontrant qu’une bonne organisation de la circulation des archives pendant leur cycle de vie est importante.

This international day puts the focus on the archives by highlighting that well-established organisation of the archive(s) flow during their whole lifecycle is important

QU’EST-CE QU’UNE ARCHIVE ? / WHAT ARE ARCHIVES?

Les archives sont des documents de différents types, de différents supports et de différentes périodes qui découlent de l’activité des organisations. Outil de bonne gestion et de gouvernance, elles sont conservées comme preuve ou témoignage du passé. Elles fournissent à la fois des preuves, des explications et des justifications aux actions et aux décisions passées et constituent des bases pour celles du futur.

L’optimisation de l’utilisation et la conservation de vos archives permettent d’améliorer votre efficacité et de rester « compliant » à tous les niveaux de votre activité quotidienne. Perçues comme un challenge pour les organisations, les archives représentent une plus-value.


Archives are documents of different types, age or support that are produced by an organization as part of an activity. Defined as being a management and governance tool for businesses, archives are witnesses of past events. They provide evidence, explanation and justification both for past actions and current decisions.
The optimization of the day to day use as well as the retention schedule of your archives improve your efficiency and enable to stay compliant. Mostly considered as a burden rather than an asset, archives represent an added value to your business.


LA LOI DU 25 JUILLET 2015/ LAW OF THE 25TH OF JULY 2015

Cette nouvelle loi reconnaît la valeur probante des copies électroniques de documents papier, dont elle autorise donc la destruction, et instaure le statut de PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation). Les archives électroniques créées et conservées par une entreprise certifiée PSDC, bénéficient de la valeur légale d’original”.


This new law acknowledges the probative value of electronic copies of paper documents that therefore allows their destruction, and creates the PSDC status (Dematerialisation and Archiving Service Provider). The electronic archives, created and maintained by a certified company, benefit from the same legal value as the original document.

Plus d’informations ici


LES SOLUTIONS PAR LABGROUP / SOLUTIONS OFFERED BY LABGROUP

La théorie des trois âges des archives est une notion fondamentale de la gestion du cycle de vie des archives. Chaque archive depuis sa création jusqu’à la détermination de son sort final (destruction ou conservation) traverse ces périodes : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives.


The Three Ages Theory is a fundamental notion enabling the management of the lifecycle of archives. Every archive from its creation to determination of its end (destruction or retention) goes through those periods:  active, semi-active, inactive.


La gestion des archives courantes et intermédiaires :

  • Optimisation de la circulation des archives,
  • Organisation des procédures de recherche et de mise à disposition,
  • Gestion des accès et de l’authenticité,
  • Sécurisation de la destruction

La gestion des archives définitives :

  • Décrire les archives et les fonds selon des normes archivistiques,
  • Assurer la conservation à long terme pour les archives sur support physique et électronique,
  • Gérer la confidentialité et la communicabilité.

Manage their active and intermediate archives:

  • Optimization of the information’s circulation,
  • Organization of the searching and display of procedures,
  • Management of the access and authenticity,
  • Secured destruction,

Manage definitive archives:

  • To describe archives and funds according to archival standards,
  • Assure long term preservation both paper and electronic,
  • Transparency and confidentiality.

ARCHIVAGE PAPIER / DOCUMENT ARCHIVING

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ARCHIVAGE ELECTRONIQUE / ELECTRONIC ARCHIVING

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