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Nowina Solutions et Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) s’allient pour faciliter l’utilisation simple de la signature électronique intégrée

Labgroup, le leader de la gestion documentaire tout au long de la vie, et l’éditeur spécialisé Nowina Solutions, associent leurs forces pour intégrer un service de signature électronique en ligne dans un logiciel de GED (Gestion électronique des documents). Les deux sociétés luxembourgeoises veulent ainsi permettre aux petites et moyennes entreprises de réduire leurs coûts en accédant facilement à ce mode de validation moderne et reconnu par la loi.

La digitalisation de nos sociétés et la transformation digitale des entreprises sont aujourd’hui des évidences, qui apportent des changements profonds, notamment dans la façon de conclure et signer des contrats.
En effet, la signature électronique, qui a une valeur légale depuis 1999, est, pour les parties, la nouvelle manière de valider un accord, sans être astreints à l’imprimer, le poster, le retourner, le vérifier, l’archiver…
Il suffit de détenir une adresse de messagerie électronique et un smartphone pour être capable de signer un document électronique en ligne de façon sécurisée et ultra rapide !
La signature électronique offre même plus de flexibilité que la signature manuelle, puisque 3 niveaux de fiabilité sont définis dans la loi en vigueur (Règlement (UE) n ° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE), à choisir en fonction de la valeur à sécuriser :

  • ‡La signature électronique qualifiée (SEQ), qui a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite au sein de l’Union européenne, est basée sur un certificat d’identité numérique acquis auprès d’une autorité de certification européenne dûment reconnue, comme LuxTrust, enregistré sur un support hautement sécurisé, tel une puce intégrée dans les cartes d’identité (belges et luxembourgeoises).
  • La signature électronique avancée (SEA), reconnue dans le monde entier, peut prendre différentes formes (signature manuscrite sur une tablette tactile, signature basée sur un certificat à usage unique…), et doit être précédée d’une identification des signataires, dont la nature et l’acuité dépendront du degré de sécurisation visé.
  • La signature électronique simple présente des exigences ainsi qu’une valeur juridique plus faibles, mais suffisantes dans beaucoup de circonstances (en cas de réception de colis par exemple, validée par une signature apposée sur la tablette tactile du livreur).

Les deux premiers niveaux de signature électronique permettent de garantir l’identité des signataires, la date de signature et la non-altération du contenu validé.

Nowina (voir nowina.lu) est l’éditeur de la plateforme de signature électronique EVA, qui est :

  • conforme au règlement européen eiDAS ;
  • dotée d’une interface de programmation (API) pour l’intégrer facilement dans n’importe quelle application, de gestion documentaire par exemple ;
  • compatible avec n’importe quel certificat d’identité numérique acquis auprès de n’importe quelle autorité de certification inscrite sur la liste de confiance de n’importe quel pays membres de l’Union européenne ;
  • configurable pour offrir un parcours de signature guidé et ouvert à ses utilisateurs, en leur permettant par exemple de sélectionner les niveaux de signature proposés au choix ;
  • 100% web, c’est-à-dire utilisable sans qu’il soit besoin d’installer quelque logiciel que ce soit sur le poste client, sauf bien entendu le pilote du lecteur de (carte à) puce dans le cas d’une signature électronique qualifiée ;
  • unique pour ce qu’elle offre un niveau de fiabilité très élevé pour la signature électronique avancée basée sur un certificat à usage unique, en transmettant par SMS un code de signature calculé par une méthode cryptographique, et non aléatoire ;
  • intégrée dans l’application LuxDoc de Labgroup.

LuxDoc est la solution de gestion électronique des documents (GED), proposée par Labgroup en mode SaaS (Software as a Service), avec tarification à la consommation (en nombre d’utilisateurs et en volume de stockage de documents).
LuxDoc offre déjà une multitude de fonctionnalités pour aider les petites et moyennes entreprises à optimiser le traitement et le classement des informations reçues et produites au sein de l’organisation (voir luxdoc.lu). La signature électronique sera la prochaine à être proposée à la demande, c’est à dire comme un service supplémentaire. Un simple clic permettra à l’utilisateur autorisé de lancer le processus de signature. Le représentant habilité de l’autre partie recevra automatiquement par courriel une invitation à signer le document en ligne et un lien vers la plateforme EVA hébergée par Labgroup. Si la signature électronique avancée est sélectionnée, un certificat à usage unique, ou code de signature, lui sera envoyé sur son smartphone, dont la saisie vaudra signature.

Les clients de LuxDoc pourront ainsi inscrire la signature électronique à l’agenda de leur transformation digitale, sans avoir à investir dans une infrastructure technique, un environnement de cybersécurité et un logiciel, que Labgroup met à leur disposition.

 

Au sujet de Labgroup

Labgroup est une compagnie luxembourgeoise qui offre des solutions de gestion et d’archivage de l’information aux entreprises et aux organisations de tous les secteurs.
Depuis 1977, Labgroup s’est efforcée d’assister ses clients dans leurs efforts de dématérialisation, en proposant des services et des solutions adaptées de gestion électronique des données.

La gamme des services de Labgroup inclut la numérisation des documents papier, l’entreposage et la destruction des archives physiques, la capture et la conservation des archives électroniques, la sauvegarde et la restauration de données, la préservation de médias informatiques, la consultance et la formation en archivistique. Notre équipe de professionnels fournit des conseils concernant la politique d’archivage, la gestion des documents d’archives et la conformité (compliance). Labgroup est une société internationale, avec des clients sur les cinq continents. La mission de Labgroup est d’aider les organisations à maintenir leur conformité aux obligations légales tout en améliorant l’efficacité de leur gestion de l’information.
Pour en savoir plus : www.labgroup.com

 

Au sujet de Nowina

Société de services informatiques offrant des solutions complètes de dématérialisation des processus intégrant la signature électronique. Créée en 2014, cette jeune société est déjà reconnue par beaucoup d’entreprises comme une référence de la signature électronique en Europe. Nowina s’engage aux côtés de ses clients dans leurs projets de transformation digitale. Pour cela, l’entreprise s’appuie à la fois sur son expertise unique en matière de signature électronique, mais également sur une connaissance solide du secteur des services financiers, du secteur public et celui de la santé.

L’équipe de professionnels de Nowina Solutions propose une formation sur les différents aspects de la signature électronique, telle que la nouvelle règlementation eIDAS et aide les entreprises à saisir les opportunités idéales qui n’incluent pas le papier.
Pour en savoir plus : http://nowina.lu/

Contact:

Labgroup

Cindy Reff

Marketing & Communication

Tél : +352 350 222 243 – Email : marketing@labgroup.com

 

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Liens: 

Communiqué de presse – Labgroup

Press Release – Labgroup

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Liens Presse :

Chronicle.lu

Merkur 

 

 

 

 

18 months after the implementation of the PSDC status: assessment and prospects by two PSDC-DC companies: Labgroup and Numen

The certification and accreditation of the first PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services), on February 1st, 2017, marked the implementation of the law of July 25th, 2015 on electronic archiving, and the establishment of the chain of digital trust. A year and a half after its implementation two PSDC-DC companies, Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) and Numen, decided to present the progress of the status and to make a first assessment, by organising a private conference about this subject.

 

Back to the beginning:

At the European level, this is the European regulation eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) n°910/2014, fully implemented since July 1st, 2016, which permitted to demonstrate the willingness of member states to democratise digitisation by: – enhancing the security of electronic exchanges; – recognising the universal value of the electronic signature; – granting a legal value to a digital document (non-discrimination principle of the digital evidence to courts).

Luxembourg was the first country in Europe to establish a legal system that supports electronic archiving while committing the state via the certification of trusted service providers. The law of July 25th, 2015 relating to electronic archiving recognises the probative value of electronic copies of paper documents, produced by a certified PSDC respecting all conditions of strict accuracy to the original, and gives them a presumption of conformity to the original.

The PSDC certification is issued by a certification body accredited by the Luxembourg Office of Accreditation and Surveillance (OLAS) before obtaining approval by the Luxembourg Institute of Standardisation, Accreditation, Safety and Quality of products and services (ILNAS). ILNAS registers the relevant organisation in the list of PSDC companies (specifying certification processes) thus establishing the PSDC status.
The PSDC-DC status is defined as: – Provider of Digitisation Services, in other words, an organisation authorised to create legal electronic copies of paper documents; – Provider of Conservation Services, which guarantees the integrity, confidentiality and durability of electronic archives throughout their retention period.

 

Labgroup and Numen both obtained PSDC certification before being accredited by ILNAS.

The combination of skills by these two major players in Luxembourg is proving successful for several years now. Indeed, in 2015 Labgroup and Numen Europe decided to combine their expertise to be able to handle the entire lifecycle of physical and electronic documents from their collection to the certified destruction. Together, the companies can guarantee a continuity of the operations thanks to the redundancy of their resources and certifications. The University of Luxembourg, the European Parliament and Raiffeisen Bank are among their renowned customers, highlighting the efficiency of the combined services of both partners.

As part of the law of July 25th, 2015 about electronic archiving, Luxembourg now counts six PSDC including:

  • 3 specialised providers, certified PSDC-DC
  • 1 certified company PSDC-DC for 1 client
  • 1 trade union and 1 public institution, certified PSDC-Conservation

This relatively small number can be explained by the substantial investments a company need to plan if it wishes to obtain the PSDC status.

In order to draw a first assessment, a year and a half after the implementation of the PSDC status, the two companies of legal electronic archiving organised a private conference on October 4th, 2018; an opportunity to explain the evolution of this status as well as the actual efficiency of a digital process.


An interactive conference presenting the status, its regulatory framework and its legal specificities was organised that morning. A first assessment was drawn answering the three following questions:

  • What about the position of the PSDC status at the international level?

Luxembourg’s neighbours are democratising in turn digitisation! Luxembourg, being the first country to create a specific framework, neighbouring countries have not failed to follow the digital trend by creating a legal framework that supports the “paperless” process, thus completing the eIDAS regulation (in Belgium the Digital Act and in France the NF-461 standard & NF Z 42-026 standard). The presence of the “trusted service provider” status is considerably strengthened, allowing recognition of the PSDC status at the international level.

  • PSDC – Quo vadis?

As much as the issue of electronic archiving represents a current challenge to companies, the decisions to take the leap delay! In terms of investments, this is not a priority. The decision cycle is prolonged, and too often, the projects are still in the initial stage, in the process of reflection (take a step back to see the big picture?). To date, about ten organisations are in the stage of taking advantage of the PSDC, but the process remains slow. The market is still evolving, but is growing fast with the combination of the electronic archiving and the electronic signature; a complementarity between the Luxembourgish legal framework allowing to accelerate and expand digital transformation and the eIDAS, which gives a European legal value to digital trust services, such as electronic signature and timestamp.

  • Homo Papyrus vs Homo Digitalis: the hidden costs issue.

Customers who took the plunge notice a decrease in costs and an increase in customer service quality. A better knowledge sharing, a decline of information loss risks, a guarantee of data privacy … the benefits are numerous. However, the real benefits often come in terms of “hidden savings”; ex. How much is the worth of time of a manager who takes 15 minutes per day to sign paper contracts? What is the cost of a paper process vs a dematerialised process?

The PSDC status requires upstream work, a certain digital maturity/stability of a structure, long before its implementation. The digitisation in a whole includes different stages. The First step? Shut off the “paper production” tap by dematerialising the exchanges, then by dematerialising the processes.

 

About Numen

As a service provider of IT solutions, hosting and dematerialisation, Numen is committed to working with their customers in their digital transformation projects, optimising customer relations and back offices, managing their documents and enhancing their cultural and sensitive contents. With 980 experienced employees, Numen is a reliable technological partner for more than 500 clients, varying form banking, insurance, real estate, medical, publishing, distribution, culture, industry, human resources, as well as European institutions and public organisations. With 50 years of expertise and its local (9 regional implementation) and European presence and its center of development and BPO in Madagascar, the company has an annual turnover in excess of 65 million euros. For further information: www.numen.frwww.linkedin.com/company/494479 / www.numeneurope.com/en/www.linkedin.com/company/numen-europe/

 

About Labgroup

Labgroup is a Luxembourg-based company that provides information management & archiving services to a large range of organisations and institutions. Since 1977, Labgroup has endeavoured to assist its clients in their digitisation efforts by offering adapted services and solutions for electronic data management. Labgroup offers the complete range of Information Lifecycle Management (ILM) solutions and services including digitising of paper documents, storing and destroying physical archives, capturing and conserving electronic archives, protecting and restoring data, preserving IT media and giving consulting services and training. Our professional services team provides advice regarding archiving policy, records management and compliance. Labgroup is an international company with business activities on five continents. Labgroup’s mission is to enable organisations to maintain compliance with legal obligations whilst enhancing the efficiency of their information management.  For further information: www.labgroup.com

 

Contact:

Labgroup

Cindy Reff

Marketing & Communication

Tél : +352 350 222 243 – Email : marketing@labgroup.com

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Links:

Communiqué de presse – Labgroup

Press Release – Labgroup 

 

FedISa Luxembourg: la facturation électronique, cas pratique

FedISA Luxembourg, en partenariat avec Labgroup et Arco, présente les dernières innovations en matière de facturation électronique. Quels sont les impacts pour votre entreprise et surtout quelles sont opportunités réelles.

Les conférenciers sont Jean Racine, Secrétaire Général Adjoint FedISA Luxembourg, Frédéric Jacob, Business Development Manager Imaging chez Labgroup et Albert Ronsmans, Business Development Manager chez ARCO (Kofax).