LES AVENTURES DE MISTER ARCHIVE ET MISS DIGITAL
« Concevoir les archives au 21e siècle »
9 juin 2019 – Journée Internationale des Archives
La Journée Internationale des Archives vise à sensibiliser les organisations des secteurs public et privé à l’importance de l’archivage, à la classification des différents types de documents et à la gestion des durées de rétention.
Cette journée est aussi l’occasion de remercier toutes les personnes qui s’engagent à faciliter nos recherches et nos échanges d’informations comme Mister Archive et Miss Digital.
QUE SIGNIFIE LE TERME « ARCHIVES » ?
Les archives sont des documents de différents types, périodes et supports produits par une organisation, et qui découlent de son activité. Les archives doivent être conservées par les organisations, mais également par les personnes en tant que preuves et traces en cas d’audit ou de litige. Elles contribuent également aux décisions futures d’une entité grâce à l’analyse des données. De ce fait, une conservation appropriée est nécessaire et utile.
Les archives expliquent et justifient par une bonne gestion, les actions passées et futures d’une organisation, contribuant ainsi à son bon fonctionnement.
Triple fonction administrative, juridique et de témoignage, les archives permettent de :
• Optimiser les flux documentaires,
• Améliorer la traçabilité de l’information,
• Accroître la performance et l’efficacité en réduisant les coûts,
• Être en conformité avec la législation.
En archivant et en classant, les organisations disposent d’informations claires et accessibles.
Témoignage du passé, l’archivage est aussi un moyen de garantir et de prouver les droits des organisations en cas de litige.
Comme Mister Archive, Labgroup assure la bonne gestion des informations des organisations tout au long de leur cycle de vie.
Un système ILM (Information Lifecycle Management) efficace permet de garantir qu’une archive soit :
• Intègre – assure l’authenticité de l’information,
• Tracée – détermine l’historique du cycle de vie de l’information,
• Pérenne – assure la lisibilité de l’information dans le temps.
Vous ne savez pas comment mettre en place une politique d’archivage ?
Ne vous inquiétez pas, Labgroup accompagne les organisations dans le
développement d’une politique d’archivage adaptée en leur fournissant des services de conseil. En tant que membre de l’équipe Labgroup, Mister Archive et Miss Digital sont prêts à aider votre organisation grâce à leur expertise magique et leur
expérience approfondie dans le domaine de la gestion des documents et des données.
Avec l’aide de Mister Archive, votre organisation parviendra à créer et à mettre en œuvre une politique d’archivage tandis que de nouveaux outils de gestion de contenu et d’archivage optimiseront et centraliseront la gestion de l’information grâce à Miss Digital.
Comment Labgroup conçoit-elle la gestion des archives au 21e siècle ?
Cette année, le thème de la Journée Internationale des Archives est
« Concevoir les archives au 21e siècle ».
Quelles sont les approches proposées par notre profession, centrées sur l’être humain, afin de garantir un bénéfice direct pour les citoyens, les clients, les parties prenantes, les communautés ?
Pour Labgroup cela passe par des services de consultance ponctuels, notamment pour aider à mettre en place des stratégies de gestion de l’information comme une politique d’archivage, mais aussi par la mise à disposition d’archivistes « in-house », sur de courtes ou longues périodes.
Focus sur l’archiviste « in-house »
Qu’est-ce qu’un archiviste « in house » et en quoi peut-il vous aider au quotidien dans la gestion de vos archives ?
Un archiviste « in-house » intervient indifféremment à tous les stades du cycle de vie de l’information par la mise en place de la politique d’archivage et son application au quotidien ou encore en ciblant son intervention sur une problématique spécifique comme la gestion des informations/données personnelles.
Les tâches de nos archivistes « in-house », détachés dans les sociétés/administrations, sont multiples et ils interviennent autant sur le support papier que sur le support électronique.
Il peut s’agir, par exemple, de :
- L’élaboration de tableaux de tri/tableaux de gestion selon la méthode Arcateg™,
- La description, le classement, l’enregistrement et le contrôle de documents/données,
- L’enrichissement de métadonnées,
- L’administration/le rangement dans des systèmes d’archivage électronique,
- La rédaction de procédures,
- Le support et le conseil auprès des utilisateurs,
- L’organisation et l’animation de sensibilisations sur l’archivage,
- La préparation de destructions d’archives,
- Le reconditionnement,
- …
L’utilisation de la méthode Arcateg™
Lors de leurs missions, les archivistes « in-house » sont amenés à utiliser la méthode Arcateg™, développée par Marie-Anne Chabin et dont Labgroup est revendeur.
La méthode Arcateg™ est un référentiel de conservation conforme aux principes du records management (=gestion des archives) qui permet d’optimiser et de faciliter la gestion du cycle de vie de l’information d’une société/administration.
Quels en sont les avantages ?
- Le tri est simplifié par l’utilisation de catégories de conservation rigoureuses et prédéfinies, mais dont la terminologie peut être adaptée. Ces catégories sont associées à des durées de conservation,
- La méthode est pérenne puisqu’elle est axée sur les notions de valeur de l’information/valeur de conservation qui permettent de dépasser les éventuelles restructurations d’une organisation ou évolutions de processus,
- Elle permet une meilleure gestion en amont du risque documentaire notamment en définissant la règle attachée à chaque document/donnée dès sa création,
- Elle peut également être utilisée sur un périmètre restreint comme un projet de recensement des données à caractère personnel.
https://www.labgroup.com/partenariat-entre-labgroup-et-archive-17-pour-la-diffusion-de-la-methode-arcateg-archivage-par-categorie/
Labgroup possède le savoir-faire pluridisciplinaire qui permet d’appréhender la question des archives de manière transversale.
De la création à la destruction en passant par la dématérialisation et la protection des données personnelles tous les stades de la vie des archives sont pris compte.
