Dématérialiser les documents, mais aussi les flux de travail est un impératif pour toutes les organisations. Cette nécessité apparaît avec plus de clarté encore à l’heure du Covid-19. Mais encore faut-il parvenir à conserver la valeur et à assurer la sécurité des éléments dématérialisés.
Avec la généralisation du télétravail, certaines entreprises utilisant encore des documents au format papier ont été prises au dépourvu. Difficile en effet de poursuivre le travail depuis son domicile lorsque les documents nécessaires sont au bureau… «Les entreprises utilisent encore énormément de papier», explique Bernard Moreau, CEO de Labgroup, société spécialisée depuis 1977 dans l’archivage de documents physiques, mais aussi leur digitalisation. «Or, la digitalisation des documents offre de nombreux avantages, notamment une plus grande accessibilité, mais aussi une traçabilité accrue. En cette période de crise, la nécessité de dématérialiser est de plus en plus claire pour les organisations.»
Conserver la valeur de l’information
Dématérialiser un document ne consiste pas seulement en un simple scanning. C’est tout un flux qui est numérisé, afin d’assurer l’accessibilité de l’information et sa sécurisation. Bénéficiant de l’agrément de Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation (PSDC) décerné par l’Ilnas, Labgroup est notamment autorisé à créer des copies électroniques légales de documents papier.
«Les données électroniques ont la même valeur qu’un support papier, sous condition que les mécanismes de sécurité qui apportent une valeur juridique à la conservation des données, d’après la loi du 25 juillet 2015 portant sur l’archivage électronique légal, soient respectés. De plus, les accès aux documents électroniques doivent être contrôlés en assurant la traçabilité et l’authenticité du document électronique dans un environnement hautement sécurisé», poursuit Bernard Moreau. «Nous transformons le document papier en un document électronique, ce qui nous permet d’en extraire automatiquement ou manuellement des métadonnées et de classifier correctement l’information. Il faut en effet pouvoir la retrouver rapidement au besoin.»
L’utilisation de ces outils pour la gestion des données secondaires offre également d’autres avantages, notamment une meilleure mise en conformité par rapport à des règlements européens, comme le règlement RGPD, par exemple. «En planifiant dès le départ la durée de rétention des données, on répond directement à l’une des exigences du RGPD. En outre, grâce à une classification efficace des données, on peut rapidement retrouver celles qu’il n’est pas nécessaire de conserver plus longtemps et les supprimer», précise Bernard Moreau. Labgroup a en outre recours, pour le stockage des données, à des data centres de niveau Tier IV, hautement sécurisés.
Enfin, c’est l’analyse et l’utilisation des données au sens large qui sont facilitées par la plateforme unifiée proposée par Labgroup. Alors que les données secondaires sont souvent stockées sur différents systèmes, Cohesity propose une solution centralisée qui facilite grandement le travail des équipes, en particulier dans certains secteurs. «Il est particulièrement important de pouvoir accompagner les entreprises qui se lancent dans un projet de transformation digitale, car cela implique un changement important au cœur des sociétés. Or, le changement n’est pas toujours perçu de façon positive. Pouvoir proposer des outils qui facilitent cette transition est un plus indéniable», conclut le CEO de Labgroup.
