- Une intégration des différents outils technologiques, des modes d’organisation et des activités humaines,
afin d’optimiser l’usage et la valeur de l’information (= capital informationnel), et d’encadrer son partage en minimisant les coûts et les risques encourus. - Une approche holistique pour organiser, gérer, sécuriser l’ensemble des informations, et faire en sorte que :
- L’employé de mon organisation reçoive la bonne information quand il en a besoin ;
- Les données auxquelles peut accéder un employé soient disponibles et fiables ;
- Les informations soient conservées de manière appropriée et conforme aux besoins.
#GIGD a lieu chaque troisième jeudi de février afin de sensibiliser sur l’importance de la gouvernance de l’information.
QU’EST-CE QUE LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION (GI) ?
La gouvernance de l’information aboutit, suite à une analyse préalable, à la classification des informations selon leur nature et leur valeur. Cette classification permet l’identification des informations engageantes / probantes / probatoires (par exemple les contrats commerciaux, les politiques et procédures …).
COMMENT IMPLÉMENTER UNE BONNE GOUVERNANCE AU SEIN DE MON ORGANISATION ?
QUELLES SONT LES NOUVEAUTÉS EN MATIÈRE DE GOUVERNANCE ?
Suite à la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage, rendant obligatoire la réalisation d’un tableau de tri pour tous les ministères et administrations de l’Etat, les premiers tableaux de tri ont été signés au Grand-Duché de Luxembourg.
Un tableau de tri est un outil permettant de recenser l’ensemble des documents et/ou données produits ou reçus par un organisme dans le cadre de son activité. Le tableau de tri indique pour chaque catégorie d’archives :
- la typologie
- l’intitulé ou la description du contenu
- la durée d’utilité administrative (DUA) des documents (durée de conservation des documents afin de répondre aux exigences légales ou pour des besoins de consultation / d’utilisation)
- le sort final des documents (destruction ou versement aux Archives Nationales)
Cette loi fixe une règlementation claire et applicable concernant:
- la conservation des archives publiques
- le choix des archives publiques dignes d’une conservation définitive
- la communication des archives aux citoyens
- la reproduction et la publication d’archives
- la destruction d’archives publiques sans valeur historique, scientifique, culturelle, économique ou sociétale
Labgroup est à même d’accompagner ses clients des secteurs privé et public dans l’application des prescriptions des tableaux de tri et la mise en place de principes de gouvernance de l’information. Labgroup peut aussi participer à l’élaboration de ces tableaux de tri pour les établissements publics ou les acteurs du secteur privé.
En effet, la rédaction d’un tableau de tri n’est qu’une étape dans la gouvernance de l’information, le fonctionnement de ce tableau implique la réalisation de procédures de gestion de l’information prenant en compte les différentes étapes du cycle de vie de l’information comme la création, les transferts, les tris, la conservation ou la destruction.
QUE POUVONS-NOUS FAIRE POUR VOUS AIDER ?
À travers le schéma suivant, sont présentés les différents types d’intervention concernant la gouvernance et la gestion de l’information que Labgroup peut vous proposer.
COMMENT REPONDRE À CES NOUVELLES EXIGENCES ?
1. SIMPLIFIER ET RENFORCER LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION AVEC ARCATEG™
Labgroup intègre la démarche Arcateg™ dans son offre de services, méthodologie originale et efficace qui permet de consolider les règles de gestion de l’information et leur mise en œuvre. C’est tout naturellement que Labgroup est devenu partenaire de Madame Marie-Anne Chabin, experte reconnue au niveau international en archivage et gestion de l’information numérique, et créatrice de la méthode Arcateg™.
Les 100 catégories universelles du cadre de classement Arcateg™ couvrent toutes les valeurs possibles de l’information quel que soit son support et facilitent ainsi l’audit et la qualification des informations à risque dans l’entreprise. Ces catégories de conservation permettent de structurer de façon rigoureuse et pérenne le pilotage du cycle de vie des documents et des données.
Avec Arcateg™, vous pouvez simplifier et renforcer la gouvernance de l’information au sein de l’organisation (cycle de vie des dossiers et des fichiers, sécurité des données, accès aux contenus). Vous pouvez aussi décliner l’utilisation du référentiel Arcateg™ selon divers projets spécifiques :
- amélioration de l’archivage physique
- qualité et complétude des règles de conservation
- repérage des données à caractère personnel
- conformité au RGPD
2. …ET QUE FAIRE AVEC MES DOCUMENTS LEGAUX ? FAIRE APPEL À UN PSDC-DC !
Première société PSDC-DC, Labgroup est certifiée en tant que :
- Prestataire de Services de Dématérialisation, c’est-à-dire que Labgroup est habilitée à créer des copies électroniques à valeur légale de documents papier ;
- Prestataire de Services de Conservation, ce qui veut dire que Labgroup est habilitée à garantir l’intégrité, la confidentialité et la pérennité des archives électroniques pendant toute leur durée de rétention.
CONTACTEZ-NOUS DÈS MAINTENANT POUR PLUS D’INFORMATION !
Vous êtes une société, une administration, une commune, qui possède un large volume d’informations, d’archives qui nécessitent de :
- Analyser et identifier les informations engageantes et leurs supports
- Organiser le cycle de vie
- Trier les informations à conserver ou à détruire
- Conserver les informations sur le long terme
- Détruire ce qui devient inutile
Nous vous invitons à nous contacter via notre Service Desk qui pourra recueillir vos questions et vous mettra en relation avec les bons interlocuteurs, à l’adresse servicedesk@labgroup.com ou au numéro +352 350 222 999, de 08 heures à 19 heures tous les jours ouvrés.
