Depuis plusieurs années déjà, nous célébrons la Journée Internationale des archives en vous partageant un article sur le sujet.
Qu’est-ce qu’une archive ? Pourquoi archiver ? Comment bien archiver ? Que représente la loi du 25 juillet 2015 ? Gestion des archives courantes et intermédiaires, gestion des archives définitives… Archivage papier, archivage électronique ? Comment mettre en place une politique d’archivage ? Focus sur l’archiviste « in-house ». Notre conception de la gestion des archives au 21ème siècle. L’utilisation de la méthode Arcateg™ et ses avantages. Notre service de scanning à la demande, E-Delivery, pour vous venir en aide durant le confinement. Comment mettre en place une bonne Gouvernance de l’Information ? L’adaptation à chaque besoin, la clé d’un processus d’archivage réussi. Le futur des archives est-il numérique ? Et bien d’autres sujets encore…
Que de concepts et questions abordés au fil du temps !
Maintien de la conformité réglementaire, amélioration de la prise de décisions, confidentialité des données, gain de temps et d’espace… Nombreuses sont les raisons de faire appel à un fournisseur de services d’archivage.
En effet, en tant qu’experts en la matière, nous sommes conscients de l’importance des archives pour vous, entreprises, organisations ou encore administrations communales et étatiques. C’est pourquoi nous profitons toujours de cette journée pour souligner l’importance de la gestion des archives dans le contexte professionnel.
Nous ne cesserons donc jamais de le répéter : la gestion des archives joue un rôle majeur dans la gestion de l’information au sein des entreprises et des organisations, et ce, pour de nombreuses raisons.
Les archives sont des documents de différents types (documents administratifs, contrats, factures, rapports stratégiques, …), périodes et supports produits par une organisation et qui découlent de son activité. Elles doivent non seulement être conservées en tant que preuve et trace en cas d’audit ou de litige, mais elles contribuent également aux décisions futures d’une entité grâce à l’analyse des données. De fait, une conservation appropriée des archives permet aux entreprises et aux organisations de maintenir la conformité réglementaire, d’améliorer la prise de décisions et d’assurer la confidentialité de leurs données.
Archiver pour une meilleure efficacité ?
Autre aspect important quant à la gestion des archives : un gain de temps et d’espace. Une gestion efficace des archives permet de faciliter la recherche de documents de la part des collaborateurs. Un document classé de manière adéquate permet d’être retrouvé plus facilement qu’un dossier qui serait archivé sans aucune règle de classement. En conséquence, un accroissement de la disponibilité des collaborateurs pour se consacrer à leurs tâches principales.
En termes de planification stratégique, la gestion des archives est tout aussi cruciale puisque ces dernières peuvent fournir des informations historiques importantes pour la prise de décisions. Les entreprises peuvent utiliser les archives pour examiner les tendances historiques de l’industrie, les stratégies passées de l’entreprise et les résultats financiers passés. Les archives peuvent également aider à planifier l’avenir de l’entreprise en fournissant des informations sur les projets futurs, les tendances du marché et les opportunités d’investissement.
Qu’en est-il de la transition digitale ?
Le contexte actuel de transformation numérique a également un impact sur la gestion des archives. Le volume de données numériques généré ne cessant de croître, leur gestion est essentielle pour garantir l’accès et la sécurité de ces archives. La numérisation des archives est ainsi une tendance croissante pour les entreprises et les organisations, un point sur lequel nous pouvons vous assister, grâce à nos services de digitalisation.
Vous l’avez bien compris, une gestion efficace des archives n’est vraiment pas à négliger. Mais pas d’inquiétude, nous pouvons vous aider.
Document Archiving – nos solutions complètes d’archivage, de la collecte des documents dans vos locaux, à leur destruction sécurisée.
Nous offrons des services d’archivage de documents pour vous aider à gérer vos archives efficacement et en toute sécurité. Nos solutions se veulent complètes, pensées par rapport au cycle de vie des documents, ainsi conçues pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entité.
Nous vous garantissons l’assurance que vos archives sont bien gérées, en conformité à la réglementation et via des mesures de sécurité avancées pour leur protection, vous permettant de vous concentrer sur vos activités.
Près de 400 000 boîtes d’archives comme celles-ci sont stockées en toute sécurité dans notre dépôt, au Digital Transition Hub.
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