AUJOURD‘HUI C’EST LA JOURNÉE INTERNATIONALE DE LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION !

#GIGD a lieu chaque troisième jeudi de février afin de sensibiliser sur l’importance de la Gouvernance de l’Information.

Petit rappel sur la gouvernance de l’information (GI)

La gouvernance de l’information peut être définie comme un processus permettant de gérer les ressources informationnelles d’une organisation, notamment à travers la mise en place de politiques, de procédures et d’outils technologiques.

La gouvernance de l’information est considérée comme l’intégration des différents outils technologiques, des modes d’organisation et des activités humaines,
afin d’optimiser l’usage et la valeur de l’information (= capital informationnel), et d’encadrer son partage en minimisant les coûts et les risques encourus.

La gouvernance de l’information aboutit, suite à une analyse préalable, à la classification des informations selon leur nature et leur valeur. Cette classification permet l’identification des informations engageantes / probantes / probatoires (par exemple les contrats commerciaux, les politiques et procédures …).

Les avantages d’une bonne gouvernance de l’information ?

Cette approche holistique permet d’organiser, de gérer, de sécuriser l’ensemble des informations, et de faire en sorte que :

L’employé d’une organisation reçoive la bonne information quand il en a besoin ;
Les données auxquelles peut accéder un employé soient disponibles et fiables ;
Les informations soient conservées de manière appropriée et conforme aux besoins.

Que vous soyez une entreprise, une administration, une commune, la mise en place d’une bonne gouvernance de l’information vous permettra :

D’accéder rapidement aux données ;
D’améliorer la productivité de vos employés ;
D’avoir une meilleure protection pour les données sensibles que vous possédez ;
De partager l’information de manière plus efficace.

Le cas des communes au Luxembourg

Mise en place d’une gouvernance de l’information pour la Commune de Frisange

Présentation du projet

La Commune de Frisange désirait réorganiser l’ensemble des documents et archives produits et reçus dans le cadre de ses activités. Elle souhaitait aussi traiter ses archives historiques afin qu’elles puissent être étudiées par des historiens.

Il est important de rappeler que les archives sont indispensables au bon fonctionnement des services communaux et peuvent avoir un intérêt historique. Elles sont la mémoire d’une collectivité et peuvent, à ce titre, intéresser les chercheurs en histoire – qu’ils soient généalogistes, historiens, étudiants ou universitaires.

Ainsi, suite à un premier audit effectué, Labgroup a mis à disposition un archiviste pour une durée de 60 jours avec pour objectif de préserver durablement le riche patrimoine archivistique et documentaire de la Commune. Pour ce faire, la mise en place d’une politique d’archivage était indispensable et avait pour objectif de :

Mettre en place une conservation centralisée des archives communales ;
Coordonner le tri des archives ;
Standardiser le classement et la description des archives ;
Créer un référentiel unique pour inventorier et retrouver des archives.

La solution apportée par Labgroup

Quelques chiffres clé du projet

Pour le futur

Pour des raisons pratiques et au vu des compétences spécifiques nécessaires pour un tel projet, il a été décidé qu’un archivage annuel serait le plus efficace. La commune de Frisange a choisi de privilégier un partenariat avec Labgroup afin de conserver professionnalisme et qualité pour la suite du projet.

Chaque année, Labgroup détachera un de ses archivistes pour archiver les productions annuelles des employés communaux de la commune de Frisange. Il s’agit d’une mission d’une dizaine de jours tous les ans dont le cadre a été défini par la politique de gouvernance de l’information de la commune de Frisange.

CONTACTEZ-NOUS DÈS MAINTENANT POUR PLUS D’INFORMATIONS !

Vous êtes une commune qui possède un large volume d’archives et vous avez besoin de :

Analyser et identifier les informations engageantes et leurs supports ;
Organiser le cycle de vie ;
Trier les informations à conserver ou à détruire ;
Conserver les informations sur le long terme ;
Détruire ce qui devient inutile.

Nous vous invitons à nous contacter via notre Service Desk qui pourra recueillir vos questions et vous mettra en relation avec les bons interlocuteurs, à l’adresse servicedesk@labgroup.com ou au numéro +352 350 222 999, de 08 heures à 19 heures tous les jours ouvrés.