Disques partagés, messageries, SharePoint, Google Drive… Dans les entreprises, les documents s’accumulent au fil des projets et des échanges. Mais que contiennent réellement ces espaces ? Quelles informations faut-il conserver, protéger ou supprimer ? En s’appuyant sur les solutions d’Everteam, Labgroup, société luxembourgeoise spécialisée dans l’archivage et la gestion du cycle de vie de l’information, aide les entreprises à gérer leurs « vracs numériques » et à améliorer la gestion de leur patrimoine informationnel.
Ces dernières années, la multiplication des outils collaboratifs en entreprise a engendré une forte augmentation du volume de documents stockés. Ces derniers s’accumulent dans des espaces numériques partagés, comme des SharePoint, des drives ou sur des serveurs, dans les boîtes e-mail des collaborateurs ou encore sur des disques… « Beaucoup d’organisations ont des volumes importants d’informations en vrac, sans forcément connaître la nature des documents ni leur contenu, commente Luc Verschaffel, directeur commercial au sein de Labgroup. Cette accumulation, en outre, génère des coûts informatiques croissants. »
Photo : Luc Verschaffel, directeur commercial de Labgroup et Isabelle Cario, directrice commerciale d’Everteam Software.
Recenser, qualifier, assainir le vrac
Qualifier ces documents pour en organiser la gestion constitue un chantier considérable lorsqu’il est réalisé manuellement. Pour aider les entreprises à remettre de l’ordre dans ce chaos, Labgroup a souhaité s’appuyer sur des solutions technologiques performantes et a noué un partenariat avec Everteam, éditeur de logiciels spécialisé dans la gestion documentaire.
« Nos outils permettent de recenser tous ces documents et de les qualifier, selon leur nature, explique Isabelle Carrio, directrice commerciale au sein d’Everteam. Ils repèrent les doublons, font le tri entre les fichiers qui doivent être conservés et ceux qui peuvent être détruits, selon les règles définies avec l’entreprise. D’après nos retours d’expérience, cette première étape d’assainissement peut réduire les volumes d’environ 30 %, selon les fonds traités. Au-delà de l’espace libéré, la solution permet d’analyser les contenus en vue de les organiser et de mettre en place une gestion cohérente du cycle de vie. »
Remettre de l’ordre à partir du contenu des documents
La solution d’Everteam, s’appuyant sur des technologies d’intelligence artificielle, permet de comprendre le document à travers une analyse de son contenu. « Un nom de fichier ne suffit pas toujours à distinguer un contrat d’un compte rendu ou d’un diagnostic immobilier, par exemple. Il faut donc aller voir ce qu’il contient, afin de déterminer la typologie du document et en extraire des métadonnées, comme une date, une adresse, un lieu, le nom d’un client…, poursuit Isabelle Carrio. Ces informations extraites permettent de faciliter la recherche documentaire et de rattacher chaque document aux règles qui lui correspondent. »
Allier l’expertise de l’archiviste et la puissance de la technologie
Afin d’améliorer la gestion du vrac, Labgroup met toute son expertise en gestion documentaire au service des enjeux des organisations, en s’appuyant sur la technologie d’Everteam. « Nous permettons à nos clients de définir un ensemble de règles, pour organiser le classement des documents et veiller à leur gestion dans le temps, poursuit le directeur commercial de Labgroup. Pour cela, il faut une bonne compréhension de l’activité de l’entreprise, des typologies de documents qu’elle produit et traite, ainsi que de ses besoins et contraintes. Tous ces éléments vont permettre d’établir une bonne classification des documents en vrac, mais aussi de mettre en place une gestion des cycles de vie, en déterminant combien de temps chaque document doit être conservé et à quel moment il doit être archivé ou détruit. »
Cette articulation entre connaissance documentaire et automatisation constitue le cœur du partenariat entre Labgroup et Everteam. « Il est important, pour nous, de pouvoir nous appuyer sur l’expertise d’acteurs comme Labgroup, dont le cœur de métier est l’archivage et la gestion du cycle de vie des documents, et qui peut en outre proposer des solutions souveraines de conservation des données, explique Isabelle Carrio. Grâce à cette expertise, le traitement du vrac devient le point de départ d’une gouvernance durable de l’information. »
Préparer les futurs usages de l’IA
Pour les entreprises, les bénéfices se cumulent : maîtrise des volumes, réduction des coûts de stockage, meilleure visibilité sur les informations sensibles et gain de temps dans les recherches. « Cette remise en ordre permet aussi de préparer les usages futurs de l’intelligence artificielle, qui nécessitent de s’appuyer sur des données fiables et maîtrisées », explique Isabelle Carrio.
Pour Labgroup, ce partenariat répond à un besoin important à l’échelle du marché luxembourgeois. En effet, administrations, grandes entreprises ou structures plus modestes partagent ces besoins, même si leurs contraintes diffèrent. « C’est vraiment la solution transversale par excellence, conclut Luc Verschaffel. Avec Everteam, notre volonté est de donner les moyens à nos clients de reprendre le contrôle de leur patrimoine documentaire et d’inscrire cette maîtrise dans la durée. »
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