Ne vous inquiétez pas – le 9 juin, c’est la Journée Internationale des Archives !
Créée en 2008, la journée internationale des archives vise à sensibiliser les organisations sur l’importance des archives qui constituent une source d’information et un patrimoine culturel pour notre société. L’importance de l’archivage des médias, la classification des différents types de documents, la gestion des durées de rétention et donc la gouvernance de l’information sont mis en lumière durant cette journée.
C’est aussi l’occasion de remercier toutes les personnes qui s’engagent à faciliter nos recherches et nos échanges d’informations comme Mister Archive et Miss Digital.
Que signifie le terme archives ?
Les archives sont des documents de différents types, périodes et supports produits par une organisation et qui découlent de son activité. Les archives expliquent et justifient par une bonne gestion, les actions passées et futures d’une organisation, contribuant ainsi à son bon fonctionnement.
En archivant et en classant, les organisations disposent d’informations claires et accessibles. Témoignage du passé, l’archivage est aussi un moyen de garantir et de prouver les droits des organisations en cas de litiges. De ce fait, une conservation appropriée est nécessaire.
Mais pourquoi archiver ?
Au cours de ces dernières semaines, le télétravail s’est généralisé, en raison de la pandémie de Covid-19. Les organisations ont totalement repensé leur mode de fonctionnement afin d’assurer la sécurité de leurs employés tout en continuant leurs activités. Les méthodes de travail ont été repensées et de nombreux employés ont été contraints de travailler depuis leur domicile du jour au lendemain, sans avoir le temps de prendre avec eux les dossiers papier dont ils pouvaient avoir besoin.
Suite au déconfinement, de nombreuses personnes vont encore travailler à distance durant plusieurs semaines voire plusieurs mois. Cependant, que les employés travaillent au bureau ou depuis leur domicile, la gestion des documents et des données reste tout aussi importante et une bonne gouvernance de l’information devient critique pour permettre aux employés, qui travaillent depuis leur domicile, de retrouver facilement leurs documents.
Les solutions de Labgroup
Il vous manque certains de vos dossiers papier pour avancer dans vos projets ?
La crise sanitaire ayant accéléré le télétravail, de nombreux employés ont été forcés de passer à un mode de travail dématérialisé. Beaucoup d’entre eux, n’ayant pas eu le temps de prendre certains dossiers papier avec eux à leur domicile, éprouvent des difficultés à accéder aux dossiers nécessaires pour l’avancement de leurs projets.
Le service de scanning à la demande
En tant que membre de l’équipe Labgroup, Mister Archive et Miss Digital sont prêts à accompagner votre organisation grâce à leur expertise magique et leur expérience approfondie dans le domaine de la gestion des documents et des données. Ils vous aideront notamment à numériser vos documents pour une gestion plus rapide, plus sûre et plus pratique même en période de télétravail.
Les services dédiés de Labgroup vous offrent un accès 24h/24 et 7j/7 à vos documents numérisés depuis n’importe quel ordinateur autorisé.
Permettez à plusieurs utilisateurs d’accéder à un seul document en même temps ou limitez l’accès aux utilisateurs autorisés grâce à notre solution complète de bout en bout.
Le service de scanning In-House
Labgroup vous aide à gérer et à scanner vos documents dans vos locaux.
Un expert qualifié scannera vos documents, en deux exemplaires, pour les stocker dans deux datacentres au Luxembourg. Le document original peut être sauvegardé ou détruit en toute sécurité et, si vous le souhaitez, une copie certifiée conforme vous sera restituée.
Ces deux solutions vous permettront d’avoir :
une productivité accrue
avec notamment un gain de temps dans votre recherche d’informations
un accès plus rapide aux informations dont vous aurez besoin
une meilleure collaboration
le tout en travaillant depuis votre domicile
Prenons la bonne résolution de s’engager sur la bonne voie, en commençant par avoir moins de papier et une bonne gouvernance de l’information !
Vous ne savez pas comment mettre en place une bonne gouvernance de l’information ?
Pas d’inquiétude, en tant qu’expert de la gestion des documents et données depuis plus 40 ans, Labgroup vous propose de vous accompagner sur cette voie avec différents services de conseil, des formations & de la consultance, afin de vous aider dans le développement d’une gouvernance de l’information adéquate.
Les experts en archivistique de Labgroup vous aideront notamment à réaliser :
- des conventions de nommage vous permettant de gérer au mieux vos fichiers et de les retrouver facilement en cas de besoin,
- des tableaux de tri afin d’identifier la valeur de vos informations et leur attribuer une durée de conservation,
- des plans de classement, qui pour les archives courantes et intermédiaires, vous permettront d’organiser et de classer au mieux vos documents pour les retrouver et les gérer de manière efficace,
- quant aux archives définitives, les plans de classement vous permettront de les préserver au mieux et ainsi éviter toute perte ou détérioration de celles-ci.
Simplifiez et renforcez votre gouvernance de l’information avec la méthode ARCATEG™
La démarche Arcateg™, méthodologie originale et efficace qui permet de consolider les règles de gestion de l’information et leur mise en œuvre, a été intégrée dans l’offre de services de Labgroup. Labgroup est donc devenu partenaire de Madame Marie-Anne Chabin, experte reconnue au niveau international en archivage et gestion de l’information numérique, et créatrice de la méthode Arcateg™.
La méthode Arcateg™ est un référentiel de conservation conforme aux principes du records management (=gestion des archives) qui permet d’optimiser et de faciliter la gestion du cycle de vie de l’information d’une organisation.
Les 100 catégories universelles du cadre de classement Arcateg™ couvrent l’ensemble des valeurs possibles de l’information sur tous supports et facilitant ainsi l’audit et la qualification des informations à risque dans une organisation. Ces catégories de conservation permettent ainsi de structurer de façon rigoureuse et pérenne le pilotage du cycle de vie des documents et des données.
Avec Arcateg™, vous pouvez simplifier et renforcer la gouvernance de l’information au sein de l’organisation (cycle de vie des dossiers et des fichiers, sécurité des données, accès aux contenus). Vous pouvez aussi décliner l’utilisation du référentiel Arcateg™ selon divers projets spécifiques :
- amélioration de l’archivage physique
- qualité et complétude des règles de conservation
- repérage des données à caractère personnel
- conformité au RGPD.
Les consultants Labgroup ont été formés à la méthode et sont disponibles pour vous aider à l’utiliser pour optimiser la gestion et l’archivage de votre patrimoine informationnel.
N’ayez plus d’inquiétude, avec l’aide de Mister Archive et Miss Digital, votre organisation parviendra à mettre en œuvre une gouvernance de l’information adéquate au sein de votre organisation !
