Un échange anodin en apparence
Cette conversation révèle pourtant une fragilité présente dans bon nombre d’organisations.
Absence prolongée pour cause de maladie, départ sans préavis, décès soudain… Lorsqu’un employé quitte une entreprise, ce n’est pas uniquement sa personne qui s’en va, c’est souvent une fraction de la mémoire documentaire de l’entreprise qui disparaît avec lui.
Cette personne savait où se trouvaient les bonnes versions des documents, quelle procédure appliquer dans telle ou telle situation, qui contacter en cas de problème, ou encore quelles informations étaient réellement importantes. Un ensemble de connaissances qui n’est pas toujours documenté, conservé de manière sécurisée ou transmis clairement à d’autres collaborateurs.
Ne pas anticiper la préservation et la transmission de ces connaissances en cas d’absence ou de départ constitue un risque important pour la résilience et la pérennité de l’organisation.
Cela concerne bien sûr la sécurité de l’information (confidentialité, accès, procédures et durées de conservation), mais aussi, et surtout, le fonctionnement quotidien de l’organisation. Savoir qu’une information existe sans pour autant pouvoir la retrouver, la comprendre ou l’identifier constitue un problème structurel. Selon l’importance de l’information concernée, les conséquences peuvent même être critiques.
Un départ abrupt peut ainsi révéler des failles dans le classement de l’information, dans les procédures, voire tout simplement dans la gestion des données ou des droits d’accès.
D’où l’importance d’une bonne gouvernance documentaire
Cette conversation révèle pourtant une fragilité présente dans bon nombre d’organisations.
Absence prolongée pour cause de maladie, départ sans préavis, décès soudain… Lorsqu’un employé quitte une entreprise, ce n’est pas uniquement sa personne qui s’en va, c’est souvent une fraction de la mémoire documentaire de l’entreprise qui disparaît avec lui.
Cette personne savait où se trouvaient les bonnes versions des documents, quelle procédure appliquer dans telle ou telle situation, qui contacter en cas de problème, ou encore quelles informations étaient réellement importantes. Un ensemble de connaissances qui n’est pas toujours documenté, conservé de manière sécurisée ou transmis clairement à d’autres collaborateurs.
Ne pas anticiper la préservation et la transmission de ces connaissances en cas d’absence ou de départ constitue un risque important pour la résilience et la pérennité de l’organisation.
Cela concerne bien sûr la sécurité de l’information (confidentialité, accès, procédures et durées de conservation), mais aussi, et surtout, le fonctionnement quotidien de l’organisation. Savoir qu’une information existe sans pour autant pouvoir la retrouver, la comprendre ou l’identifier constitue un problème structurel. Selon l’importance de l’information concernée, les conséquences peuvent même être critiques.
Un départ abrupt peut ainsi révéler des failles dans le classement de l’information, dans les procédures, voire tout simplement dans la gestion des données ou des droits d’accès.
Faire appel à des experts pour mieux anticiper
C’est notamment dans ce genre de cas qu’une bonne gouvernance documentaire s’avère cruciale.
Les fichiers peuvent sembler correctement rangés et classés en apparence. Pourtant l’envers du décor peut s’avérer moins organisé qu’il n’y paraît : documents en double, versions obsolètes, informations stockées dans des emplacements différents, droits d’accès qui auraient besoin d’être revus ou encore connaissances qui restent uniquement dans la tête de quelques personnes.
L’enjeu se situe donc bien au-delà d’une simple question de stockage.
Le patrimoine informationnel constitue une véritable mémoire de l’organisation : il témoigne de son histoire, de ses pratiques et de son savoir-faire. Pour rester utile dans le temps, il doit donc être structuré, accessible, sécurisé et correctement préservé.
L’objectif est simple : éviter que des informations essentielles ou des connaissances clés ne reposent uniquement sur la mémoire de quelques personnes.
Le départ inopiné d’une personne constitue donc un véritable test de résilience pour une organisation. Un test qu’il vaut mieux anticiper que subir.
Faire appel à des experts pour mieux anticiper
Chez Labgroup, nous vous accompagnons dans cette démarche afin de renforcer la résilience de votre patrimoine informationnel et de vous aider à mieux maîtriser vos informations.
Notre accompagnement couvre toutes les étapes du cycle de vie de l’information : conseil en archivistique (récolement, création de systèmes de classement, définition des durées de conservation), archivage physique et numérique, numérisation, destruction, solutions de GED, de backup et de reprise après sinistre (DR), ou encore de traitement du vrac numérique.
Une organisation résiliente passe par un patrimoine informationnel sécurisé, accessible et maîtrisé.
En structurant vos informations et vos processus, vous réduisez votre dépendance à l’expertise individuelle et renforcez votre capacité à faire face aux imprévus.
Envie d’aller plus loin dans votre réflexion sur la gouvernance documentaire ?
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