Longtemps associé à la conservation des documents historiques, le métier d’archiviste occupe une place bien plus stratégique dans la gestion de l’information des organisations qu’on ne pourrait le croire. Entre archives papier, documents numériques, GED et archivage électronique, les professionnels doivent répondre à des enjeux à la fois opérationnels, réglementaires et technologiques. Louise-Anne Mouilleau et Maxence Lecadet, consultants archivistes chez Labgroup, nous éclairent sur le métier, sur les évolutions de celui-ci ainsi que sur les défis majeurs qui se profilent à l’horizon des cinq à dix prochaines années.
De la conservation à la gouvernance de l’information
L’archiviste ne se contente pas de conserver des documents. Son rôle s’inscrit dans une démarche plus large de gestion du cycle de vie de l’information.
« Nous intervenons auprès des entreprises ou d’organismes divers afin d’organiser leur production documentaire. Nous pouvons établir un tri dans leurs archives en suivant ce que l’on appelle un tableau de tri et ainsi procéder à des éliminations ou à un versement aux Archives Nationales. Nous pouvons tout aussi bien agir sur la production papier comme numérique. L’archiviste est aussi là en tant qu’expert afin d’établir une gouvernance documentaire et ainsi aider les producteurs d’archives à être autonomes », nous explique Louise-Anne.
« En tant que Records Manager, nous pouvons mettre en place des outils cherchant à faciliter le traitement des documents ou des données pendant toute leur existence, de leur création jusqu’à leur destruction ou leur conservation définitive » ajoute Maxence.
L’accompagnement archivistique pour une mise en place d’une gestion documentaire efficace
L’accompagnement débute évidemment par la compréhension des besoins du client, ce qui permet d’élaborer la stratégie la plus adaptée à son organisation. La mission commence ainsi par un état des lieux des archives papiers et/ou des archives électroniques. Un rapport de cet état des lieux est ensuite proposé avec plusieurs recommandations d’actions.
« Après cela, s’il n’en existe pas encore, nous proposons la réalisation d’un tableau de tri, qui est élaboré via plusieurs entretiens avec les personnes impliquées dans le projet de gestion des archives afin de faire le point sur ce qui doit être conservé ou détruit », explique Maxence.
Il convient ensuite de procéder au récolement et à la mise en application du tableau de tri, complète Louise-Anne : « Cela est valable pour les documents papier comme numérique. L’entreprise pourra alors faire une première phase de destruction. Par la suite, il faut mettre en place toute la gouvernance et la politique d’archivage ce qui va permettre de rendre les agents responsables et autonomes dans leur archivage quotidien ».
Les bénéfices d’une optimisation du patrimoine documentaire
« L’intérêt majeur d’une bonne gestion documentaire réside notamment dans la diminution des coûts », énonce Maxence. « Elle permet également aux employés de ressentir moins de stress et de gagner en confort de travail en retrouvant plus facilement leurs documents. L’intérêt est aussi de se conformer au cadre légal, d’éviter des pénalités financières à la suite d’un audit ou pour tout autre raison juridique ou administrative ».
Louise-Anne insiste particulièrement sur l’aspect conformité : « un bon archivage permet de garantir la pérennisation des documents qu’ils soient papier ou numérique. Il faut que le producteur soit capable de garantir la valeur de preuve du document s’il est amené à être audité ou dans un cadre juridique ».
La transformation numérique ne met pas fin aux archives papier
« La transformation numérique n’a pas fait disparaître les archives papier », commence Louise-Anne. Dans de nombreuses organisations, les environnements papier et électroniques coexistent, renforçant l’intérêt d’une mise en place d’une politique claire de gestion documentaire.
La méconnaissance sur le sujet mène parfois à de graves erreurs de destruction ou à des manquements administratifs : « L’erreur la plus courante est la destruction sauvage des documents. À l’inverse, il y a aussi des personnes qui gardent tout et notamment des documents comprenant des données à caractère personnel sensibles et qui n’en ont pas l’autorisation (CV, documents RH), ce qui est interdit par le RGPD et peut donc causer pas mal d’ennuis », ajoute Louise-Anne.
Une bonne gestion du cycle de vie documentaire ne se limite plus seulement au stockage des documents physiques et électroniques, mais à garantir une traçabilité complète en toutes circonstances, de l’accessibilité et cela dans les meilleures conditions possibles, quel que soit le format du document.
Quels défis pour les cinq à dix prochaines années ?
Pour Louise-Anne et Maxence, plusieurs évolutions devraient particulièrement transformer la profession au cours des prochaines années : « Dans cinq à dix ans, le métier d’archiviste continuera à être hybride dans le sens où il y aura encore des archives papiers à traiter, mais les archives électroniques prendront une place encore plus importante », expriment les deux archivistes. « Nous nous dirigerons certainement vers une société toujours plus normée et où les règles en matière de sécurité de l’information et de respect des données personnelles continueront d’évoluer. Je pense que l’intelligence artificielle aura également une place plus importante dans le domaine des archives. Dans un contexte géopolitique de plus en plus tendu, des questions de souveraineté viendront davantage se poser » ajoute Maxence.
D’autres technologies viendront peut-être s’ajouter comme le stockage de données numériques sur ADN, très utile pour la conservation historique et qui pourrait, pourquoi pas, avoir une très grande utilité pour les entreprises et les entités publiques à l’avenir. Un outil qui répondrait aux enjeux climatiques et qui poserait de nouvelles questions archivistiques. A l’image des bio-informaticiens, il existerait non plus seulement des e-archivistes, mais peut-être aussi des bio-archivistes pour gérer l’information. En fonction de l’avancée des laboratoires de recherche, cette technologie pourrait être commercialisée dans quelques années », énonce-t-il.
Dans un environnement où les organisations produisent et accumulent toujours plus d’informations, la question n’est donc plus seulement de conserver les archives, mais de savoir les traiter, les organiser et les maîtriser pour assurer la pérennité et la transmission de nos patrimoines documentaires. À la croisée de la gestion de l’information, de la mémoire et de la transmission, les archivistes sont les véritables acteurs clés du patrimoine documentaire. Par leur expertise, leur capacité d’adaptation et leur regard transversal, ils jouent un rôle d’ores et déjà essentiel pour garantir que les documents d’aujourd’hui puissent devenir la mémoire de demain.
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