À l’ère du numérique, le papier n’a pas dit son dernier mot

Une coexistence qui complexifie la gestion

Cette hybridation n’est pas sans conséquences. Elle implique de gérer simultanément plusieurs formats, plusieurs systèmes, dans le respect des règles en vigueur. « Durées de conservation, obligations de traçabilité, conditions d’accès, procédures de destruction : chaque document, quel que soit son support, s’inscrit dans un cycle de vie qu’il devient essentiel de maîtriser, explique Solenne Moris. On est clairement dans une logique de gestion du cycle de vie de l’information, bien au-delà du simple stockage. »

Patrick Culhane, Business Development Manager pour la sphère archivage physique, travaille depuis 25 ans au sein de Labgroup et fait remarquer que les enjeux ont considérablement évolué. « Aujourd’hui, on ne parle plus d’archivage comme d’un entrepôt de boîtes, mais comme d’un système structuré, avec des workflows, de la traçabilité et des règles précises », explique-t-il.

Le poids du réglementaire… et des usages

Si le numérique progresse, le papier reste incontournable dans de nombreux cas. Certaines contraintes réglementaires imposent encore la conservation de documents physiques, notamment dans les secteurs bancaire, juridique ou encore notarial. « Il y a des types de documents pour lesquels il n’y a tout simplement aucune possibilité de supprimer le support papier », rappelle Lila Sebaa, Business Developer pour la sphère archivage physique chez Labgroup.

À cela s’ajoutent des usages profondément ancrés. « Certains acteurs, comme les avocats, restent très attachés au papier, même lorsque des équivalents numériques existent », observe Patrick Culhane.  Malgré la digitalisation, les flux papier persistent, et continueront d’exister à l’avenir. « Le papier ne va pas disparaître. Il va coexister avec le numérique », affirme-t-il. Afin d’accompagner ces évolutions, Labgroup a développé une expertise unique, pour assurer un archivage optimal, quel que soit le support.

Externaliser pour mieux maîtriser

Face à cette réalité, de plus en plus d’organisations choisissent d’externaliser la gestion de leurs archives physiques. Une décision motivée à la fois par des considérations économiques et par une volonté de mieux maîtriser les risques. « Le premier facteur, c’est le coût. Au Luxembourg, le prix du mètre carré est élevé. Confier la gestion de documents à des tiers permet de faire des économies. Une autre motivation majeure concerne l’ensemble de la gestion du risque », explique Solenne Moris.

Incendies, inondations, accès non contrôlés : les archives papier peuvent être exposées à de nombreuses menaces lorsqu’elles sont conservées en interne. « Externaliser permet de sécuriser les documents et d’en assurer une traçabilité complète », ajoute Lila Sebaa. Depuis de nombreuses années, Labgroup met un point d’honneur à conserver les documents qui lui sont confiés dans des lieux sécurisés, conçus à cet effet.

Du stockage à la gouvernance de l’information

Au-delà de la simple conservation, il s’agit surtout de professionnaliser la gestion documentaire, en s’appuyant sur des infrastructures et des processus adaptés. C’est précisément sur ce point que Labgroup entend faire la différence. L’entreprise revendique une approche globale, qui dépasse largement la notion d’archivage au sens traditionnel.

« Nous voyons l’archivage comme un sujet de gouvernance à part entière », souligne Solenne Moris. L’enjeu, pour le spécialiste de la gestion documentaire, est d’accompagner les clients dès la création du document, en définissant les règles qui encadreront son cycle de vie : durée de conservation, niveau de confidentialité, modalités de destruction. « Il faut se poser les bonnes questions dès le départ. Quand le document est-il créé ? Combien de temps doit-il être conservé ? À quel moment peut-il être détruit ? », précise-t-elle.

La gestion des archives physiques stockées chez Labgroup s’appuie notamment sur un logiciel développé par Labgroup : ArcStore, –qui permet d’assurer une traçabilité fine, pour les documents physiques, mais également les médias stockés (disques durs, bandes magnétiques…). « En quelques clics, les clients réalisent leurs demandes de livraison ou de collecte et gèrent leurs archives en toute autonomie. Chaque action est entièrement tracée dans le système, leur offrant une visibilité complète et un historique détaillé. », détaille Patrick Culhane.

Une transition à aborder avec pragmatisme

Si la digitalisation reste un objectif pour de nombreuses organisations, elle ne constitue pas une réponse universelle.

Certaines stratégies hybrides, comme le « scan and destroy », permettent de réduire les volumes physiques tout en garantissant la conformité réglementaire (au RGPD, notamment) et d’éviter des pénalités importantes en cas de défaut. Labgroup est, à ce titre, l’un des rares acteurs luxembourgeois reconnus en tant que prestataire de services de dématérialisation ou de conservation (PSDC).

D’autres entreprises choisissent de conserver à la fois la version papier et la version numérique, notamment pour des raisons de sécurité.

Dans tous les cas, la transition doit être réfléchie. « Tous les documents ne sont pas adaptés à la numérisation. Parfois, cela représente un coût supplémentaire sans réelle valeur ajoutée », prévient Patrick Culhane.

Préserver un patrimoine informationnel

Au fond, la question de l’archivage dépasse celle du support. Elle touche à la manière dont les organisations gèrent et valorisent leur information.

« L’information, c’est un patrimoine. Notre rôle, c’est de préserver ce qui compte et de rendre cela simple pour nos clients », conclut Lila Sebaa.

Dans un environnement toujours plus réglementé et complexe, la maîtrise du cycle de vie documentaire s’impose ainsi comme un levier stratégique. Et dans cette équation, le papier, loin d’être obsolète, continue de jouer un rôle clé.