À la découverte d’une entreprise digitale
Qu’est ce que la transformation digitale ?
C’est le processus d’intégration de toutes les technologies digitales disponibles au sein des entreprises, qui vise à améliorer leur performance à long terme.
Les 6D de la transformation digitale :
· Disruption des modèles économiques
· Digitalisation de l’expérience client
· Dé-silotage de l’organisation de l’entreprise
· Diffusion du digital en interne, par la sensibilisation et la formation
· Dématérialisation des processus commerciaux, administratifs, techniques, financiers…
· Désintermédiation, par la réduction ou la suppression des intermédiaires
Quels sont les avantages de la digitalisation ?
· Gestion de l’espace plus efficace
· Productivité accrue : gain de temps en recherche d’informations, accès plus rapide aux informations et meilleure collaboration, automatisation des flux de travail, travail à distance…
· Protection renforcée des informations : sauvegarde des données facilitée, contrôle d’accès automatisé, traçabilité des mouvements documentaires, horodatage des données…
Quelles sont les étapes de la transformation ?
- Diagnostic et plan d’action.
- Digitalisation des documents papier, c’est-à-dire conversion des informations analogiques qu’ils contiennent en données électroniques, pour produire non seulement une image, mais aussi une version électronique du contenu textuel, pour la recherche plein texte, et un fichier des données extraites du document grâce à la technologie de lecture automatique (LAD/RAD), pour traitement automatisé (import dans votre logiciel comptable par exemple).
- Utilisation d’un système de gestion électronique des documents (GED) pour faciliter la collaboration et le partage d’information ; ainsi qu’un système d’archivage électronique pour préserver la valeur légale des documents.
- Dématérialisation des échanges et des traitements d’information, sans passer par l’étape papier et atteindre le Graal du “zéro papier”, grâce par exemple à la facturation électronique et la signature électronique.
Quelles économies engendre la digitalisation ?
Un employé de bureau consacre 15% de son temps à chercher de l’information. Réduire ce temps perdu d’un tiers (5%) libère 2 heures par semaine, soit plus d’une journée de travail par employé et par mois !
À quoi sert une application GED ?
Une application de gestion électronique de documents (GED) permet de :
· Centraliser le stockage, le partage et la recherche d’information au sein de l’entreprise.
· Sécuriser les accès à l’information en fonction du rôle de l’utilisateur et du type de document.
· Organiser et automatiser les transferts de l’information dans l’entreprise.
· Faciliter la collaboration entre les utilisateurs lors de la création de documents.
La GED est-elle installée in-house ou dans le Cloud ?
Pour des raisons d’économie, le système de GED est installé sur le cloud privé luxembourgeois de Labgroup. Il peut donc être utilisé au travers d’une simple connexion Internet.
Tous les documents peuvent être consultés par tous les utilisateurs, sur n’importe quel appareil connecté, n’importe où dans le monde, à n’importe quel moment, en toute sécurité. En effet, les informations transférées par Internet sont protégées par un chiffrement incassable.
Vos données sont stockées dans des datacentres au Luxembourg, garantissant ainsi leur confidentialité.
Combien coûte la GED et sa maintenance ?
Proposée en mode hébergé ou Saas (Software-as-a-Service), le client n’a aucun investissement et paie uniquement les services qu’il consomme.
Pour la GED, les frais sont proportionnels au nombre d’utilisateurs et au volume des données. Par exemple : pour 2 utilisateurs + 2 viewers et 10 GB de données (environ 200 000 pages de documents !), le tarif mensuel est de 90 euros seulement (maintenance incluse).
Que se passe-t-il si je déplace un fichier dans le mauvais dossier ?
La GED offre la possibilité à l’utilisateur de définir les règles de classement automatique des documents dans le bon dossier, en fonction de son contenu. Par exemple, si un document contient le mot “facture” et le nom du fournisseur, il sera directement classé dans le dossier Année/Factures/Fournisseur.
Si vous déplacez à la main un fichier dans le mauvais dossier, il vous suffira de reprendre le fichier et de le placer au bon endroit.
Que se passe t-il avec le contrat dès qu’il a été signé ?
Toujours dans le but de simplifier le traitement de l’information, Labgroup a automatisé les étapes suivant la signature du contrat sur le portail web.
Le document portant les signatures de toutes les parties sera donc automatiquement enregistré dans la GED, mais aussi dans le système d’archivage électronique légal de labgroup, à titre de preuve.
Pour plus d’informations sur notre solution de gestion électronique de documents, nous vous invitons à visionner notre vidéo avec le lien suivant : https://vimeo.com/272164632
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un procédé qui permet aux personnes physiques et aux entreprises de :
- Valider un contenu (une offre, un contrat, un message, un rapport, etc.).
- Dater ce contenu de façon certaine.
- Identifier les signataires.
- Verifier ultérieurement que le contenu n’a pas été modifié.
Elle offre donc plus de garanties qu’une signature manuscrite !
La signature électronique est légalisés au sein de l’Union Européenne depuis 1999. Conformément à l’article 3 du règlement eIDAS sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques, il existe 3 types de signatures électroniques de fiabilité croissante :
– La signature électronique simple : elle présente des exigences ainsi qu’une valeur juridique faible ; elle concerne, entre autres, les signatures manuscrites et incorporées dans un document électronique.
– La signature électronique avancée (SEA): elle est suffisante dans beaucoup de cas, dans la mesure où elle garantit l’identité de la personne signataire, la date de signature, et le fait que le document n’a pas été altéré.
– La signature électronique qualifiée (SEQ): elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?
Le règlement eIDAS indique clairement qu’une signature électronique ne peut pas être rejetée par un juge. Elle doit être examinée comme un élément pouvant servir de preuve.
Est-ce que la signature électronique est valable en justice ?
Le service de signature de Labgroup collecte toutes les informations sur les actions effectuées (ouverture, consultation, signature, …) ce qui permet de donner plus de valeur légale à l’opération.
Comment s’assurer que le client qui a signé est bien la personne en charge ?
Comme la signature manuscrite, la signature électronique ne dégage pas de la responsabilité du récipiendaire de vérifier que le signataire est bien habilité à engager son entreprise.
Labgroup propose des services d’identification à distance, par exemple via un entretien vidéo avec la personne.
La signature électronique, est-elle sûre ?
Le logiciel de signature mis à disposition par Labgroup est certifié conforme aux exigences européennes et peut donc être utilisé en toute sécurité.
Est-il possible de signer avec un token Luxtrust ?
En effet, la signature avec un token Luxtrust est une option qui peut être activée sur demande.
Comment le système sait-il qu‘il s’agit bien de la personne X qui a signé le contrat ?
Dans le cas de la signature électronique avancée que Labgroup a démontré lors de la journée eHandwierk, l’identité du client signataire aura été contrôlé en amont, par exemple lors d’une première rencontre avec échange des cartes de visite.
De façon naturelle et légitime, vous allez associer / identifier la personne rencontrée avec l’adresse email et le numéro de téléphone mobile mentionnés sur sa carte de visite. Et donc pour la joindre, vous allez par exemple l’appeler à son numéro personnel.
C’est aussi ce que va faire le service de signature de Labgroup :
1) envoyer une notification par email à l’adresse que vous avez enregistré et associé à la personne ;
2) appeler la personne à son numéro, afin de lui envoyer par SMS le certificat éphémère (un code numérique), dont la saisie vaudra signature.
L’identité du signataire est dans ce cas attestée par l’enregistrement préalable de données propres à sa personne et uniques.
La signature électronique doit-elle être révisée regulièrement ?
Tout comme la signature manuscrite, la signature électronique est définitive et ne peut être remise en cause, sauf en cas d’usurpation d’identité.
Est-ce qu‘on a le droit d’utiliser la signature électronique pour des ventes à caractère unique, par exemple pour des particuliers ?
Oui, la signature électronique a les mêmes utilisations et les mêmes effets qu’une signature manuscrite.
Qu’est ce que la facture électronique ?
Alors que la facture papier requiert un traitement par un être humain capable de lire et d’interprêtrer les données, de nouvelles technologies de lecture automatique de docuemtn (LAD/RAD) et d’intelligence artificielle, permettant d’identifier et d’extraire les informations imprimées. Ainsi, il est désormais possible de convertir automatiquement et à moindre coût une facture papier en fichier de données électroniques, qu’un programme comptable va pouvoir traiter sans intervention humaine.
Grâce à la mise en place de ce processus de dématerialisation et de comptabilisation automatisée des factures fournisseurs, l’économie s’élève à 60% des coûts de traitement, soit au minimum 6,00 € par facture reçue !
Bien entendu, la facture envoyée à vos clients peut aussi être électronique (ce sera obligatoire à compter du 1er janvier 2020 lorsqu’elle est adressée à l’état) et coute 3,24 € moins cher que son équivalent papier !
Une « facture électronique » est une facture qui contient les informations exigées pour les besoins de la TVA, qui a été émise et reçue sous une forme électronique.
Comment sont déterminées les métadonnées pour tagger les factures ?
Une facture doit obligatoirement mentionner 12 informations pour être considérée comme valide selon la loi (date d’émission, numéro unique, identité de l’acheteur, identité du vendeur, numéro de TVA intracommunautaire, désignation du produit ou de la prestation, décompte détaillé de chaque prestation et/ou de chaque produit fourni, prix de la prestation ou du produit, majorations éventuelles de prix, taux de TVA légalement applicable, réduction de prix éventuelle, somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises).
La lecture automatique va en priorité rechercher ces 12 champs de données.
Selon vos besoins, d’autres informations pourront être recherchées et extraites si présentes (numéro de commande…).
Que se passe t-il si la facture est acceptée partiellement ?
L’approbation de la facture électronique peut être automatisée : si le montant HT de la facture est égal à celui de la commande, il est logique de supposer que la facture doit être acceptée et payée.
Dans le cas contraire, soit pour environ 5% des factures, une approbation manuelle est requise.
Concernant la numérisation de factures : comment sont gérées les erreurs de reconnaissance OCR ?
Le taux de reconnaissance des caractères imprimés est proche de 100%. Un contrôle de qualité par échantillonage est proposé pour réduire le risque d’erreur à presque zéro.
S’agissant de l’extraction des données, le moteur d’intelligence artificielle s’en remet à la décision d’un opérateur humain à chaque fois qu’un doute existe sur la validité de l’information.
Puis-je vraiment supprimer mes factures papier ?
La loi luxembourgeoise du 25 juillet 2015 autorise la destruction des contrats et de tous les documents comptables dont une copie électronique aura été créée et sera conservée par un PSDC (Prestataire de Services de Destruction ou de Conservation) dûment certifié, comme Labgroup.
Est-ce que la reconnaissance des données d’une facture est automatique ou faut-il paramétrer chaque modèle de facture ?
Grâce à la lecture automatique, alliée à l’intelligence artificielle, il n’est plus nécessaire de paramétrer des modèles de facture.
Comment les factures fournisseurs doivent-elles être enregistrées pour remplacer les originales en papier ?
La loi luxembourgeoise du 25 juillet 2015 autorise la destruction des contrats et de tous les documents comptables dont une copie électronique aura été créée et sera conservée par un PSDC (Prestataire de Services de Destruction ou de Conservation) dûment certifié, comme Labgroup.
Est-ce qu‘il y a un prix forfaitaire pour un site de facturation digitale d’un indépendant sur l’année ?
Le tarif d’édition d’une facture électronique vers un client est inférieur à 1 euro (à comparer au cout du seul timbre, égal à 0,70 €).
Est-ce que le responsable financier est le seul qui fasse le contrôle des donées de la facture avant de l’envoyer au GED ?
C’est à vous de déterminer qui valide les données de la facture.
La saisie comptable automatique est-elle conforme au RGPD ?
C’est la loi qui impose la conversation des factures pendant 10 ans, de sorte que la condition de l’intérêt légitime fixée par le RGPD soit satisfaite.
S’agissant de la protection des données personnelles qu’elles peuvent contenir, elle est conforme aussi au RGPD, grâce à l’encryption des documents dans la GED LuxDoc.
Les banques ont déjà depuis 30 ans SWIFT comme standard d‘échange automatisé d’informations et de transactions. Qu‘en est-il dans le secteur de l’industrie ?
Le format des factures électroniques n’est pas (encore) standardisé, aussi peut-t-il être nécessaire de convertir les fichiers reçus au format d’entrée de votre logiciel comptable, service que fourni Labgroup.
Quel était l’investissement de temps pour installer, avec les diférentes firmes, le logiciel pertinent pour faciliter ou même diminuer les frais ?
La dématerialisation d’une facture papier coûte moins de 1€.
* Cette page sera prochainement disponible en anglais – This page will soon be available in English
